为您的团队选择合适的项目管理工具

对于使用Google云端硬盘的团队，通常，完成任务的最后一步是进入Google文档，单击共享链接，然后将其粘贴到Trello或Asana项目中，然后将其共享给Slack。

在Trello上附加链接

在Trello上，每个卡都有一个附件部分，您可以在其中添加附件。 对于Google文档，您可以在其中粘贴一个链接。 这些文档保留在本节中以供参考。

在Asana上附加链接

在Asana的页面顶部，有一个名为“文件”的部分。将文件附加到特定任务时，只要在“文件”部分中，该文件就会随该任务一起显示。

在Ripley上附加链接

在Ripley上，每个文档在您的工作区上都有自己的帖子。 每次有人处理文档时，文档的角落都会弹出一个通知气泡，就像您在手机上的应用程序上收到通知时一样。

如果单击此气泡，将立即转到该文档的“ Feed”，其中将存储对文档的所有注释和编辑以及分配的任务。 如果单击特定的注释/编辑，Ripley会将您带到其确切位置，因此您无需滚动所有内容即可找到特定的内容。 这样一来，您的项目管理工具和文档内部就不会花费很多时间。

相反，团队成员在主工作区提要上分配简短任务，然后所有通信都在正在处理的文档内进行。 分配任务后，该任务会自动添加到团队成员的个人仪表板，并且最后期限也会自动添加到他们的Google日历。

正如我们在定价部分中提到的那样，如果您想要Trello和Asana的顶级安全性，则向您收取更多费用。 没有安全性，竞争对手可能会窃取您的文件，或者黑客可能会窃取您的客户数据。 这是非常重要的考虑因素，在线上在其他平台上共享Google文档时，数据安全风险也会增加。

使用Ripley，您的所有文件都可以在Google的安全系统中组织和共享。 您不必担心项目管理工具的单独安全级别来保护文件或为此功能支付额外费用。

在里普利（Ripley），我们有一种非常具体的方式来设置董事会，以最大程度地提高项目的生产率并简化沟通。 我们是一家小型企业，我们的许多团队都在远程工作，因此文件的易于访问性，清晰的任务分配以及高度的安全性是我们团队在时区有效运作的关键。 当您寻找项目管理工具时，它实际上是在寻找最适合您和您的团队的系统。

请注意：如前所述，眼睛从左读到写，所以我们本能地首先看向左。 以下面板按从左到右的高优先级到低优先级/较少时间敏感的顺序排列。

我们主要的市场营销工作区委员会被组织来监督我们的整体营销策略以及为实现该策略而我们正在努力的各个部分：

• 准备进行审核和反馈：这些是准备进行审核的草稿。 我们的经理非常忙，因此他们可以快速检查工作区板，查看正在保留的内容并需要他们的批准，查看文档并将其移至下一个草稿。
• 进行中的工作：这些是当前正在生产的工作文件。 尽管尚未准备好进行审查，但是这使整个团队可以查看正在执行的操作并获得即将进行的步骤的概述。
• 已完成/实时/保留：这适用于当前未处理的文档。 有时这是因为它们不是优先事项，而有时是因为这些文档位于我们的博客或网站上。 它们在这里是为了方便访问，但位于当前活动工作空间的一侧。
• 战略文档：这些文档着眼于大局：我们的流程是什么，何时将创建什么。
• 数字资产：这些是我们在不同活动中使用的徽标，图像等。 通过将所有这些信息提供给团队，我们就不必彼此ping通以获得徽标或背景图像等。

我们为开发人员团队设计的主要工作区板旨在快速冲刺，以完成新功能并修复错误：

• 准备部署：这些任务已通过测试阶段，可以投入使用。
• 已完成：已完成但尚未测试的任务。
• 质量检查：这些是需要测试的任务。 如果一项任务已经过测试且无法正常工作，我们将记录该问题并将其移至“ Sprint待办事项”列。
• 已屏蔽：这是我们的开发人员由于缺少副本，图像或其他资产而无法完成任务的时候。
• 进行中：任务开发人员当前正在处理。 我们试图在此列中将每个团队成员的任务最多最大化两个，以便有效地确定团队当前的工作量。 所有其他任务都在下一列中。
• Sprint待办事项列表：这些任务仍需要完成，但目前尚未处理。
• 上线：这些是已完成，测试并上线的任务。

就像许多在网上进行自我营销的公司一样，内容营销是我们战略的重要组成部分。 对于不同的草稿，这涉及很多来回操作。

• 准备进行审核：这些已完成的草稿可供审核。 审阅完成后，审阅者添加评论并为下一个草稿分配任务。
• 进行中的工作：这些是当前正在处理的草案。 评论文章后，将回到本专栏。 这样，经理就可以轻松查看正在审核和发布的内容。
• 即将到来的草稿：在这里，我们放置已被选为下一个要撰写但尚未开始的文章。
• 想法：每当有文章想法时，我们都会在此处创建具有该想法的文档。 这样，我们就不会遭受“作家障碍”的困扰，并且总是有新的概念适合我们的内容流。
• 直播：本月直播的文章。
• [最后一个月]：一个月结束后，如果我们希望将一篇文章的内容纳入下一篇文章，新闻稿等中，我们会将其作为将来的参考列。

