当项目管理工具的工作量超过实际项目本身的工作量时，您就知道自己遇到了麻烦。
现代企业因能够扩大到30,000英尺来获得全景，然后回到坚实的基础并投入工作而生死攸关。 尤其是对于技术团队而言，一小步的失误可能会使整个事情变得很糟糕，因此跟踪项目进度并知道下一步该做什么的能力至关重要。
正如顾问兼作家吉姆·罗恩（Jim Rohn）所说的那样： “要么运行一天，要么运行一天。”而且，如果没有正确的工具，那一天就像是用压路机在运行。
那么，我们如何赋予我们看似超人的能力，使其能够一次查看项目的所有部分并在正确的时间进行正确的调用？ 进入，全能的项目管理工具 。
正确的项目管理工具可让您组织团队以尽其所能。 它使您可以计划冲刺或任务，并跟踪谁在做什么，以确保您以最有效的方式工作。 简而言之，无论海浪撞击到多高，它都可以使您的头保持在水面之上。
但是，仅仅选择您的工具并停止运行还不够。 适合您的团队的项目管理工具是正确的，因为它适用于您的团队 。 无论那里有什么选择，无论您选择什么，都需要具有适合您的特定功能。
让我们看一下全球顶级团队实际上正在使用的一些最受欢迎的工具，然后深入探讨更重要的部分：为什么使用它们。
为了在现代商业世界中脱颖而出，您需要与众不同且令人兴奋。 但是，您经营业务的方式当然不需要。 这并不是说我们都应该用完并复制Apple，Facebook或Amazon所做的事情—而是从伟人如何通过大规模项目并按时完成预算的过程中汲取灵感而感到羞耻。
本·梅兹里希（Ben Mezrich）在《偶然的亿万富翁 》一书中写道：“企业应该效法他人的成功和失败，并从中汲取教训，以更好地理解和预测自己的成就和失败。”
因此，让我们先来看一些当今最著名的人物，以及他们使用什么工具来保持团队的正常运转。
您如何跟踪全球数以百万计的驾驶员，为他们构建最佳工具，以及管理一家市值690亿美元的公司的日常运营？ 对于Uber的技术团队而言，一切都归结于Asana（一种由Facebook联合创始人Dustin Moskovitz创建的项目管理工具）。
使用Asana，您可以清晰，清晰地完成基本的项目管理需求。 基于Web的工具可让您的每个团队创建自己的独立工作区，然后将正在进行的项目和任务填充到它们中。 跟踪每个任务，并通知用户影响它们的更新和更改，其最终目标是确保每个任务都有明确的下一步准备。
虽然Asana是功能非常强大的全方位项目管理工具，但它特别强调跟踪从项目到招聘到代码中的错误的所有内容，这就是为什么您会在数十亿美元的公司团队中使用它的原因AirBnB和Pinterest。
CNET每月在全球拥有超过2亿读者，是网络上阅读量最高的技术新资源。 CNET成立于1994年，从少数几个以科技为主题的电视节目迅速发展成为一个由评论网站，博客，视频和播客组成的在线帝国，并在2000年代后期被CBS以数十亿美元的价格收购。
任何主要的媒体网络都需要一个认真的项目管理工具来保持运行。 对于CNET，这是Planio —一种非常灵活的项目管理工具，建立在Redmine开源项目之上，并针对具有集成Git和SVN存储库，附加安全性，团队聊天和服务台的技术团队进行了优化。
CNET内容解决方案的高级解决方案顾问Luis Ferrao解释说：“我需要确保我们的项目正在向前发展，而Planio的路线图视图使我一目了然。” “我们团队所做的一切现在都在Planio中完成。 这是我们的主要工作流程工具。 在这一阶段，我们已经创建了数以万计的问题。”
Dribbble是最初的面向设计社区的在线展示平台，现已拥有近五百万个设计作品集，并已成为自由设计师的最大潜在客户和联系方式之一。 为了为社区提供与设计师一样挑剔的服务，Dribbble使用Flow来使他们的项目井井有条。
Flow经过专门设计，既简单又快速，并且将其产品描述为“介于您现在正在做的事情和昂贵的企业项目管理系统之间的快乐中间地带。”它非常注重用户体验和注重设计，使其成为完美的合作伙伴运球。
Dribbble产品总监Sarah Kuehnle解释说：“我想要一款能够很好地进行产品管理的工具（供我与CEO一起使用），但更重要的是，该工具可以使单个团队成员的日常工作变得非常简单。”
“ Flow目前确实能很好地完成后者，并且每天都在改善产品管理/路线图方面。 我也喜欢它看起来很棒，因为我整天都在关注这件事。”
Dropbox的技术团队拥有超过10亿的用户，需要竭尽所能来保持服务的正常运行。 他们的选择？ 投寄箱纸。
Paper （顾名思义）是一种内部解决方案，可帮助公司的项目经理捕获，组织和确定问题的优先级，计划冲刺并获得正在完成的工作的实时报告。 尽管它不是最灵活的项目管理系统，但它使他们可以快速工作，并将所有文档，文件和图像保存在中央位置。
