想知道您每天最好，最有生产力的时间在哪里？ 别无所求。
美国人平均每天花费6.3个小时检查电子邮件，令人尴尬的是，我们在洗手间里处理电子邮件（谈论多任务处理！）。 这相当于一个工作年约1,575个小时的工作时间-也就是说，如果您根本不在周末或假期不入住。 对！
从理论上讲，电子邮件旨在使我们的职业生活更轻松。 实际上，它会使我们脱离真正的生产力。
如果您想为更重要的事情赢得时间（例如，开始或发展业务！），则必须根据自己的电子邮件习惯进行急需的版本更新。 通过这14种工具和策略，您可以通过这种方式收回收件箱，并从字面上夺回您的生命。
1.争取收件箱为零
“收件箱归零”策略是使您每天离开办公室时收件箱中保留零电子邮件（您猜对了）。 这个目标需要勤奋，因为您拖到明天的几封电子邮件变成了月底您必须处理的数百封电子邮件。 听起来不可能-但这是可行的。
2.遵循一键式规则
初次阅读时推迟处理电子邮件，保证了您不得不再次查看它。 阅读电子邮件后，决定是否响应，删除，委托（转发）或作为任务添加到任务清单或日历中。 如果您可以掌握一键式电子邮件系统，那么您将进入零号收件箱。
3.…或尝试使用“ Yesterbox”方法
由Zappos首席执行官Tony Hsieh创建的“ Yesterbox”策略围绕着将昨天的电子邮件作为今天的待办事项列表进行查看。 使用这种方法，您唯一需要立即回复的电子邮件便是紧急邮件，其余邮件将成为第二天的操作项目。 在继续进行非电子邮件任务之前，准确了解每天需要回复多少电子邮件可以帮助您提前安排一天的时间。
4.限制内部电子邮件
一些员工会在有任何疑问，状态更新或希望让您“了解”项目时随时通过电子邮件发送电子邮件-如果您有多个直接报告，这将是站不住脚的。 请求您的团队成员发送一次每日状态更新，或使用内部IM程序（例如，G聊天，Slack）处理更紧急的问题。
5.阻止电子邮件响应时间
整天保持电子邮件状态很容易使您分心于其他工作。 安排一天中15分钟的封锁来敲打电子邮件，并且-除非等待紧急响应，否则请在这些封锁之外关闭警报（或仅对特定客户启用警报）。
6.不要马上回应
如您所见，如果您不立即回复，某些电子邮件将自行解决（即，其他复制的电子邮件将首先答复）。 通过将您指定的电子邮件阻止间隔至少两个小时，您不仅可以腾出时间来进行其他更高效率的项目，还可以使发件人有机会以其他方式解决问题。
7.进行对话
一个简单的问题可以很容易地演变为来回的电子邮件链。 如果您看到这种情况，请拿起电话或发送即时消息。 简短的对话总是比冗长的电子邮件链更有效率。
8.确定响应与项目
甚至主题行中显示“快速问题”的电子邮件也绝非易事。 确定哪些电子邮件只需要快速响应（您两分钟或更短的时间），然后将比该电子邮件更长的电子邮件添加到待办事项列表中，而不会自动将其优先于现有项目。
9.设置罐头响应
如果您发现自己必须用几乎相同的电子邮件回复来响应多封电子邮件，请尝试设置表单电子邮件（称为“罐头回复”）。设置其中一些已保存的电子邮件以响应新闻查询，销售请求或公司信息可以节省大量时间。 如果使用的是Outlook，则将罐装的响应保存在“签名”中。如果使用的是基于Gmail的系统，则可以在“设置”中的“实验室”下找到罐装的响应选项。
10.取消订阅
不知何故，在线购买一件商品已经使您进入了五十个电子邮件列表。 手动退订这些邮件，或尝试使用诸如unroll.me或sanebox之类的服务来清理收件箱。 为了防止以后发生新闻通讯过量的情况，请创建一个“仅邮件列表”电子邮件地址，用于在线购物，促销和新闻通讯。
11.更聪明地沟通
休息室里一个客户会议上可能有剩菜，但这真的需要电子邮件吗？ 对于此类“很好的信息”，请使用诸如Basecamp或Slack之类的工具与您的同事进行交流，并保存电子邮件以进行需要响应的直接交流。
12.取消安排电子邮件
如果您发送电子邮件询问“什么时候可以参加这次会议？”，您只是在无休止地答复。 与同事设置共享日历，并尝试使用vCita之类的服务来减少与客户和其他外部方的安排，从而减少电子邮件时间。
13.以身作则
保持简短，并使用清晰，易于搜索的主题行作为标题，以帮助其他人对您的电子邮件进行分类和处理。 在主题行中加入号召性用语，例如“ FYI：客人名单状态更新”或“需要回复：徽标批准”。运气好的话，您的良好习惯会启发他人！
14.不匹配单词
仅仅因为某人发送了五段电子邮件并不意味着您需要这样做。 将您的回复限制在几行之内，或者安排一个电话（使用相同的标记，切勿自己发送超冗长的电子邮件）。 通过使自己的注释简短明了（请考虑Twitter的长度），您可能会得到更快的响应，并更快地解决问题。
由Amanda Pressner Kreuser撰写。
最初于 2016 年7月21日 在 Inc.com 上 发布 。