从与许多Ripley当前用户的谈话中，对于拥有客户的B2B用户，他们已经表达了他们对我们工具的热爱，该工具使他们能够将客户包括在项目管理工具中而无需支付额外费用。 对于他们来说，这是一个很棒的功能，因为他们可以将他们的客户包括在项目管理过程中。

通常，他们会建立一个内部工作区，在此工作区中，可交付成果与客户的观点分开处理，然后再建立另一个工作区，在此他们发布准备好客户反馈和批准的任务。 下面是后者的示例：

• 准备进行审查：这些是我们希望客户审查和评论的可交付成果。 我们目前与客户有联系的Ripley用户已经表示，Ripley自动将任务添加到他们的客户（和自由职业者）日历是多么好，这样他们就不必在需要审阅或临近截止日期时对它们进行ping操作。 取而代之的是，里普利（Ripley）为他们负责。 因此，将文档发布到此列中后，他们将添加一个任务并将其分配给其客户，并规定截止日期。
• 进行中的工作：客户查看了文档后，将在本列中返回该文档以在内部进行处理。
• 策略文档：在这里，他们将发布原始的可交付成果，包括项目的时间表，商定的可交付成果等。此外，所有计划文档也都放在此处。
• 数字资产：客户将向他们发送徽标，设计内容，新闻资料袋等，以供参考以完成任务。
• 搁置：与客户讨论后，这些项目搁置直至另行通知。
• 已完成的可交付成果：这些是任何已完成的项目文档，以备将来需要参考时使用。

大！ 您现在拥有了一个组织良好的在线文件共享系统。 您的团队实际上如何在办公室或远程使用它？

管理项目的一部分，不仅是简化流程以确保达到里程碑，而且还定期进行沟通以完善您的策略并分配下一步。 当在不同时区进行远程工作时，这一点尤其重要。

在Ripley，我们几乎不使用电子邮件，并且主要通过Slack进行日常交流。 最重要的是，我们已安排在星期一，星期三和星期五举行快速站立会议。

在星期一，我们确定一周的议程，并确保我们清楚每个人的任务。 在星期三，我们会提供快速签到电话，以查看是否有需要进一步澄清项目的障碍或领域。 星期五，我们讨论了该周完成的所有任务，提供反馈，并讨论了如何改进自己的工作。 这有助于我们保持同步，并确保团队没有任何障碍。

除此之外，Ripley可以自动完成哪些较小的任务，何时需要反馈以及截止日期。 在两次调用之间，我们在正在处理的每个文档的提要中互相分配任务，还可以查看工作区以查看人们当前正在处理什么，然后单击文档以检查进度。

Trello专业人士

• 灵活： Trello可以为许多不同类型的公司和项目工作。 看板板是组织项目的理想选择，无论您身处哪个行业，无论是内容营销，咨询，产品开发，供应变更管理，客户关系管理，您都可以！
• 无限的Trello卡和您可以邀请的人：您想参与项目的卡和人员数量是无限的 ！
• 视觉大图：很容易看到正在发生的一切以及项目的进展情况。 这对于快节奏的项目特别有用，因为您可以看到即将发生的事情，现在正在做的事情以及准备进行审查的内容。
• 免费：免费版本不需要信用卡。
• 使用简单：注册和开始工作非常容易！ 看板模型非常直观。
• 随时随地访问的应用程序：有适用于iPhone和Android的应用程序，因此您可以在不在办公桌前访问Trello。

特洛洛·康斯

• 跟踪具有数百个任务的项目：看起来是一种很好的组织方式，当您有多个团队成员将多个任务添加到一个董事会时，突然变得极度混乱。 突然间，您发现自己正在滚动查找卡片，而使用项目管理工具的整个目的就丢到了窗外。
• 各个团队成员的状态更新：在单个级别上很难确定下一个任务是什么以及跟踪截止日期。 trello在展现全局方面做得很好，而对于团队中的每个人而言，他们对于任务是什么以及接下来应该做什么一无所知。
• 截止日期：虽然Trello非常适合查看快节奏的项目进度，并且您可以为每张卡设置特定的截止日期，但是这些截止日期在Trello董事会中可能会丢失。 团队成员每天没有定期提醒他们接下来要做什么，因此他们必须在截止日期之前继续组织Trello董事会，掌握他们在每张卡上显示的位置，然后记住下一步是什么。 同样，如果最后期限是“尽快”，则Trello很好，但是对于特定日历上的更多长期工作而言，Trello不好。
• 昂贵：对于企业而言，您可能希望升级至每人9.99美元的版本，而且价格可能会很快上涨，特别是如果您想与自由职业者或客户共享董事会。 通常，使用Trello的公司必须通过电子邮件向客户和自由职业者重新编写状态更新，而不是在项目管理工具上直观地向他们显示过程。 与时间在项目管理工具布局中可见相比，这是浪费时间，并且通常使电子邮件中所写内容更加混乱。
• 必须为日历集成支付额外的费用：您必须为Trello上的其他加电功能支付费用，并且日历加电是这些附加工具之一。

