在过去的几年中，某些彼此不认识的人在某些场合称我为“机器”。
我想我应该称赞它是指我能够快速完成大量工作并同时管理非常积极的个人生活方式的能力。
我不会说谎，我已经学会了如何系统地，好地完成很多工作。 老实说，这全都与时间管理有关。 那是秘密。
这就是为什么今天我想与您分享我如何管理自己的时间。 希望这些时间管理技巧可以使您提高工作效率，省心。
改善时间管理以提高生产力的5个秘诀
＃1阻止您的日历
三年前加入HubSpot时，我每天要与代理商客户打六到八个电话。 他们都在我的日历上，而且我经常在一个小时的通话中背对背。 这意味着我几乎没有时间阅读大量的电子邮件或进食等。
随着时间的流逝，我的工作变得更具编程性，因此我与客户打了很多电话，在我管理的所有项目旁边也有很多内部会议，因此我需要空间思考和实际从事创造性工作。
我学会了阻止日历进入所有内容并对其进行颜色编码：
- 我的电话会变成蓝色，
- 我的粉红色内部会议
- 我的午餐在每个工作日以黄色重复出现，
- 我的某些项目，活动或行动项目的时间段（例如，某某时间完成，某某时间预定，某某时间安排）以紫色表示，
- 我的个人活动以绿色或蓝色显示，具体取决于是否重复发生（例如每周进行西班牙语课程）（晚餐，与朋友共进早午餐）。
甚至在我的周末，我的日历上也充满了很多障碍，例如“写这篇博客文章”或“…一起去水疗中心……”。
在放假前，我会整整整整两天的时间，甚至没有所谓的“电子邮件”，以确保我没有大量的会议感到担心自己将如何处理自己遇到的所有问题回来时已经错过了。
我的日历实际上成了我的项目管理工具。 如果不在我的日历中，我将不会这样做，因为它不是您的首要任务。
例如，当我正在开会时，某件事变成了我需要做的事情（例如“为…创建调查”），就在那时，我转到日历（该日历始终在浏览器中打开）并查看在即将到来的一周（因为当前一周已满）上找到30分钟的时间来完成工作并分配工作。
我也学会了花大量的时间（例如两三个小时）来从事创造性工作，以及何时需要完成一些事情。 我在每个星期四的上午9点至12点以及每个星期三的下午1点之后（直到工作日结束）都放GSD（“快点做”）。
但是让这个组织为我工作的原因是学习坚持下去。
＃2说不（通过了解您的优先级）
无论您的组织程度如何，可以如何计划（您的时间和项目），如果您无法执行，那都将是徒劳的。
您可以说“不”。 总会有更多的工作要做。 正如麦肯锡所说，“工作就像一种气体：它会扩展以填补可用的时间”。 但是您不能做任何事情并对所有事情负责。
因此，当您在日历中安排时间进行工作时，然后当其他人要求在特定时间与您交谈时，您将必须学会拒绝。
不是因为您不想提供帮助，而是因为您必须尊重自己的责任。 您需要花时间在值得的地方。
这一切都取决于您确定优先级的能力，并且仅在重要时才进行处理。
通常，我会定义每月的优先级以及每周的活动以达到目标。
因为我浪费时间，所以这些每周的活动已经在我的日历中列出了需要进行的时间，因此，如果现在查看我的日历，则可能无法在接下来的2-3周内预定时间因为我已经预先计划好了，才能达到当月的目标。
每天早晨，当我打开日历时，我都会知道自己当天要做的事情以及当新事物出现时，我可以自信地说，我计划这样做，为了实现这一目标。 如果是我的老板要求新的东西，那么我可以说，如果我放弃所有东西并在最后一刻进行工作，那么我优先级列表中的某些活动也将不得不延迟。
您需要学会讨论这些折衷，也需要在头脑中进行弥补，因为这是我们通常在认为我们可以做到这一点上最失败的地方。
如果您真的想拥有自己的时间，则需要学习说不。
＃3遵循2分钟规则
电子邮件经常被低估。
这是一个很大的时间。 电子邮件需要花费大量时间，而我们常常没有意识到。
客户和内部电子邮件都是一样的。 对于某些产品，您需要花费30分钟甚至更长的时间。 其他只是快速的点击。