“我们需要一种方法来通过文字，图像，代码以及对其他文档和软件工具的引用来快速传达我们的想法，” Dropbox产品经理DJ Chung解释说。 “纸张使我们能够做到这一点。 它还与我们日常使用的其他工具（例如Slack，InVision和Trello）集成，并且还允许我们的团队通过内置的任务管理功能将项目决策和任务放在首位，该功能使您可以将人员和截止日期分配给重要人员。任务。”
从在Kickstarter上完成并启动的项目到成千上万的支持者社区，全球最大的众筹平台都将重点放在协作上。 但是，为了保持自己的团队步入正轨，Kickstarter内的多个小组使用了Trello，这是一种看板式的项目管理工具，可让您创建板卡来跟踪项目和团队的进度。
与更强大的项目管理选项不同， Trello更加直观，侧重于清晰度，可以轻松快速地查看谁在做什么，并了解项目的任何部分在开发中。 在Trello中，每个项目或团队都被分配了一个“委员会”，然后您可以在其中填写卡片的垂直列表。 随着项目在其开发过程中的进展，每张卡都移至下一个列表。
因此，例如，如果我正在使用Trello跟踪此博客文章的进度，则可能会有“想法”，“研究”，“写作”和“已发布”的列表，这样我就知道自己在哪里需要努力。 Trello非常适合以视觉方式跟踪您的项目，并且是Silicon Valley的最爱，Medium，Buffer和ProductHunt等公司也使用它来运行他们的项目。
Ghostery的使命是使浏览网页的时间减少一些。 该公司的免费浏览器插件可检测和阻止您访问的网站上的跟踪技术，以加快页面加载，消除混乱并保护您的数据和隐私。 为了通过不断变化的网络使产品保持最新，Ghostery主要使用Roadmunk和Jira。
Roadmunk是一个网络应用程序，可轻松创建可视化路线图和Gannt图表，而Jira是Atlassian构建的功能丰富的敏捷项目管理工具。
Ghostery产品管理总监Jeremy Tillman解释说：“我们使用Roadmunk来创建我们的产品路线图，这些路线图本质上是广泛的冲程产品战略计划，将在未来6到12个月内扩展。”
但是，在日常项目管理方面，他们选择了Jira。
“特别是，我们使用Jira来创建和管理我们的产品票，这些票可以是新功能，产品改进改进，错误修复或任务的任何内容，” Tillman解释说。 ，“它可能是一个繁重的工具，其庞大而又陡峭的学习曲线可能不适合较小的团队。”
WeWork 200亿美元的巨额估值取决于他们能否将先进的，以数据为中心的见解带入传统（且说实话，很无聊）的租赁办公空间。 为此，他们需要一个项目管理工具，该工具可以为他们在许多不同团队中的每个项目提供高层次的概述，以了解它们如何协同工作。 他们的选择？ 吉拉
Jira是Atlassian构建的功能丰富的敏捷项目管理工具。 重点在于清晰度和协作，尽管您可以细化每个任务，但最大的好处是可以更广泛地查看项目的进度。
WeWork软件工程师Alex Choi解释说：“项目管理工具有很多需求-为团队成员分配票证，按类型分类并按优先级进行标记，设置状态等等。” “在尝试了多种选择之后，我们选择了吉拉。 不是因为我们喜欢它，而是因为它可以满足我们的所有需求。”
尽管过去几年它的跌幅缓慢，但日常交易网站Groupon曾经是行业发展最快的公司之一，在成立后仅16个月就达到了10亿美元的估值。 如今，您可以在Groupon上找到数千家来自本地公司，制造商和度假胜地的折扣优惠，并且每年在网站上处理数十亿美元的销售。
为了管理这种增长水平和增长量，Groupon使用了许多不同的项目管理工具来保持井井有条，包括Basecamp。 Basecamp是最早发布的项目管理软件解决方案之一，已经为团队提供了超过10年的服务。 尽管不必针对技术团队进行优化，但Basecamp确实可以通过将沟通和项目跟踪划分为总部（主要概述），团队和最终项目，使您快速了解正在从事的工作。 Basecamp拥有成千上万的用户，包括9GAG和Harvest等公司。
作为全球最大的内容平台和制作人之一，可以肯定地说，Netflix拥有多个随时需要跟踪的项目。 从调试和制作价值数十亿美元的原始内容，到为几乎几乎每个国家/地区的近1亿用户维护流服务，Netflix的团队在项目管理方面全力以赴。
对于他们的技术团队，他们选择了Confluence，这是由软件制造商Atlassian构建的项目管理和团队协作工具。 Confluence面向企业公司，旨在为您的团队增加透明度。 它允许您以团队形式创建文档，在上下文中提供反馈并进行迭代直到工作完成。
好吧，那里有。
来自全球9个最佳技术团队的9种顶级工具。 但是，通读该列表，您可能已经开始看到一种模式。
作为一种实践，项目管理已经发展了多年。 所有这些工具都是过去的经理经过时间考验的技术的自然发展。 与开发数字产品的任何人交谈，他们会告诉您同样的事情： 工具只是工具 。 重要的是您与他们的关系。
