因此，既然我们已经讨论了为什么需要改变对生产力的观念，那么我们需要谈论如何提高生产力。
向任何人介绍生产力和时间管理方法时，我遵循五个一般步骤。 步骤看起来像这样：
- 认识你自己
- 选择您的生产力方法和工具
- 开始使用任务管理器
- 研究所每周评论
- 根据需要更改
让我们深入步骤。
认识你自己
我实际上将此称为生产力过程中的一个步骤，这似乎有点不公平。 毕竟，知道自己与生产力有什么关系？
好吧，事实证明……这就是一切。
生产力系统应个性化。 这不是将自己塞进不合适的模具中的过程。 相反，您需要选择适合您的个性和偏好的系统和工具。 因此，了解自己是此过程的基础步骤。
当我第一次与客户坐下时，我会与他们交谈，以了解他们的个性和喜好。 我问客户他们是否知道自己的Myers-Briggs人格类型（以及是否看起来很合适）。 我问爱好。 我问他们的工作空间通常是完全清理掉还是成堆地组织。 所有这些问题都可以帮助我针对该个人量身定制建议。
但是，如果您自己找到生产力系统，您如何知道从哪里开始呢？ 我建议在以下问题上给自己打分，等级为1到10，其中一个“根本不/很少”，而十个则“非常/非常重要”：
您喜欢多少计划？
您是如何注重细节的？您喜欢探索细节吗？
你自发性如何？
灵活性对您来说有多重要？
您对日常计划有多少控制权？
您对家务和组织负有多少责任？
前两个问题是生产力系统中的主要决策者。 如果您喜欢计划并喜欢探索细节，则需要一个能够深入研究细节的系统。 但是，如果您处于该范围的另一端，则可能需要更通用的系统。
灵活性和自发性因素与前两个问题类似。 更加注重细节和规范的系统可能不适合那些喜欢自发的人。 系统可能还需要考虑灵活性以适合个人。
最后两个问题考虑您的日常职责。 如果您对日常计划的控制很少，那么一些生产率建议可能对您不起作用。 而且，如果您在家中承担许多职责，您的系统将需要足够的多功能性来涵盖您的所有角色。
选择您的生产力方法和工具
因此，我们对可能适用于我们的方法类型有了一个想法。 但是在细节方面，您可能会感到有些迷茫。 毕竟，这里有数百种“生产力方法”，还有数千种工具，技巧和技巧。
下面，我概述了一些生产力方法的基础知识以及一些入门工具。 不要将其视为详尽的清单，而应将其视为“生产力101”细分：
生产力和时间管理方法：
这些系统概述了如何提高生产力的许多原则。
完成事情（GTD）：
完成事情可能是最有名的生产力方法。 该方法由David Allen开发，并在《 Getting Things Done》一书中进行了介绍。 该系统强调将任务分解为小步并进行定期审查。 对我来说，GTD确实提供了一个相当具体的框架，但没有太多结构。 一些细节可能会让您不知所措，而一些建议对于普通人来说很难坚持。 但总的来说，我认为值得研究，只要您“选择”系统的哪些部分为您工作，而不是强迫自己坚持一切 。
禅定（ZTD）
Zen to Done自称是“ GTD的简约版本”。对于那些认为GTD有吸引力但缺乏结构的人，ZTD可能是一个不错的选择。 它着重于养成习惯，从长远来看肯定有助于巩固您的生产力系统。 目标设定还注重简单性和前瞻性。 《 Zen to Done》这本书也很短，对于那些时间短的人来说是一本很好的书。 但是，由于ZTD一次只关注一种习惯，因此有些人可能会因“完全”实施该系统所花费的时间而感到沮丧。其他人可能一次只关注一个目标而感到受限制。
个人看板
这是Jim Benson和Tonianne DeMaria Barry开发的一种非常直观的时间管理方法。 巴里和本森（Barry and Benson）的著作《个人看板 》 （Personal Kanban）深入概述了这些原理。 但是，基本设置由可视板（带有粘滞便笺的白板或类似Trello的数字工具很好地工作）组成，您可以将其分为三列或列表：“待办事项”，“正在执行”和“完成”。有些人甚至可以添加“待办事项”列（您已延迟的任务），但其他人则将其与“待办事项”列表结合在一起。 从那里，您可以决定“执行”任务的限制（严格的看板信徒建议最多三个）。 为了专注于新的“正在执行”任务，必须在“完成”列中“清除”任务。 该系统非常适合对工作进行优先级排序和可视化，对于那些容易被冗长的工作清单淹没的人来说，它是一个绝佳的选择。 但是，当试图跟踪多个项目时，它可能会变得很复杂。
首先选择一个您要尝试的系统。 如果需要，您始终可以切换到另一个系统。
工具：
这些是可以用来提高生产率的过程。
番茄法
有趣的琐事：这项技术的创建者Franceso Cirillo在此策略的最初开发中使用了番茄形的厨房计时器，这使他使用了意大利语中的番茄一词。