体式专业

• 直观的界面：对于习惯于编写待办事项列表的人员，Asana在项目组织方面非常直观。 您可以轻松地将所有任务“大脑转储”到列表中，并将这些任务分配给具有截止日期的特定团队成员。 像Slack一样，它也有一个侧边栏来帮助您在项目之间进行切换。 侧边栏可以包含数十个不同的团队和项目，您可以轻松地访问它们。
• 非常适合长期项目： Asana的结构非常适合有长期项目并且需要按月或按阶段设置任务的情况。 它可以帮助您清楚地看到特定期限内所需的所有步骤。
• 轻松查看对您的要求：在Asana上的“项目”部分中，您可以按分配给您的任务进行排序，以查看在项目的每个阶段接下来要做什么。 您还拥有自己的个人收件箱，您可以在其中查看这些任务和团队中发给您的消息。

体式缺点

• 难以一目了然：虽然list方法非常适合通过待办事项列表或日历查看项目的特定部分，但是当您拥有多个部分时，很难直观地看到它们如何组合在一起并成为一个整体完成的项目。 由于它是垂直设计的，而不是按列设计的，因此，如果您的项目有大量任务，则必须向下滚动以查看所有内容，而不是一页查看所有内容。 Asana现在非常专注于当前，但是这使得查看项目的进度变得更加困难。 他们有看板看板选项，可用来查看项目，但这有点像试图将正方形拟合成圆形：这并不是他们的系统真正起作用的方式。
• 手动附加来自Google云端硬盘的链接：在任务上，您可以附加Google文档，并且可以在讨论中@将该任务链接回Google云端硬盘，但是在您的Google云端硬盘和原始链接中都没有发生文档很容易被您的对话所掩盖。 有一个用于“文件”的选项卡，但是此部分的格式是画廊设置，因此对于超过6–9个文件，您必须开始滚动浏览所有内容以找到所需的文件。 它没有任何形式的组织。
• 太多的排序方式：尽管拥有选择权可能很棒，但太多的选择会导致决策瘫痪。 在Asana主页的顶部，您可以通过以下方式查看工作项目：列表，对话，日历，进度和文件。 现在，想象一下当您的同事向您发送消息时：“您是否看到过Sarah对新草案的评论？”您要去哪里找到他们在说什么？ 这使得团队很难停留在同一页面上。
• 难以使用： Asana比Trello复杂得多。 这意味着，如果您的所有团队成员都接受了所有功能的全面培训并正确使用它们，则您可以做更多的事情。 实际上，这意味着新团队成员需要更长的入职流程，这对于与客户和自由职业者共享项目不是一件好事，并且如果您的员工没有花费必要的时间来完善他们的使用，它也不是理想的工具。
• 与Google分开的日历功能： Asana上的日历未连接到您的Google日历。 与Ripley不同，它不会在任务的到期日自动在您的Google日历中发布任务。 相反，Asana为您的团队提供了自己的独立日历。 您可以将其连接到Google日历，但是团队中的每个人以及您工作的所有客户或自由职业者都必须手动将两者连接。 这不太可能，这意味着您的客户将没有任务提醒，可以在截止日期之前直接在其Google日历上查看您的作业，而您将不得不通过电子邮件提醒他们截止日期。
• 为客户和自由职业者的访问付费：与Trello一样，由于它是按用户付费的系统，因此，您必须为客户和自由职业者进行访问付费。 如果您加起来浪费了员工的时间，那么这笔费用很容易累加，写出冗长的状态电子邮件更新给客户也很容易花费很多。

这确实取决于您团队的需求。 每个公司都有不同的沟通方式，每个团队都有自己的协作风格。 我们希望通过本文，我们可以帮助您为团队和需求选择最佳的项目管理工具。

如果您对Trello和Asana还有其他疑问，请随时访问他们的网站。 如果您对Ripley有任何疑问，请随时直接与我们联系，或注册与您将遇到的最优秀的人之一免费咨询！ 我们很高兴听到您当前使用项目管理工具所遇到的困难，带您逐步了解Ripley，并开始使用工作区。

最初在 ripleyhq.com上 发布 。