谁，什么，为什么以及如何使用有效的沟通工具
沟通是所有牢固，健康和生产性关系（包括专业关系）的关键！ 交流的方式与交流的方式一样重要。
企业选择交流的方式视其信息，受众和目标而异。 就像希望您92岁的祖母通过Instagram直接消息“生日快乐”可能是徒劳的一样，如果没有仔细考虑消息，受众和目标，某些交流工具也将徒劳无功。 由于祖母可能不在Instagram上（或者甚至不知道这是怎么回事），因此她可能希望通过蜗牛邮件拨打一个不错的电话或一张生日贺卡。 同样，通过Twitter向您的员工发布新的人力资源政策将是无效且不合适的（更不用说对您的客户造成混乱了）。 在公共平台上宣布内部政策更改（您的员工可能会或可能不会遵循），会引起内部问题的公开讨论，大多数公司都试图避免这种情况。
选择适当的沟通工具需要回答3个W：WHO（受众），WHAT（消息）和WHY（目标）。 3 W的答案将带给您最重要的HOW（实现您的业务目标的适当沟通渠道）。
以下是8个主要的沟通渠道，其中描述了适当的受众以及可以最有效地传达信息的工具。 这些工具易于使用，可提高参与度，减少挫败感，并有助于消除沟通不畅的情况，从而使业务工作流程更加无缝和高效。
内联网软件
内联网对于组织而言可能是非常有价值的沟通渠道。 它可以通过提供一个特定的空间作为员工的枢纽，在该空间中可以集中放置并随时访问公司信息（例如策略，公司新闻和公告）。
由Microsoft SharePoint提供
Microsoft SharePoint -Microsoft SharePoint是用户友好的基于云的Intranet解决方案，可提供文档管理和协作平台。
世卫组织：员工沟通，全公司沟通
内容：一种传播公司新闻和公告的简便方法。 存放组织文档的地方。
原因：为了防止员工与部门之间的沟通中断。 为了避免重要文件丢失或掩埋在收件箱中。 为新员工和实习生创建简单，标准化的入职培训流程。 消除纸张浪费，成为更环保的公司。
HOW：Intranet软件-一个平台，可让每个员工获得对公司信息，官方通讯和个人文件的授权访问。
荣誉奖：
Google网站
您也可以使用Google协作平台创建Intranet。 它是免费的，可让您添加其他Google产品（例如Maps，Drive或Youtube）中的内容。 与提到的其他Intranet工具一样，您可以使用它来计划会议，共享信息并在团队项目上建立协作。
WordPress多合一内联网
WordPress提供了一个简单的插件来为您的组织构建Intranet的基础。 您必须添加其他插件来专门针对组织的需要自定义Intranet。 但是对于那些已经在使用WordPress平台的人来说，这是使所有内容保持联系的简便方法。
内部博客，Vlog和信息图表
内部博客，Vlog和信息图表通过鼓励知识共享，促进协作和促进公开讨论来保持员工的参与度。
由Jostle提供
Jostle —员工可以在一个有组织但又有吸引力的平台中创建，策划，发布和共享内容。
世卫组织：公司对员工
内容：交流快速和非正式的想法。 提高员工对有关公司，行业或其特定部门的最新消息的意识。
为何：要将低敬业度，很少或根本没有反馈转变为由敬业，知识渊博的员工组成的强大社区，他们共享信息，建议和最佳实践。
HOW：内部博客，Vlogs和信息图表-使用公司内部网中的图像和视频来获得员工的更多参与。 发布培训视频，从高层管理人员创建视频消息，并展示幕后花絮。 信息图表是一种特别有趣的演示和解释过程的方法。 他们在视觉上很吸引人，并且可以快速，轻松地传达指令。
由Infogram提供
信息图—易于使用的界面，具有数百万个图像，可快速创建信息图。
世卫组织：公司对观众，公司对雇员
内容：使用图表，图形，图片和/或动画传达大量信息，复杂的想法或故事。
为何：使用信息图表可使您的内容易于被观众消化，增加观众的参与度并在多个平台之间共享（这意味着您可以通过使用相同的内容获得更多的覆盖范围，而又减少了您的工作量）。
HOW：信息图表是信息，统计数据，事实等的可视表示形式。信息图表特别引人注目，因为它们有助于以有趣且视觉刺激的方式快速传达大量信息。
荣誉奖：
可以在我们的其他博客中找到其他工具，供您的非营利性或小型企业使用的5种信息资源
私人讯息
私人消息传递使团队成员之间的日常通信脱离收件箱，进入协作平台。 它为正在进行的团队对话创造了特定的空间。
由Slack提供
Slack-Slack是一个在线协作空间，可以像公司和组织的Intranet一样使用。 Slack提供私人消息传递和特定于项目的讨论论坛。
世卫组织：雇员对雇员
内容：项目团队和项目组之间的消息传递，可帮助促进针对特定项目的有组织的交流，而不会使收件箱混乱。
为何：项目经理或团队负责人需要更新项目的进度，或者需要与团队成员进行交流时，私人消息传递平台会在其中创建一个可以找到所有项目特定讨论的空间。 如果项目中有分散/远程工作人员（分布在不同时区的地理位置），则特别有用。
HOW：私人消息传递平台创建具有私人，群组消息传递和聊天功能的协作空间，以使团队保持在同一页面上，一起工作。
荣誉奖：
Microsoft Skype for Business：是一种会议工具，允许用户进行视频和音频电话会议，共享屏幕，呼叫电话号码，进行一对一对话并记录会议。
