会议不必糟透了。 我们如何确保会议是有效和包容的？ 在One Medical，我们发现各种各样的想法和进行诚实对话的安全空间可帮助我们提高生产力，并在旅途中获得更多乐趣。
1.更改设置
没有什么比坐在会议桌旁的人说“严肃的会议”了。 不同的物理环境对人们应该如何交互设置了不同的期望。
- 围成一个圈坐着，这样每个人都可以看到和听到彼此。
- 通过呼吸等服务预订替代空间。
- 在公园，咖啡店或图书馆外面工作。
无法逃脱会议室？ 您仍然可以做一些事情，例如播放音乐（尝试ChilledCow），更换照明设备和重新布置家具。 重要的是要营造一种舒适和亲密的氛围。
2.破冰
有时，我们与陌生人或鲜为人知的人一起工作，这会使分享诚实的想法感到不舒服。 确保会议中的每个人彼此熟悉。
- 从一开始就介绍新朋友。
- 要求人们分享他们的名字，角色和一些有趣的东西。 （例如：您去年学到了什么新东西？）
- 在建立技术或人们仍在聚集的时候，请问一个破冰船问题。
- 将人们与邻居配对，以简短地谈论自己。
如果有太多人不能单独打破僵局，请考虑更具可扩展性的内容，例如欢迎电子邮件，会议外的欢乐时光等。
3.从笑声开始
认真可能会使人们害怕害怕听起来很愚蠢或被拒绝而与他人分享。 笑声可以迅速建立起一个安全的空间，并允许人们说出他们的真实感受。
- 问一个最坏的主意，或者我们不应该做什么。 例如：发布产品最糟糕的方法是什么。
- 谈论失败的时刻。
- 定时练习一些困难的事情，例如画肖像。
- 撇开问题或挑战。
认真与成功无关。 当人们笑着一起工作时，这表明团队表现良好。
4.优化行动，而非言语
有没有参加过人们只是交谈而忘却一切的会议？ 言语难以记住，一路让您的会议更加切实有效。
- 集思广益，然后对它们进行投票。
- 在所有人离开之前先暂停一下以设置操作项。
- 共同为体验创建原型，然后进行记录。
- 一起更新目标和优先级的共享列表。
如果您发现不涉及任何操作或尚未准备好与他人共享，请考虑取消或重新安排会议。 如果您的会议是关于共享状态更新的，则可以通过虚拟的异步站台或Asana或Range等应用程序进行处理。
5.提供平视时间
并非每个人都擅长于袖手旁观，有些人需要更多时间进行反思，也许是先在纸上书写或画些东西。
- 提出问题，让人们沉默几分钟以写下一些想法。
- 在10分钟的休息时间分配任务，使参与者可以喘口气，头脑清晰。
- 从您的视觉思想家那里收集图纸和草图。
- 结对伙伴，告诉他们散散步，然后再提出想法。
没有时间进行平视吗？ 在会议开始之前先轻敲人们，这样他们就可以收集自己的想法，而不会感到压力。
6.到处走走
如果只有一个或几个人参与会议，会议就会变得陈旧。 到处走动会使每个人都参与其中，人们不会觉得自己被挑出来了。
- 带着希望和恐惧的练习开始会议。
- 邀请人们交谈。 （例如：“那些没说话的人怎么样？您有什么要补充的吗？”）
- 最后，每个人都要反思一下。
- 会议结束后，私下询问没有发言的人，会议本来会更好。
- 轮流担任所需的不同角色，例如主持人，笔记记录员和时间警察。
没有足够的时间让每个人讲话？ 使用“无处不在的投票”或“直接投票”之类的软件来设置实时民意调查，或提出容易回答的问题（“如果……请举手”）。 如果您不需要其他人参加，请考虑视频会议或向其他人发送可选的邀请或会议记录，以使他们感到被邀请但没有义务加入。
7.分组
会议规模越大，亲密关系就越困难。 考虑将参与者分成较小的小组，以便他们可以更轻松地交流思想。 您以后总是可以要求每个小组将他们的经验分享给更大的小组。
- 考虑将通常不一起工作的人分组。
- 如果任务特别复杂，则为每个小组分配一个主持人，并向他们提供指导。
- 允许团队选择不同的重点领域进行工作。 这允许讨论和处理更多领域。
8.给大家投票
一个大声的声音可以使整个团队都同意，即使事实并非如此。 通过给所有人投票来公平。
- 使用Funretro，无处不在的投票等投票系统，甚至使用投票贴纸。
- 让团队用脚投票。 例如，如果要明天发射，请在房间的左侧，如果要再次迭代，请在右侧。
- 让每个人都可以访问所讨论的材料。 例如，发送正在讨论的文档，以便人们可以编写自己的内容或评论。
9.对远程队友的额外爱
由于远程队友实际上不在房间中，因此很容易将其排除在外。 通过给他们机会贡献和分享他们的想法，帮助他们成为团队的正式成员。
- 询问远程参与者的想法。
- 使用Figma，RealtimeBoard，Google Docs等软件，使远程人员可以积极参与。
- 让所有人都加入虚拟会议室，以便可以看到人们的面孔。
- 确保您的技术有效，并购买高质量的音频和视频设备
10.促进良好的互动
每次会议都应有一位主持人或所有者，负责会议的结果和主持。
- 在开始时就设定合作的规则和期望，例如平等的交谈时间，尊重他人，保持专注并避免屏幕遮挡。
- 礼貌地切断吵闹的人。 例如：“谢谢，_____。 其他人怎么说？”
- 为了限制干扰，请告诉他人何时有机会提供反馈或提出澄清的问题
一招杀手
如果您仍在努力使您的团队团结在一起，那么杀手move是想想整个团队可以一起做的事情。 我最喜欢的是食物和小吃。 每个人都必须吃饭，几千年来，人类通过在同一张桌子上打破面包而彼此联系。
就这样！ 我很乐意在下面的评论中听到您对如何改善会议的想法和问题。
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