本杰明·富兰克林是对的，至少在团队设计和开发项目方面是对的。
来吧，规划一切有什么乐趣？ 我同意在周末或看电影时，但是在设计和开发领域，应用程序和网站的创建，测试，迭代和维护涉及如此多的详细信息和大量文件，因此无法正确地执行工作流程会导致灾害。 添加一个项目的多个成员，尤其是在自由职业者中-混乱可能会使您的船沉没。
我了解到，在为每个项目进行规划时都需要三个基本步骤，因此效果很好。 无论您的团队成员是谁，或者他们位于何处，按照以下步骤进行操作都可以帮助您简化团队项目流程，无论是从现在到将来。
要成功完成团队项目计划，您需要执行以下三个步骤：
步骤1：收集资源并建立总部 ：指派您的团队或项目负责人后，他或她将需要将所有项目简介，文件和随附的资源收集到一个“总部”站点，在该站点中，项目的所有元素都可以随时随地轻松添加和接收。
Google文档和Google日历在设计和开发社区中很流行，因为它们是免费的，易于使用的，与其他工具集成的，并且允许团队负责人快速安排会议。 Basecamp每月收费99美元，是我最喜欢的选择之一，它将所有材料保存在一个易于访问且易于查看的地方。 从直观的任务清单到简单的文件添加和协作，Basecamp 3是一款价格合理的设计和开发瑞士军刀。
在为团队提供适当的支持和项目资源之后，您就可以开始建立联系并开始工作。
步骤2：与您的团队联系并开始会议：安排一次启动会议，以结识远程团队中的每个人，划分任务，提出计划，并确定最后期限。 为了使会议不会破坏团队的生产力，请使其尽可能短。 制定清晰的议程，讨论特定的问题，可能的解决方案（分配给特定的团队成员），并尽量避免偏离主题。 以下是一些我最喜欢的工具来实现这一目标：
Slack- Slack是一款外观漂亮，易于使用的聊天工具，可在笔记本电脑或智能手机上使用。 它是免费的，甚至允许您添加桌面通知，但如果打开的窗口过多，它可能会影响计算机的性能。 它比以前要好得多，但是仍然可能会影响您的工作。
如果您喜欢正在使用的其他Google工具，则Google Hangouts是最直观的聊天选择之一。 但是，如果您想尝试使用更高级的功能，则Zoom是一个不错的选择。 该界面看起来有点“过时”，您需要安装该应用程序，有些人可能不喜欢该应用程序，但除此之外，Zoom是一个很棒的工具。 它允许屏幕和内容共享，进行注释，最重要的是，它使您有机会录制视频会议-因此您可以在需要时与队友或客户共享。 基本的Zoom计划是免费的，它允许无限制的1：1会议，并且如果您希望包括更多的参与者，则会议将被限制为40分钟。 好消息是，其他版本（专业版，商业版和企业版）仍然可以负担得起，并为您提供了许多很棒的附加功能。
步骤3：建立工作流程并成功完成项目：现在，您已经设置好项目详细信息，文件和日常交流，是时候完善团队交流工作流程，以360度视角查看人们正在从事的工作，确保没有两个成员在做同一件事。 拥有足够的资源来检查项目简介中的每个要素是否清晰，以及是否没有问题，挑战，误解或不确定性也很重要。 我已经注意到，对于具有分布式团队和客户的项目而言，准备工作流程文档至关重要。 这样，当每个人不确定如何进行项目时，每个人都可以返回规则。 这种类型的文档对团队的新成员也非常有益-节省了时间，并使他们更容易上岗。
最好创建两种基本类型的工作流文档：第一种通常与每个成员的日常工作有关。 它可能包括对团队说“嗨”并在他们开始工作后张贴站立的重要性，提醒他们完成后站立的重要性，等等。第二种类型描述了管理团队的整个过程。项目，参与其中并使用所有可访问的工具。
以下是成功完成项目的一些其他提示：
- 如果您不想为项目管理软件付费，则无需使用视频会议工具。 相反，您可以使用Slack或在团队博客上发布帖子。 只要您保持组织井然有序，这就是对您的团队及其预算有效的方法！
- 跟踪时间以确保一切按计划进行是至关重要的，因此，您有足够的空间来做出反应并在必要时更改截止日期。 Toggl.com之类的工具可以帮助您跟踪团队成员的时间。
- 在开始项目之前，请确保每个人都知道如何利用沟通和项目管理工具。 没有比安排Basecamp或Slack教程中期流程更令人沮丧的了。
- 每个人都应该清楚地知道自己的任务清单，最好是对它进行优先排序。 JIRA对于一个小团队（最多可容纳10个用户）仅需10美元，而Pivotal Tracker在一家初创企业中最多可免费提供三个合作伙伴。
即使整个团队都在隔壁，也很难管理一个项目。 如果您的团队成员分散在全球各地，情况将变得更具挑战性。 不同的时区和文化差异只是使其变得有些问题的一部分。 这就是为什么最好花更多的时间来计划和做出适当的安排。 确保您设定与团队沟通相关的期望，鼓励他们提供反馈，分享他们的胜利-感到自豪的原因，以及他们可能遇到的使您陷入困境的问题。 讨论所有细节，甚至是那些次要的和不太重要的细节，以避免在此过程中发生冲突和误解，然后寻找并配备自己喜欢使用的工具。
由Damian Samolej撰写
