在实现共同目标的任何组织中，沟通都是最重要的方面之一。 如果不进行持续不断的交谈和追赶，就会在流程中迷失方向，错误地解释要求，错误地安排优先级，在业务的不同方面进行两次工作，以及导致组织效率低下的其他许多挫败感。 沟通不畅带来的问题令人沮丧，因为有些人不得不重新工作，而另一些人则不得不告诉利益相关者事情将会延迟，没有人获胜，因此，会议进入并节省了一天。
在会议上，可以讨论问题及其解决方案，确定需求，确定优先级，解决混乱并组织解决方案。 完善。
但是，许多会议也有很多其他事情：浪费时间去处理我们已经知道的事情，走过去我们以前遇到过的兔子洞，听那些没有解决办法的咆哮等等。
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主持会议的人应该做很多繁重的工作，例如：
- 确认实现目标实际需要开会
- 确定谁需要参加会议
- 安排会议议程，使所有人都知道会议的内容以及将要讨论的内容（在会议之前将其发送给与会者，以便与会者有机会进行讨论，进行补充并为会议做准备）
- 使每个人都加快话题的讨论速度，以便使会议成为最富有成果的会议（如果是新来的人，请在会议开始前15分钟抓住他们，然后讨论参加者，讨论要点，他们可能不知道的缩写词）有关或其他任何阻止他们充分利用会议的内容）
- 以省时的方式引导会议通过议程（大多数人的日历和任务列表都很完整，请尊重会议的结束时间，以尊重这一点）
- 遵守时间表（按时开始会议+按时结束会议）
- 通过积极鼓励会议室中的不同人员为他们的专业领域做出贡献来实现沟通（相反，请勿让任何人来主持整个会议）
- 如果会议主题不对，则重新调整会议重点（每次会议都有可能脱离主题，拥有会议，必要时重新聚焦，
- 发送后续记录
参加会议的每个人都应确保自己增加体重，并尽可能提高生产力。
做好准备
确保为任何会议做好准备。 通读议程，确保您了解正在讨论的内容，如果没有，请询问组织者以填补空白。 当会议结束时，请通读议程，并在会议开始前弄清楚您是否需要任何信息，并在日程安排中抽出时间进行交谈或与合适的人交谈。 确定您是否需要做一些事情或回答部门的一些问题，并准备好此信息。 找出您是否需要团队中的其他人参加会议，或者通过与您集思广益或汇总一些信息来帮助您更好地代表部门。 在会议开始前15分钟，查看议程和笔记以刷新您的记忆-记下自您为会议做准备以来想到的任何其他事情。
要准时
这是一个很好的自我解释，但要准时。 根据召开会议的时间以及与谁举行会议，您甚至可能想早点参加。 您可以利用这段时间来阅读笔记，添加任何最后的想法，确保手机保持沉默并且通常可以随时准备发言。 给自己喝一杯水，如果您的糖分偏低，那么还可以先吃点零食（香蕉，少量坚果，一些干果等）。 您想确保您从这次会议中获得最大收益，而疲倦将无法实现这一目标。
出席
在场可能是大多数人似乎在与之斗争的一种。 我开会后一直开会，每个人都带手机，笔记本电脑和平板电脑，他们说，回头看他们的电脑屏幕，然后在其余时间退出会议的其余部分。 除了这种无礼的做法外，它还打败了会议的重点，并且将保证该会议将需要召开另一次会议来解决第一个会议未解决的问题，或者在达成结论时更正该错误，后来它付诸行动，令某些人感到惊讶。
多任务处理是一个神话，您要么专注于会议，要么专注于其他事情。 适当地计划时间，以便可以出席您参加的会议，如果您事先知道不可能这样做，请与组织者交谈并可能派其他人代替您，或者组织一个较短的会议来讨论您在这方面的问题，或者利用无穷无尽的其他选择。 如果您同意本次会议是您应该参加的会议，那么请参加其中，并确保会议尽可能地富有成效。
听
不要忘记，您可能对会议做出的最重要的贡献是倾听他人的声音，了解他们的观点，并在制定最佳策略时加入会议。 如果您一直试图讲话，那么您会错过其他人的专业知识所带来的其他问题，而这又一次错过了开会的要点。 积极的冲突是推动团队前进的动力，可以使用他人的想法和思想来提高您自己对讨论的贡献，并成为胜过其他所有解决方案的一部分。 如果您只是去开会说出自己的观点然后离开，那么，别着急来。 倾听他人的声音，充分利用每个人的想法，并利用它前进。
做笔记
现在，由于不同的人有不同的策略，因此这有点主观，但是…找到一种方法来存储已说过的内容，而不仅仅是记住它。 如果您像我一样，那么您已经有太多事情需要记住，记住再一次会议的有用内容是无法管理的。 我个人喜欢写下来的东西，它可以帮助我起初记住它们，但这也意味着我可以随时回到纸上来，这会触发我忘记的对话。 我强调了我想了解的更多信息，并在我需要更好理解的东西周围打上问号。 这样，我在任何会议结束时都会有自己的跟进记录，这些跟进记录更适合于我自己的目标。
跟进
如果您是会议的组织者，很明显，您应该发送感谢信并跟进电子邮件给与会者，以确认已决定的内容，需要采取的下一步措施以及由谁决定，确定截止日期等。向前。 但是，即使您不是组织者，只要参加得当（在您当下且在场），任何会议都可以扩大您的视野-有人说出让您感到惊讶的东西，并且您想了解他们的意思。 ，有人提出了一些您觉得不合适的数字，有人是该组织的新手，并说了几句话，您觉得很有趣。 确保跟进这些事情，因为在工作中积极主动无疑会产生更好的结果。
关于作者
Steph Fiala是Flubit.com的首席运营官，该公司提供Amazon.co.uk产品的私人折扣，Flubit还提供白标本机电子商务解决方案，以帮助大型企业进一步通过其在线受众获利。 在业余时间，史蒂芬（Steph）读书，散步，听TED演讲很多，偶尔做饭，如果可能的话，会跳入水中。
