讨厌电子邮件很时髦。 撰写了无数文章，谴责它的糟糕程度。 已经花费了数十亿美元来重塑它。 而最新的流行趋势就是放弃–屏幕截图自豪地显示出六位数的未读邮件数，以及有关“收件箱无限”的文章比比皆是。
在这个问题上，我已经变得相当逆势。 我喜欢电子邮件。 这是我的秘密武器。 我收到的一些最好的消息是一封电子邮件。 作为一个收养的父亲，我通过电子邮件第一次看到了两个孩子。 我已经完成交易，聘请了杰出的人才，并通过电子邮件联系了很多人。
我也很喜欢Slack，但是仍然没有什么比电子邮件更适合与外界联系，并邀请团队成员完成工作了。
我敢肯定，有很多人收到比我更多的电子邮件，但是我在那个部门并不懒惰。 我是拥有20,000多个客户的200多个员工公司的首席执行官。 现在需要一个专职的行政助理和一名专职的参谋长才能使我的世界进入轨道。 我的电子邮件地址也不难弄清楚。 实际上，我把它放在我的LinkedIn页面上。
但是，我每周可以在1-3倍之间到达“收件箱零”。
我有很多人问我这怎么可能，所以我决定花些时间去度假写这篇文章。 （是的，分享这些想法是我的乐趣。）
慢火软管
人们谈论收件箱中显示的消息，好像他们无法控制它们一样，这并不完全是事实。 您可能需要做的第一件事是拒绝消息流。
- 电子邮件用于消息，而不用于文章。 我几乎没有允许我流入收件箱的内容。 取消订阅所有您订阅的博客和新闻通讯。 在Twitter上关注他们，或将其放入Pocket。 如果您无法做到这一点，请考虑为此设置一个单独的电子邮件帐户。 那不是收件箱； 这是你的个人杂志。
- 对营销有选择性。 我与10-15个品牌有密切的联系，因为我实际上想听听他们的意见，因此我会让谁进入我的收件箱。 否则，我非常有信心他们会找到其他渠道引起我注意的方法。
- 杀死不必要或重复的电子邮件通知。 我们使用的每个应用程序和服务都会向我们发送通知。 但是很多时候，它们不是必需的，或者相同的警报也可以作为推送通知发送到您的手机上。 要么更改应用程序中的设置，要么放入一些电子邮件规则以终止这些设置。
- 成为积极的退订者。 当您收到不需要的电子邮件时，请始终单击“取消订阅”（如果该链接存在）。 大多数取消订阅系统都需要1-2次点击。
我知道有人遵循这四个技巧，杀死了令人震惊的 80％的传入消息。
杀死通知
我对收件箱中的重要内容反应良好，但是我到达那里的唯一方法是大幅降低噪音，以便我能听到声音。
- 关闭所有应用程序通知。 电子邮件不应生成横幅，未读的徽章或声音。 相信我，您不会忘记您的收件箱存在； 您不需要任何提醒即可检查它。 给自己足够的空间进行重点工作，然后在准备好对收件箱进行分类时点按您的电子邮件应用程序。
- 如果有帮助，请使用VIP功能。 我在iOS Mail VIP列表中有我的直接报告和董事会成员，因此如果其中之一通过电子邮件发送，我会在电话上收到通知。 但是，我们急需的东西越多地转移到Slack或发短信，则其价值就越低。
- 让自己摆脱对所有事情做出回应的义务。 我敢肯定，我会错过来自真实人的垃圾邮件，但是我也从陌生人那里收到很多“询问”。 鉴于我已将自己的时间投入到家庭，公司和非营利性工作上，花时间和精力在这些工作上已经破坏了我对他人的承诺。 这些电子邮件就像没有约会的人出现在您的办公室一样，您可能会丢掉所有东西来给他们时间，但通常不会。 为什么电子邮件有什么不同？
升级工具
我坚信高品质的工具比提高生产率本身要付出的代价更多。 当然，这种逻辑是有局限性的，但是如果您可以自己决定工具，请问自己是否进行良好的设置可以使生产率提高1,2％，3％。 您可以对此进行数学计算。
