人们普遍认为项目管理并不容易。 项目经理面临多重挑战-创建报告，时间紧缺，管理资源和预算-清单还在继续。
项目管理工具通常可以帮助缓解或消除这些挑战。 但是，实施项目管理软件可能会带来挑战。
SharePoint是管理项目的绝佳解决方案。 协作变得容易，并且提供了高度的灵活性，对项目经理有吸引力。 但是错误很容易发生，有可能使项目脱轨。
下面是将SharePoint用于项目管理时应避免的4个常见错误。
使用SharePoint进行项目管理应避免的4个错误
1.不提供培训
SharePoint是一个相对简单的工具。 但是，假设每个人都知道如何使用它（尤其是用于项目管理）会是一个错误。
缺乏熟悉会导致采用率低，这可能会导致项目出现许多问题！
提供培训是避免混乱并让您的团队使用SharePoint的好方法。 SharePoint Maven概述了SharePoint培训很重要的10个原因，总结了不提供培训是错误的一些关键原因。
- 在SharePoint中有很多方法可以做一件事情，因此用户需要了解SharePoint导航。
- 没有人喜欢改变。 如果用户对其他系统感到满意，则可以拒绝使用SharePoint。
- 新功能需要新的培训。 永远不要以为人们知道如何使用新的SharePoint功能。
- SharePoint不是Dropbox； 它不仅仅是一个文件共享系统。
- SharePoint并不总是那么容易。 培训将有助于简化过渡。
BrightWork提供的免费SharePoint项目管理模板是在SharePoint上开始管理项目的好方法。 该模板为预先计划的项目站点提供了使用SharePoint创建，跟踪和报告项目所需的一切。
为了帮助您使用免费模板，我们还创建了用于在SharePoint上管理项目的综合指南。 本指南包含4章：
- 协作项目管理：概述。
- 为什么要使用SharePoint进行项目管理。
- 如何在SharePoint上管理项目。
- 如何提高用户对SharePoint的项目采用率。
免费模板和SharePoint项目管理指南都是很好的教育资源，将有助于用户采用并提高SharePoint的熟悉程度。
2.没有项目陈述
项目声明是您在项目开始时需要的宝贵文件。 它捕获并定义了项目的各个方面，并列出了交付成功项目所需发生的事件和任务。
使用项目声明有很多好处：
- 为项目经理添加结构，并允许他们保持项目进度。
- 向可能在以后加入项目的人员提供上下文。
- 创建关键日期和时间表的可见性。
- 有助于避免项目上的冲突，如果确实发生冲突，则可以解决。
不向您的SharePoint项目网站添加项目声明会导致项目出现问题。 没有一套明确的指导方针和愿景，该项目注定会陷入困境。
也许您的项目声明是SharePoint库中的项目文档，或者它是内置的SharePoint Wiki-无论哪种方式，请确保都包含此重要的项目文档。
3.无文件治理
我们都去过那里。 处理已经在整个团队中传递的文档，每个文档都进行编辑，保存并使用新名称共享。 最终，原始文档丢失了，造成了混乱。
解决此难题的方法很简单-使用SharePoint文档库将所有项目文档存储在一个地方。
接下来，在开始工作之前，添加一些关于在项目中应如何编辑和命名文档的明确指南。
请尝试以下步骤：
- 在项目开始时，上传相关的项目文档。 这些可能是空白的，并且在项目的整个生命周期中都在开发，或者它们可能已经包含重要的信息。
- 为每个文档设置一个名称。 例如“硬件升级预算”。
- 确保所有团队成员都知道他们只应使用库中的文档。 无需保存和重命名更新的版本。
- 例如，“硬件升级预算”不应成为“硬件升级预算-已修订”。
- 最后，定期监视文档库可以帮助防止这成为问题。
管理文档的另一个方面是控制权限。 在这里，我将不做过多介绍，但是使用SharePoint，您可以确保仅对需要这些文档的人员可用。
4.没有沟通计划
如今，有许多与团队成员进行交流的方法。 但是，如果没有计划并且信息来自四面八方，那么很难跟踪相关的对话。
您可能会犯的最大错误之一是，没有一个清晰的计划来计划人们在工作项目时应该如何交流。 太多的工具导致混乱。 没有工具会导致通信中断。 这是关于找到合适的平衡点。
SharePoint具有许多非常适合与团队成员进行通信的功能，尤其是与Microsoft Office软件包中的其他工具进行通信时。
- Outlook-向团队成员提醒有关从SharePoint直接到其收件箱的项目更改。
- Microsoft Teams —将新选项卡添加到MS Teams频道，以简单地访问SharePoint项目站点。
- 公告Web部件-立即使项目团队了解项目的最新进展，成就或直接开始与该项目有关的对话。
使用BrightWork，您可以通过创建自动报告来增强与所有项目涉众的沟通，这些报告既可以节省时间又可以使项目团队保持最新状态。
SharePoint是用于管理项目的令人兴奋的解决方案。 许多组织没有充分利用该平台的全部潜力。 但是，像任何其他解决方案一样，错误也会（并且很可能会）出现。 知道SharePoint for Project Management的潜在错误将确保您的项目保持正常。
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