“个人玩游戏，但团队赢得冠军”，
马克·比斯内尔（Marc Bisnaire），多伦多，2016年。
与体育运动一样，同样的规则也适用于商业活动。 协作是约束团队的粘合剂。 协作是指在同一问题上一起执行，通过聊天，语音，视频或电子邮件进行通信的不同人员。 但是，当业务涉及法规和ISO合规性时，协作还涉及一起共享，记录和执行共同的策略，而不管位置如何。
要点1.电子邮件是团队杀手
在企业中，电子邮件地址通常是公司在第一天给您的第一件事。 这是您公司身份的基础。 没有它，你什么都不是。 有了它，您就可以访问所有其他工具。 但是电子邮件并不能使您成为团队的一员。 Rather Email是一个乒乓球 运动。
您编写电子邮件，添加文档，然后按发送。 然后，您等待答复。 希望它将很快到来。 希望您一天之内不会收到太多电子邮件。 希望他们不会消耗您的一整天。 用户平均每天花费3个小时来制作和回复电子邮件。
阅读和回复电子邮件很少是富有成效的工作，并且需要一些时间。 但是你总是很忙！ 只是没有以生产方式！
使用电子邮件表示“确定”，“确定”，“是”，“感谢”的团队很快就发现它令人烦恼，分心和缓慢……电子邮件是一劳永逸的：发送，忘记； 回复，忘记； 重复…，等待回复时，这是别人的问题。 这不是合作！
点2.团队处理主题
聊天应用程序使电子邮件成为了致命的杀手，并且有充分的理由，它们消除了Ping-Pong游戏。 易于理解并且使用起来本能地简单，它们已成为团队通信工具非常受欢迎。 没有并发症。 不用等了 无需说明。
但是使他们真正强大的是，他们可以帮助团队毫不费力地进行交流，他们可以帮助团队专注于焦点，可以帮助团队专注于主题。
“聊天使团队处于“当下”状态。”
在大多数聊天应用程序中，聊天是1对1或向公众开放。 如果主题使他们感兴趣，则他们会参与。 他们可以看到团队中还有谁。您会立即看到来自其他团队成员的评论，他们可以随时加入并参与聊天。
“聊天就像是书面形式的实时对话。”
这样的主题聊天从电子邮件继承了主题行。 但是，当相同的主题行用于一系列讨论问题的电子邮件时，与聊天不同的是，价值丢失了，而且没有连续性。 团队处理主题，一次处理一个主题。
在引入聊天应用程序的地方，团队成员之间的电子邮件使用量减少了90％以上。
“聊天是电子邮件的杀手！”
点3.团队共享文档。
团队共享文档。 电子邮件非常适合发送文档，每个人都可以得到一份副本。 那不是共享，而是分发。 另一方面，“聊天”也非常适合将文档提供给用户。 只需将其放入聊天室中，聊天室中的每个人都可以打开同一副本。
协作是简单文档共享的第一步。 有效的协作和真正的团队合作需要对文档共享进行控制的某些元素成为Chat不可或缺的元素。 您不仅要在聊天中包含一个文档供其他人打开和查阅，还必须是正确的版本，即相同的文档。 它需要真实的文档管理。
“协作是简单文档共享的第一步。”
Skype和Slack都允许文档共享，但是它们在聊天记录中丢失了。 它们没有集成到团队文档存储库或文档管理系统中 。 它们没有连接到任何项目，只有在松弛的情况下才连接到主题。
然而，更糟糕的是Skype，除非您再次将其保存，否则文档将丢失到Skype历史记录中，即，随着聊天的进行，文档在进行中的对话中会越来越远，实质上是“消失在历史记录中”。 对于必须在Skype中查找，查找文档，向上滚动超过几天的人来说，这确实是一件痛苦的事……至少在电子邮件中，您可以按附件排序。
文档管理对于协作至关重要。 对于法规和ISO合规性至关重要。
点4.团队很少位于同一位置。
现代企业的现实情况是，如果愿意的话，团队之间很少在同一地点彼此同处。 墙壁，地板，建筑物，校园甚至海洋都将团队成员彼此分开。 而且，即使只有很短的距离，我们也会聊天。 它很安静，没有干扰，非常容易！
团队协作不仅需要聊天，还需要更多。 团队沟通还要求团队成员也要彼此“交谈”。 电话已经死了，集成语音聊天应用程序万岁。 当您不能在那里时，请进行视频聊天。 Skype大放异彩的地方，Slack仍然失败。 Slack是一个聊天应用程序，带有语音，但没有视频。 然而，简单地打电话给对方几分钟，瞧！ 都好。
而且，如果您进行视频聊天，您甚至可以炫耀自己的漂亮面孔-并看着他们的眼睛。 当然，您必须确保自己一天都不上床睡觉，但仍然比起聊天，它更加个人化，不那么冷漠。 松弛很冷。