- 使用搜索功能出色的电子邮件服务。 您需要能够轻松查找已归档的消息。 在这一方面，没有人能击败Google。 我的公司和个人地址都在Gmail上。 我在Mac，iPhone和iPad上的Apple Mail中都设置了这两个帐户，因为这些应用程序在脱机时可以很好地运行。 但是，如果快速搜索没有找到我需要的消息，我会跳到Gmail，就可以了。
- 杀死所有这些文件夹。 我知道有人为每个项目或主题制作一长串文件夹。 你猜怎么了？ 通过这种方式存档电子邮件需要花费大量时间。 我有两个文件夹（下面有更多详细信息），但偶尔还是会误装文件。 如果您在搜索时使用电子邮件服务，则邮箱中不需要85个文件夹。 将所有内容放入一个大档案中，并在需要时使用搜索找到它。
- 获取待办事项应用程序。 太多人将电子邮件用作待办事项列表，请相信我，您的收件箱太糟糕了。 重要的事物与新事物融合在一起。 您经常需要重新阅读电子邮件并重新解释您实际需要做的事情。 我现在最喜欢的待办应用程序是Asana，尤其是因为我可以转发电子邮件，将主题行更改为“致电Bill Bill：合同条款”，然后点击发送。 Bam，它在列表上，我可以存档该电子邮件。
如果您所在的大型组织只能使用Exchange Server的旧版本，或者他们不允许您使用Asana这样的工具，那么其中一些技巧可能对您构成挑战。 您应该加入Riskalyze，并帮助我们授权世界进行无所畏惧的投资。 😉
设置文本宏
我得到的销售推销，与风险投资人，私募股权公司和投资银行家的电话会议或会议请求比我所知道的要多。 这些是没有取消订阅链接的个人电子邮件。
如果我不回复，通常会收到他们的第二或第三封电子邮件。 因此，我在iPhone上设置了文本替换项，令我高兴的是，发现它们可以同步到我的iPad和Mac。 这是我的三个……
- notint =不感兴趣，但谢谢； 请删除。 这是简短，甜美的观点。 “但是谢谢”使这个人解除了武装，使他们想彬彬有礼并遵循我的意愿。 它曾经读过“请从列表中删除我”，但结果导致一堆愚蠢的答复坚持我不在列表中。 缩短它就可以了。
- novc =对不起； 我正在采取一系列举措，现在没有时间打电话。 也许在几个季度内。 这对于风险投资，私募股权和投资银行家来说效果很好。 我可能最终想和他们谈谈，但是我现在真的没有时间去打电话或开会。 他们会在六到九个月内给我发送电子邮件，我的答案将会更改或相同。
- nocant =对不起； 如果我现在尝试拨打电话或开会，我已经做出了必须打破的承诺。 我还有其他方法可以帮助您吗？ 最后一句话仅适用于那些我真正觉得自己可能有帮助的人，例如介绍自己的人。
这些方法并非在每种情况下都有效，但是它们通常是一个很好的起点，然后我从那里进行编辑。
是时候分流了
好的，我们已经将电子邮件的流量简化为重要的消息。 我们已经为自己配备了待办事项应用程序，因此我们可以将任务移出收件箱。 而且我们已经终止了这些通知，因此我们可以每30秒停止发送一次电子邮件。 现在，我们将分类收件箱。
分类与处理不同。 我们将在下面介绍。 分流是我们可以在两分钟内完成的工作，即使我们没有将每条消息都分流。 我们可以沿着走廊走在手机上。 我总是扫描名称和主题行，并首先对最重要的消息进行分类。
哦，是的，让我们忘记“只触摸每封电子邮件一次”这一愚蠢的神话-这是一个不错的想法，但这是针对那些不忙的人或可以执行“我每天只检查两次电子邮件”的事情。 我们其余的人需要先进行分类。
这是您在分类时可能采取的操作。
- 回复。 如果只需要非常快速的答复（例如“谢谢”或“很好”或“就此”），我将在分类时进行答复。
- 用宏回复。 如果我的一封预先写的答复有效，那么我将在进行分类时将其发送。 做完了
