在平板电脑，电话和在线服务的数字时代，令人惊讶的是，如此多的企业仍然使用纸质表格。 是时候放开纸了。 无论您要无纸化以节省树木，节省金钱还是节省时间（甚至只是因为您的老板要求您这样做），进行无纸化旅行并不总是像您想的那么简单（但完全值得）。
选择退出论文（以及为什么要这样做）
丢纸并不是一件容易的事，但是在使业务现代化，提高客户满意度和优先考虑底线时起着至关重要的作用。 因此，就像在周末之前完成“待办事项”清单一样，或者在倾盆大雨中walking狗时，拥抱无纸化工作场所是一项必不可少的工作，这对所有人都有利。
在这一点上，您可能会脑子里塞满每个装订夹，书架和文件柜，里面满是公司表格和文件，想知道从哪里开始。 幸运的是，您已经完成了第一步也是最重要的一步–决定要改善您的工作生活，无纸。
下一步需要持怀疑态度的人和认真的研究–选择一个数字化您的业务表格和文档的平台。 选择数字解决方案时，需要考虑以下几个方面：
时间和成本的影响
无纸化可以节省时间和预算，因此在选择数字平台时，请考虑团队需要投入的时间。 这个平台会要求我对员工进行再培训吗？ 该平台将如何合并我当前的文档？
如果平台要求您的企业完全重新设计其表格和文档，请当心。 数字解决方案应迎合您现有的业务文档，从而节省您的时间（无需重新培训，也无需浪费时间重新设计功能完善的文档）并减少工作量。 通过选择可复制现有表格和文档的数字文档解决方案，您的企业可以避免潜在的干扰，并在引入无纸化计划时减少混乱。
文件品质与完成
不要满足于无纸化。 选择理想的数字解决方案后，无纸化不仅意味着放弃大量纸质文件和切实的归档需求（尽管这很不错！）。 您的新数字文档还应提高文档完成率，提供更好质量的数据并提高效率。
选择数字平台时，请密切注意可用的字段类型和功能，以优化数字文档。 从草图，地图和图像功能到自动计算和简单逻辑，这可能意味着任何东西。
和别人一起玩
如果数字文档收集的数据与您的其他关键业务系统和应用程序保持隔离，那么数字文档有什么用？ 确保您的数字解决方案具有与其他对您的业务运营至关重要的平台集成的能力。 将您的数字文档与其他业务系统集成在一起，使您的业务不仅可以避免对收集的数据进行密钥输入，还可以立即将操作的每个角落与实时信息同步。
要使操作保持最新状态，还要求关键人物和部门能够立即访问已完成的文档和已提交的数据。 选择平台对文档进行数字化处理时，请优先考虑信息共享功能和捕获数据的可用性（这可能意味着从自动文档共享功能到即时数据访问）。
客户就绪的结果
选择无纸化解决方案时要考虑的最重要因素之一是文档的最终面向客户的输出。 许多数字文档解决方案将收集您的业务数据，并产生不专业的度量标准，无法为客户所用。 寻找一种数字解决方案，优先考虑捕获数据和最终文档的专业输出。
世界的一部分
考虑无纸化解决方案时，另一个关键因素是您的数字文档在日常业务中的表现。 您的员工流动性大吗？ 文件是否经常在几乎没有信号的区域内完成？ 客户和合作伙伴是否愿意填写文件，还是希望进行合作？ 如果数字解决方案不能适应您的业务环境，那么它不是您的解决方案。
无纸和骄傲
无纸化是一个令人生畏但有益的旅程……您可以轻松地通过正确的平台征服这一旅程。 您的数字无纸文档解决方案应该适应您的工作生活方式（反之亦然）。 选择无纸化平台时，请记住要优先考虑移动/设备功能，文档共享需求以及工作环境的性质。 考虑到这些关键因素，您就可以很好地实现数字目标。 祝好运！