毫无疑问，Skype重新定义了聊天，语音和视频以及直接的团队合作。 它代表了真正可访问且便宜的团队协作应用程序的第一代。 尽管如此，Skype还是独立存在的，您无法捕获呼叫并将其保存以用于合规性目的。 （尽管第三方应用正在尝试）。 Skype是一个很棒的社交应用程序，尽管它是经过重新设计的。
“团队合作不仅需要聊天，还需要更多。 团队沟通还要求团队成员也要彼此“交谈”。”
第5点。超越协作，合作。
合作是促进合作。 人们共同致力于项目，那里有合作。 合作是良好合作不可或缺的一部分……进入项目管理。 协作应该是项目的骨干……提供不使用多个系统就项目细节进行交流的方法，即电子邮件+ PM软件+ Slack + Skype + Dropbox +其他任何您需要促进合作的一次性实用程序……也可以一起工作！
“合作就是促进合作。”
在协作是关于团队沟通的地方，协作是在执行游戏计划。
第6点。简化协作合规性，法规和ISO合规性。
随着企业越来越多地采用ISO认证（无论是ISO9001还是ISO13485） ，团队需要专门为支持法规和ISO合规性而量身定制的通信解决方案。 需要一个应用程序，其中团队协作必须遵循其DNA，而不是与API结合在一起。
“……团队需要专门为支持法规和ISO合规性而量身定制的通信解决方案”
必须根据QMS系统中包含的团队协作与合作来最好地实现法规和ISO合规性的基础上进行设计和构建目的。 好的QMS系统应在其DNA中至少包含文档和项目管理。 通过将合规性的所有关键组成部分作为一个集成系统解决，团队自然可以参与合规性流程。
第7点。通过API进行协作，这是一种零碎的方法。
如果通过电子邮件或聊天发送合规性所需的文档，则问题在于该文档仍在电子邮件或聊天中。 它不是项目的一部分。 在一定程度上，您可以使用API来连接不同的应用程序，并且通常它可以正常工作！ 首先，必须要有人连接API； 其次，应用程序不断升级到新版本。 第三，API很少提供您想要的集成级别。
与专门构建的合规性和协作应用程序相比，Slack API方法充其量是零碎的。 但是，让我们面对现实吧，当您做得很少时，销售API是Slack唯一的价值……
公平地说，Skype是此三向沟通工具的同义词，但本质上仍是社交媒体工具。 为了尝试对此进行改进，Slack使用其API与Skype进行了集成，以试图解决此问题，但它仍然是两个单独的应用程序，其中一个会更好，会更好。
仅供参考：Slack是一个聊天应用程序，但Skype也是如此！ 重点是什么？
当合规性加入时，API的限制变得更加明显。 如何获取API将附件保存到正确的合规性文件夹中？ 在电子邮件中，有电子邮件规则-数量有限！ 在Skype聊天中没有这样的规则。 在Slack中，有API，但是它们会做什么吗？ 是否应该保存所有聊天记录？ 聊天中的文档会去哪里？ 如何到达那里？ 谁来编程？ 这些只是在查看协作软件的合规性时需要问自己的几个问题。
这是一个不小的问题，因为合规性不仅仅涉及保存聊天记录……您还需要做一些事情。 通常，要遵守法规，通常需要对问题进行审查，讨论，采取行动和采取后续行动-全部记录在案！ 例如，在ISO13485中 ，设计更改或设计问题必须最终找到进入设计历史记录文件的方式。 祝您使用API做到这一点？ 法规遵从性是很严肃的事情，使用API将不同的应用程序粘合在一起，即使它是Slack，也不能使其集成在一起，而使其变得零碎。
您一次可以买一辆车吗？ 不，您的团队需要现在开车！
因此，尽管像Slack这样的聊天应用程序是电子邮件的杀手 ,，但它们本身并不是一个合规性解决方案。 它没有真正地集成在一起，也没有创造无缝的用户体验，严重缺乏严重合规性所需的实际功能。
结论！
尽管聊天是对电子邮件的一种改进，但聊天或电子邮件（甚至在一起）也不是一种完整的团队沟通解决方案，更不用说协作解决方案了。 如今，团队至少需要多种通讯工具，例如电子邮件，聊天，语音以及可能与文档和项目管理集成在一起的视频，这些工具本身已集成到一个有凝聚力的质量管理系统（ QMS ）中。
只有这样，团队协作才能导致基于团队的合规性。
玩具应用程序（如Slack）的出现被编号为专用的应用程序上线，专用于支持协作法规遵从性。
qmsWrapper团队