- 转发/委托。 我将委派不需要上下文或深入解释的内容。 我的团队非常习惯从我的邮件中获取“请处理”或“？”作为我唯一的笔记。
- 稍后处理。 “待处理”文件夹是我的第二个收件箱。 这是我放置每条需要10秒钟以上工作的消息的地方。 我没有时间在分类中处理它们，因此我将它们移至“处理”中。
- 存档或删除。 如果不需要采取进一步措施，请点击存档。 如果这是我不需要的东西，我可能会点击Delete。 （另一方面，如果以后要取消订阅或阻止发件人，可以将其放入“待处理”中。）
在分类结束时，收件箱中剩下的唯一事情是我必须在运行中处理的非常紧急的事情，然后再回到待办事项列表。 如果我的首席财务官需要我打电话给银行，或者我的一位董事会成员给我发送了不应该等到以后的便条，该便条留在了收件箱中，以便尽快处理。 来自上司或上级指挥部的电子邮件，除非明确不紧急，否则可能属于此处！
分类后，我的收件箱通常是空的……但是我还不认为这个收件箱为零。
好的，让我们开始吧！
当收件箱为空且紧急情况已得到控制时，就该进行处理了。 我总是按照接收到的顺序处理电子邮件，从最早到最新。 在一个好的星期里，我可能每天要花半个小时来处理，而要落后2-3天。 在不间断的几周内，我将在上周二到达的星期六处理电子邮件。 这就是生活。
我通常在Mac上，但有时在iPad上。 尝试在没有真正键盘的情况下进行处理是浪费时间，因此我很少在iPhone上进行处理。
这是您在处理时可能会采取的措施。
- 退订或阻止。 我在上面谈到过要成为一个积极的退订者，但是在进行分流时没有时间这样做。 对于将我列入专业房地产投资者总名单的任何人，也许您会被成千上万的伟哥垃圾邮件所困扰。 😂
- 回复。 这是我写更长或更长时间的答复的时候。 多写几句话需要时间和思想。 我会在处理过程中这样做。 （顺便说一句，这使我的团队学到了一些有趣的东西。给我一封简明扼要的带有编号选项的电子邮件，您可能会在一小时内收到答复。给我发送一封需要更长答复的电子邮件，直到周末。）
- 转发/委托。 有时我还需要转发和委托需要更多实质性思想和上下文的事物。 处理时间是我写那些笔记的时候。
- 任务。 如果电子邮件要求我采取行动，而在处理过程中我无法在2至3分钟内完成处理，我将为其分配任务。 这可能是“编辑博客文章草稿”或“致电Bill re：合同条款”。
对于我的电子邮件负载，处理每周需要2到3个小时。 你的旅费可能会改变。 但是我发现，这种方法比尝试在您进行分类时同时处理要有效得多-加上使太多错误消息流入您的收件箱，这使电子邮件感到无法或不堪重负。
涉及电子邮件的任务
我很少要求自己回复电子邮件； 我只是在处理过程中尝试回复。 但是，通常会有更复杂的任务，包括编辑/查看电子邮件中的附件，然后用这些编辑回复。 因此，您希望将电子邮件方便地用于这些任务。
这就是我第二个文件夹的目的，即“ On Tasks”。当我将电子邮件转发给Asana以创建任务时，我将主题行更改为“ Review Dan Dan ononstasks>的新产品财务假设” ，这使我想起了该消息在该项目上工作时正在该文件夹中等待。
欢迎使用零号收件箱
我对收件箱零的定义是当收件箱和“待处理”文件夹中的邮件完全清除时。 （为此，我还包括清除稍后加注星标以供响应的所有Slack消息；我在处理过程中这样做。）
那我们完成了什么？
- 分流清除了收件箱中的非紧急邮件。
- 处理使我们有时间专注于重要的事情。
- 从收件箱中获取待办事项，使我们可以清楚地了解需要做的事情，并一遍又一遍地停止重新解释电子邮件。
- 电子邮件变得可管理，并且我们对关心的客户，合作伙伴，队友，股东和朋友有了更快速的响应。
可能电子邮件将成为您完成交易，招募杰出人才并使您成为杰出人士联系者的秘密武器。