该技术包括将您的工作压缩为25分钟（通过使用计时器），然后休息5分钟。 表演了四个“番茄”之后，您需要休息20到30分钟。
25分钟听起来对您来说太短了吗？ 一种类似的方法是工作52分钟，然后休息17分钟。 Pomodoro技术非常有助于保持专注，特别是对于复杂的工作。
吃青蛙
这项技术的名称据说来自马克·吐温的一句话：
“早上要先吃活青蛙，在接下来的一天中，您的情况不会更糟。”
从本质上讲，您每天早上要做的第一件事就是最大的（或最不愉快的）任务。 由于意志力是早晨最强的力量，因此可以帮助“完成”任务，如果您在当天晚些时候尝试执行这些任务，则可能会推迟。
艾森豪威尔矩阵
据报道，艾森豪威尔矩阵被美国前总统使用，其重点放在优先次序上。
在此技术中，您将绘制一个框并将其分割为四个象限。 从那里开始，您将任务划分为四个类别：紧急和重要，紧急但不重要，非紧急但重要且非紧急和不重要。 每个任务都放置在一个特定的象限中。
艾森豪威尔矩阵非常出色，可以清楚地说明您应将日常工作重点（重要和紧迫）以及应花时间集中精力的任务（重要但不紧急）以及在可能的情况下应委派的任务（不重要的任务，紧急或不紧急）。
不要束缚
该技术最初归功于Jerry Seinfeld给年轻的喜剧演员的建议，该技术包括确定您要执行的一项任务，然后在您每天执行该任务以创建“链”时在日历上标记“ X”。非常适合强调习惯养成
由于这些是非常简单的实施技术，因此您可以随意使用。
开始使用任务管理器
因此，在确定系统和首选工具之后，下一步就是开始使用任务管理器。 这可能是一个应用程序，例如Todoist（我个人最喜欢的应用程序），Things 3，Omnifocus或Habitica，或者是计划者（如果您更喜欢纸笔方法）。 同样，您可以通过使用数字任务管理器和计划器来创建“混合”任务管理器，但是将它们专用于不同的任务。
使用任务管理器应用程序，重新安排任务和过滤待办事项列表要容易得多，因此您仅能看到自己当时所能完成的任务（David Allen在“完成事情”中称为此上下文 ）。 但是，可能很难对应用程序中的所有内容进行“头脑风暴”。
纸和铅笔的主要缺点是不像数字格式那样容易更改。 但是，它具有很大的灵活性优势。 使用数字系统，您将不得不遵守应用程序的规则。 但是，使用纸和笔，您可以创建自己的模板，从他人那里购买预先创建的模板，或者只是徒手绘制一切。
就个人而言，我更喜欢混合系统。 我使用任务管理器应用程序（Todoist）来执行日常任务，并使用纸和铅笔计划程序来进行每周评论（我们将在稍后讨论）。 我的建议是从数字或模拟开始，并探讨您的优缺点。 如果需要，可以合并一个混合系统，或者完全切换到另一侧。 这一切都取决于您寻找最合适的选择。
研究所每周评论
每周审核的概念直接来自“完成工作”。 这是我认为每个人都应该实施的GTD系统的一部分。 为什么？ 每周的评论可帮助您束缚上一周的松散结局，为下周做好准备，并让您清楚自己遇到的其他杂项任务。
本质上，每周审查包含四个步骤：
第一步是回顾前一周，确定是否有任何“松散的结局”需要捆绑，或者是否有任何待解决的待办事项需要移至以后的日期。
第二步是检查日历上即将到来的一周（并通过任务管理器），以弄清楚需要做些什么。
然后，第三步是使您的脑海空白（“大脑转储”）。
最后， 第四步是对前一周的项目，下周看产生的项目以及“大脑转储”中产生的项目进行分类，然后使用这些项目更新任务管理器和日历。
虽然我确实认为每个人都应该进行某种形式的每周审查，但我不认为确切的格式应该对每个人都相同。 只要您已经完成了上述四个步骤，审核就需要多长时间，或者是否使用纸笔，铅笔或数字方法来完成它都无所谓。 使用这些步骤作为基本框架并…
根据需要更改
我想将其作为生产力过程中的实际步骤，因为它被忽略了。 人们通常会尝试使用相同的方法和工具，无论生活中发生什么 。 然后，当他们对系统的依从性开始下降时，他们会自责。 他们加倍努力保持步调一致，如果他们不能“坚持下去”，就会越来越沮丧。
如果您一直对系统非常关注（是的，我确实建议您先“翻倍”至少一两个星期，如果您觉得自己在“滑倒”），但仍然存在问题，很可能是不是您的坚持，而是系统。 请记住，所有好的生产力系统都应具备发展的能力。 但是您必须花时间评估系统的运行状况以及是否需要更改。 我建议在处理以下内容时进行此类评估：
- 任何重大的生活变化
- 任何时候看起来您像在“滑倒”并坚持使用系统
尝试不同的调整，直到您采用新的“最佳”系统，然后根据需要重复。
因此，我们降低了生产力系统的基础。 我们知道如何根据自己的个性量身定制工具和方法，使用什么任务管理器，为什么以及如何执行每周审查以及为什么我们需要根据需要调整系统。 下周，当我们要谈论深入……工作时，请停下来。