Google Hangout和Google Meet
Google提供的两种业务解决方案使团队可以进行远程会议和实时对话。 适用于企业客户的Google Meet还可以让您安排将来的活动。
查看我们有关电子邮件管理的博客文章，并获取“收件箱0”
内部讨论论坛
内部讨论论坛提供了不断发展的信息库，员工可以利用该库来解决问题，共享知识并通知管理任何问题。
由Happeo提供
Happeo —一种Intranet软件解决方案，提供一套内部沟通工具，包括公司范围内的讨论论坛。
世卫组织：公司员工
内容：员工可以在这里提问，讨论项目和工作场所问题的地方。 这个空间有助于知识传播，并建立一种友情感。
原因：大多数收件箱都被塞满了，员工的问题可能会被忽略和无法回答，从而在知识共享方面造成了差距。
HOW：内部讨论论坛-讨论论坛是开放的沟通渠道，也可以用于存档组织知识，这些知识可能不容易在博客或新闻通讯中传播，但存在于各个员工中。
项目管理
项目管理工具有助于项目计划，任务管理，团队工作流程和项目跟踪。
礼貌的团队合作
团队合作-团队合作是一种基于云的工具，允许按公司或项目的总体类型分隔项目。 然后，您可以将其进一步分解为特定任务，然后分配给团队成员。
世卫组织：分散/远程工人
内容：传达可交付的截止日期，准备工作，预算短缺，要求并发送进度报告。
原因：项目经理可以轻松评估和交流项目进度的“一站式服务”。
如何：项目管理工具
荣誉奖：
Asana —一个简单的在线平台，可基于每个项目管理项目，团队和组织文件。
星期一—一个协作应用程序，它使用由行和列组成的板。 每行是一个任务，每列是与该任务相关联的功能（到期日，受让人，任务状态，优先级等）。
会议管理
会议管理软件为会议的三个阶段提供组织：会议的预计划，会议和会议后的行动。
在预先计划期间，会议管理软件提供：会议安排，议程设置，议程分配以及会议前任务的分配。
在整个会议过程中，它会记录出席情况，记录会议并确保多媒体功能的平稳运行。
会议后，它可以分发会议记录或记录，分配任务并安排后续会议。
由Join.Me提供
Join.Me -Join.Me是一个视频会议平台，提供个性化的会议URL，自定义的会议背景和一键式屏幕共享。
世卫组织：分散/离职工人，雇员到雇员
内容：何时举行面对面的会议和演讲
原因：视频会议工具为地理分散的员工和客户提供了实时互动，演示和讨论的空间。
HOW：视频会议工具
荣誉奖：
Google Hangouts-Google Hangouts可能是视频会议中最受欢迎的选择。
YouTube Live-YouTube Live可让您录制快速培训视频和/或在全球范围内进行直播。
Zoom.us — Zoom是基于云的网络研讨会和视频会议平台，最多可支持200位参与者。
UberConference — UberConference是电话会议服务，提供在线呼叫管理，能够在会议开始后拨出并添加呼叫者并记录会议。
问题追踪软件
问题跟踪软件可确保记录每个查询，确定优先级并将其委托给适当的人员或部门。
由吉拉提供
Jira — JIRA集中了客户支持查询，跟踪未结案件，报告团队工作效率，并收集了宝贵的客户反馈，以改善客户服务。
世卫组织：客户对公司
内容：防止在混洗中丢失客户查询。 减少通话量。 将客户查询分配给适当的员工来处理，从而减轻客户和员工的挫败感。
原因：问题跟踪软件使您的客户或员工可以提交查询，将查询推荐给合适的员工并快速解决。
HOW：问题跟踪软件
荣誉奖
Zendesk-Zendesk是一个服务台解决方案，允许通过聊天，电子邮件，社交媒体网站，电话和网络提出问题声明或票证。
电子邮件营销，社交媒体，捐赠平台
电子邮件营销工具可帮助创建电子邮件，建立订户列表，设置自动回复和监视分析。
社交媒体工具是培育公司与其受众之间对话的必不可少的工具。 他们还评估了社交媒体运动的影响。
不断的联系
持续联系-直观的电子邮件营销平台，具有按行业（例如：面包店）和用途（例如：黑色星期五促销）组织的各种模板。
谁：公司对观众（目标市场）
内容：宣布新产品或服务。 用引人入胜的内容吸引并吸引潜在客户。 为您的组织争取支持。 邀请感兴趣的各方与您的组织联系以获取更多信息或加入新闻通讯列表。
为什么：为了让听众以他们希望的方式了解与他们有关的新闻。
HOW：电子邮件爆炸，社交媒体，捐赠平台
荣誉奖：
Mailchimp — Mailchimp是一个多合一的电子邮件营销平台。 它使您可以发送消息，收集分析率，例如打开率，点击率和订户行为。 您还可以创建新闻通讯，启动电子邮件营销活动并建立电子邮件列表。 您还可以使用他们的平台来创建登录页面，以向客户提供商品以交换他们的信息。
Hootsuite-配备有见识的分析的社交媒体管理平台。
Go Fund Me-最受欢迎的众筹网站之一，可协助筹款人执行自动管理任务，例如向所有贡献者发送“谢谢”便条。 允许用户从用户网络内部（进入联系人列表或电子邮件列表）和用户网络外部（可能使活动在社交媒体上可搜索和共享）中吸引潜在的捐赠者。
结论
关注这些渠道之一，利用建议的工具之一，并见证您的交流如何变得更加引人注目和有效。
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