这就是为什么高层团队仅使用一小部分项目管理工具的原因。 要真正从项目管理系统中受益，您不仅需要知道使用什么，还需要知道如何使用它。
正如Dribbble产品总监Sarah Kuehnle所说：
“我最关心工具对团队的影响。 我很高兴使用几乎所有可以使我的团队保持生产力和快乐的东西。”
因此，让我们看一下所有这些团队所需的顶级项目管理工具功能，以及如何在自己的公司中使用它们。
正确的项目管理始于了解并能够立即看到每个人的工作，因此随着项目的进行，您可以将各个部分整合在一起。 要获得极为重要的鸟瞰图，您需要一个具有任务管理功能的工具，该工具必须组织良好，可高度配置，并且可以随着公司和项目的扩展而扩展。
以下是您在任何工具中都应注意的一些功能：
- 灵活地配置和分配任务，包括设置截止日期，优先级和标记队友
- 通过基于角色的权限控制谁可以从事哪些任务
- 清除由角色和项目定义的工作流程，以确保合适的人知道该做什么并且能够执行其工作
您的工具也不应限制您管理项目的方式。 无论您是使用Scrum和看板进行敏捷开发，还是使用更传统的瀑布模型和甘特图进行顺序计划，您的软件都不应该决定您的工作方式。
寻找一种工具，像看板样式的板子一样，该工具可以为您提供一种快速设计和跟踪冲刺（或您将依次完成的任务）的方法，以及一种可视化的方式查看项目进度的方法。
当著名的管理顾问彼得·德鲁克（Peter Drucker）说“要衡量，要改进”时，他可能还一直在谈论项目管理软件的未来。 为了确保您正在进步和成长，您需要清晰地了解所遇到的项目里程碑以及跟踪问题的能力，以便您可以在走得太远之前纠正路线。
寻找可让您为项目建立更大的“路线图”并跟踪关键里程碑的工具。 这样，您就可以在项目的更大范围内跟踪任务，并确保您现在正在从事的工作为更大的利益做出了贡献。
沟通是协作和运行平稳项目的核心。 但是，在不同应用之间来回切换上下文会减慢速度，或使情况混乱。 尽管并非每个项目管理工具都提供了良好的交流选项，但确实有一个优点使您可以将所有相关对话保持在正确的位置。
而且不要只看实时聊天。 建立知识论坛或在团队项目中发布“博客文章”是一种在不中断工作流程的情况下更新每个人的好方法。
“战略文件又在哪里？”
“您能再寄给我一次我在登陆页面上使用的照片吗？”
我的桌面和下载文件夹已经足够吓人了，因为当我需要关键文件和文件时，必须去寻找它们。
而是寻找一种工具，该工具可让您在需要的文件上载和存储文件，而不管该文件是否附加在任务，项目，问题或博客文章中。 一旦启动，请确保您的工具在所有团队成员和设备之间同步，以确保您始终可以在需要时访问所需的内容。
在上一节中，您可能已经注意到，某些工具更适合您的技术团队，而其他工具则更适合设计，内容或产品路线图。
尽管有一个论点是应该将它们分开，但是当它们分开时，很容易遗漏东西或误解信息。 为了保持您所有团队的透明度，请找到一种可以满足所有人（从开发人员到营销人员）的工具，以便项目中的每个人都可以参与其中并了解正在发生的事情。
为了使您的项目管理环境对开发人员更友好，请寻找与托管Git和Subversion存储库紧密集成的工具，以及将角色访问权限限制为仅知道其工作对象的人员的权限。
成功的项目管理的很大一部分是报告已完成的工作。 这意味着要知道您的项目处于什么阶段，完成了多长时间的任务，以及您是否按时按预算实现了里程碑。
寻找不仅可以提供准确时间跟踪的工具，还可以通过在特定时期内查看时间并将其与估算值相对应的方式来了解该时间。 如果您要按小时向客户收费，或者想向他们显示已完成的工作量，那么这也是一项重要功能。
所有这些功能以及您的所有团队一起在一个地方工作，势必会迷失或放错地方。 这就是为什么项目管理工具提供某种形式的详细搜索以跟踪那些丢失的文件或找到您要解决的问题的评论也绝对必要。
您的项目越大，搜索范围也就越高级。 寻找可以为您提供选项的工具，以限制对项目，日期，位置等的搜索。
找到所需内容的速度越快，恢复构建的速度就越快。
这不仅与您使用哪种项目管理工具有关，还与如何使用它有关。
最适合您的工具具有可与工作流程配合使用的功能，可与堆栈的其余部分集成，并提供有关项目进度的反馈，以便您可以按正确的方向进行操作。
虽然我们都可以从出色的功能中学到东西，但是选择功能强大的项目管理工具最终只能归结为适合您公司的特定功能。 如果您正在考虑进行切换或正在寻找新的东西，请查看上面列出的功能，并确保您选择的任何工具都可以勾选所有框。
如果您正在寻找一个在所有方框中打勾的项目管理工具，请查看 Planio 。 您甚至可以免费使用30天，以了解 Planio 是否适合您的团队。
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这个故事发表在中等规模最大的企业家精神出版物《创业公司》上，紧随其后的是284,454人。
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