您管理电子邮件的方式可以成就或破坏您的一天。 如果您不够谨慎，则不仅会浪费您宝贵的时间，而且还会失去客户，投资和人际关系。
为了确保这一切都不会发生，请快速总结一下您在电子邮件管理中可能做错的事情以及如何处理：
1.使用电子邮件管理您的任务清单
尽管保留一份待办事项列表以妥善管理您的项目很重要，但应避免将列表存储在电子邮件中。
一方面，让它留在您的电子邮件中会使您难以确定优先级。 这就是原因-如果您每天收到大量电子邮件，那么您很可能会将前几天收到的重要电子邮件进一步推后。 虽然您可以选择按日期和发件人对电子邮件进行排序，但仍然很难按优先级对电子邮件进行排序。
对大量任务进行分类可能会非常耗时。 如果一天中有多个截止日期，那么仅查看收件箱就会浪费很多时间。
一个不错的选择是为待办事项列表使用单独的工具。 您可以在智能手机和计算机上下载大量应用程序。 这些应用程序大多数甚至可以跨设备同步，因此您可以通过任何小工具访问它。
大多数待办事项应用程序都与您的日历集成在一起，并具有提醒功能。
2.发送模糊的自动回复消息
通过自动回复消息，您可以通知人们您将无法立即回复，例如在休假或当日有一些重要任务要跑时。
无疑，这是一种很好的举止，但是，如果您处在另一端，很容易感到烦恼，尤其是当您收到听起来平淡的答复时。
发送自动回复消息时，最好简洁明了，但不要过于简洁。 诸如“无法回复”之类的消息。 无权访问电子邮件甚至听起来很钝或粗鲁。
对于为什么您还不能回复，并提供他们在收到消息后需要采取的任何措施，例如他们是否需要联系其他人或他们会花多长时间，做出一些简洁的解释，绝对是一个好习惯需要等待您的回复。 如果您也可以注入一些机智和幽默，这将有所帮助。
3.即使工作需要电话/视频通话，也可以通过电子邮件发送
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如果您发送大量电子邮件，您自然应该期待很多回复。
减少电子邮件涌入的一个好主意是使用另一种通信方式。 如果有些问题可以通过电话更好地解决，请接听电话并拨打电话。
如果您可以与该人实际接触，请走到他们的办公桌旁并完成讨论。 如果您必须与其他城市或国家的人交谈，也可以使用视频通话软件。
这种方法可以帮助您避免来回发送太多消息，这会占用收件箱中的大量时间和空间。
4.让收件箱超载
为了提高生产力，您应该避免让收件箱充满。 这可能会导致您错过重要的消息并使您感到不知所措，尤其是当您最终意识到是时候将其清除时。
要实现“收件箱归零”，您要做的第一件事就是对电子邮件订阅进行排序。 如果有促销和交易您不再觉得有趣，则应考虑取消订阅。 您还需要对新闻通讯进行排序，但要确保只删除无关的新闻通讯。
另一个好主意是创建多个选项卡，并将传入消息设置为直接在相应的文件夹中弹出。 这样，您可以轻松地从垃圾邮件中过滤掉重要邮件。 当这些不重要的电子邮件开始堆积时，只需单击“全选”按钮并立即将其全部删除。 如果您不满意立即删除特定的邮件，可以对其进行存档，以便以后再次使用。
收件箱整理的最佳时间是在停机期间。 当您知道自己无事可做时，例如当您遇到交通拥堵或在结帐柜台等轮到您时，请打开邮件并清除不再需要的东西。
5.经常检查您的邮件
尽管避免邮件堆积很重要，但也应避免过于频繁地检查收件箱。 当您检查收件箱并看到一些未读邮件时，您很想打开并立即回复。 在不知不觉中，您花费的时间已经超出了收件箱中应有的时间。
除了经常查看收件箱之外，您还应该避免在早上检查邮件。 当您回答10或15封电子邮件时，很容易想到并感觉您已经完成了太多工作。 这会欺骗您的思想，使您认为您已经完成了大部分工作清单。 但是，实际上，您仍然需要打很多电话和完成文书工作。
为了减轻压力并提高工作效率，研究建议您每天检查电子邮件两次至三次。 您可以在到达办公室，午餐时间和晚上一小时后到达。 减少检查时间可以减少切换任务通常带来的压力和焦虑。