当我是一名顾问时，我每天会收到至少150封我需要处理的来自客户的电子邮件。 那是我六到八次客户会议的基础，我不知道一天有多少次内部会议。
所以我必须学习如何解决所有这些问题。
将日历中的时间限制为仅在一天中的特定时间发送电子邮件会有所帮助，但是，要做到这一点，您需要首先知道要重点关注哪些电子邮件。
因此，我为自己创建了这个2分钟规则。 每当我说20分钟左右时，我都会查看我的收件箱并开始打开新电子邮件。 我快速浏览了电子邮件，然后决定是否需要花费我不到两分钟的时间来处理它。 如果不到两分钟，我马上就做，然后就忘了。 如果超过两分钟，那么我要么离开我的电子邮件时间段，要么如果要检查和处理更大的时间，然后在日历中安排一个单独的时间段（例如项目时间段）以进行处理。
我的Gmail中也有文件夹和多个收件箱，以便我可以在需要时将它们放回原处，从而可以非常轻松地搜索它们。
＃4做30分钟的会议
就像电子邮件一样，会议占用了大量时间。 我不是特别喜欢开会，尤其是不参加一小时或更长时间的会议。
有些会议很棒，而另一些会议，您只是想知道自己在那做什么（例如，您感觉自己在浪费时间）。
因此，我学会了如何有效地召开会议。 这要感谢我担任顾问的时间。 那天回去，我开始安排一个小时的会议，而这个会议总是很忙，所以我转到了30分钟的通话和会议。 实际上，这是25分钟的会议，因为我的日历中具有快速会议功能，因此自动将它们设置为25分钟或50分钟。
看到您只有25分钟的时间，可以使所有参与方更加有效，因为他们知道他们没有时间来做他们在通话或会议中需要做的事情。
但是，要想顺利通过会议，关键是要确保会议有议程和目标。
没有这些，您最终只会聊天，而不必安排其他会议。
我通常有一个议程，其中包括要讨论的项目以及建议的决策清单。 我每周一次的1：1s附带有一个Google文档，因此当我浏览一周时，脑海中涌现的不紧急但需要讨论的事情，我只将它们添加到那些1：1文档中，这样我就不会别忘了，我自动为这次1：1会议制定了完整的议程。
即使是状态会议和审核会议，我也会尽可能地缩短它们，并让它们具有这样的Google文档。
现在，集思广益确实需要更多时间，但再次确保您有一个良好的议程。
在快速高效地召开会议方面变得高效，可以让您将更多的时间花在需要更多思考和脑力的事情上。
＃5每周最少一天在家工作
我喜欢在办公室里工作，因为我周围都是非常聪明的人，这些人挑战我的思维，让我每天学习新事物。
但是办公室对我来说是一个很大的干扰。 即使您从一个会议到另一个会议到处乱跑或到一个安静的地方来完成工作，也总是会受到干扰。
至少对我来说，在办公室没有安静的空间来完成工作，因为总会有人找您问您一个问题或跟上您的事（这很好，但是当我的日历被太多遮挡时，不是这样） 。
所以在家工作对我来说确实是个奇迹。
这可能不适用于所有无法在家上班的人-也许创建办公空间会有所帮助-但是，我的生产力比在笔记本电脑放在膝上的沙发上要高得多。
我今天早上6点在同一位置写了40分钟的这篇博客文章。
我可以自信地说，在家完成的工作是办公室的两倍。
我完全可以集中精力在这里，并比在办公室时更快地在所有日历块上打勾。
所以每个星期一我在家工作。 星期一是个好日子，因为它确保我在第一天就感到很满意，从而为我在接下来的一周中取得成功做好了准备，这样接下来的几天我就不会太着急，因为我已经做了很多事情。
我向您保证，如果您养成半天在家工作的习惯，那将使您的工作效率提高很多，因为它将使您能够真正专注于工作。 您具有更好的关闭电子邮件，放大和放松的能力，只专注于手头的工作，没有人会打扰您。
如您所见，更好地进行时间管理的秘诀在于确保您知道自己必须做的事情（不应该这样做），找到合适的时间去做，以及通过对以后发生的所有其他事情不予回答来保护时间。
如果您选择做得好，成功的时间管理将在您手中。
您的时间管理技巧有哪些？
该帖子最初发布在我的博客上， 网址 为 www.iliyanastareva.com
