我们所有人都参加了无数的会议，这些会议不应该首先举行。 我们是否真的需要召开委员会会议来确定休息室的冰箱应该有多冷？
正如恰当地命名为Ashleigh Brilliant所说：
我们举行会议是为了讨论许多问题，如果我们举行较少的会议，这些问题将永远不会出现。
没错。
尽管如此，会议仍将是开展业务必不可少的一部分。 在有效的会议期间，将传达关键信息，推进项目并建立协作。 问题是什么才能召开有效的会议？ 而且，对谁有效？
尽管它们很重要，但除会议组织者外，很少有人真正准备确保我们召开有效的会议。 相反，我们大多数人闲逛，喝一杯糟糕的咖啡，尽量不要入睡，然后闲逛。 问题是什么才能召开有效的会议？ 而且，对谁有效？
这是我不希望您错过的机会。
通过积极地准备会议，您可以使自己与众不同，并确保至少召开一次有效的会议。 在会议召开之前制定一个游戏计划，您可以取得更大的成就，改善其他人对您和您的工作的看法，并对公司产生更大的影响。
制定游戏计划只需要在每次会议前后花几分钟的时间进行专门的思考。 是的，我知道对于那些认为会议是必不可少的邪恶的人来说，花更多时间参加会议的想法令人震惊。 但是，在会议前5分钟和会议后5分钟花费时间可以将会议从保持清醒的斗争转变为可以促进职业发展的事情。
在本文中，我们将逐步精通任何会议的10个最重要的分钟，以确保每次会议均有效。
会议之前
就像任何优秀的体育教练在赛前做准备一样，您需要花几分钟时间来制定比赛计划，然后再开会。 在该游戏计划中，您必须快速解决4个准备步骤：
1.确定有效会议的目标
会议被认为对您有效的目标是什么？ 收集更多信息？ 更新您的团队的项目状态？ 得到三个基本问题的答案？ 事先花一点时间清楚地确定并概述会议的主要目标，将使您在会议期间保持激光聚焦，并在整个会议中保持正轨。 在大多数情况下，您不想劫持会议，但确实希望有自己的目标。
2.审查机遇与挑战议程
回顾会议议程并记下主要机遇和挑战将使您对会议的目的有一个了解，并使您准备清楚地谈论任何议程要点。 您将知道在哪里输入以及在哪里保持安静。 当您查看议程时，请提出您的问题。 这将使您快速了解问题的核心，而不会浪费任何人的宝贵时间。 请记住，准备有效会议的整个过程只需要5分钟。 不要让完美成为善良的敌人。 通过实践变得更容易。
3.收集适当的资源
不要相信您动摇的记忆会记住会议中的所有内容。 您甚至可能都不记得所有孩子的名字。 收集所有您需要发表权威演讲并采取必要的后续行动所需的资源。 这些项目可能包括：
做笔记的东西（Evernote或OneNote有人吗？）
–日历/计划器
–任务清单/项目计划
–电子邮件软件，用于跟进
– 支持文档
您的目标是彻底参加会议以实现目标。
4.提前几分钟
我们都知道，一个似乎无法准时到达的人。 他们总是迟到5-10分钟，试图显得“忙碌”。不要成为那个人。 迟到会影响您的职业道德和对组织的承诺，尽管围绕守时的不良办公文化仍然存在。 通过提前几分钟出现，您可以向人们证明您对自己的工作充满热情，并且可以为您所做的工作赢得充分的信任。
会议期间
起动库存照片
主动和被动会议参与者之间存在巨大差异。 积极的参与者会参与进来，聆听上下文，而不仅仅是数据，提出有用的问题并提供见解。 一个被动的参与者一直在秘密地看着Facebook模因。 积极的参与者在他们的公司中爬得最快，并能最大程度地完成工作。 当然，有时候您可以做的最有效的事情就是回复紧急电子邮件。 只是知道，您在寻求相反的努力时正在破坏自己。 如果您要去那里，那就去那里。
请采取以下4个步骤来确保积极参与：
1.做足够的详细记录
记录足够详细的注释以保持参与，突出重点的后续行动，见解和需要进一步解答的问题。 它还可以使您避免忘记重要的项目，如果您试图将所有内容都保留在大脑中，那么这很可能会发生（除非您碰巧像“雨人”中的那个家伙）。 我还试图记下我对房间情绪的看法。 它有助于稍后提供上下文。
2.添加或请求见解
我们中有些人喜欢听到我们自己的声音。 抵制诱惑，但绝对可以为讨论增加见解，或者如果您认为实现总体会议目标需要它，可以请他人提出。 如果做得好，人们会不介意您偶尔问一个更狭a的目标问题。
3.保留问题的运行清单
当事情变得混乱或不清楚时，记下笔记，并尝试在会议期间或会议之后进行清理。 无论您做什么，都不要把水弄糊涂，而盲目地希望您采取正确的行动。 这样只会为您和其他所有人创造更多的工作（和更多的会议！）。
4.突出显示会议后行动步骤
您必须先制定后续计划，然后才能完成工作。 但是，如果您在会议期间不突出会议后的操作步骤，则无法创建计划。 根据您的角色，您可能需要将动作分配给其他人或只是跟进。
对于有效的会议，您需要使用复选框或某种方法来捕获会议中的所有操作项。
会议结束后
在每次会议后的5分钟内，快速执行以下4个步骤：
1.将所有行动步骤集中到一处
您可能在笔记中分散了一些操作步骤。 将所有行动步骤收集到一个位置，并记下必须满足的所有截止日期。 如果您在Evernote或OneNote中做笔记，TaskClone是一项很棒的服务，它可以自动将任务从笔记中发送到任务列表应用程序或日历中。
2.与没有参加的人沟通
最有可能的是，您团队中的某人需要从会议中了解一些信息。 花30秒向他人发送电子邮件，向他们提供他们需要了解的详细信息。 这些电子邮件不必成为值得获得普利策奖的史诗论文。 快速而肮脏是游戏的名称。 即使您想稍后发送，也请立即将其写入。 使用牛顿等应用程序以后发送电子邮件。
3.发出任何必要的后续沟通
无论是文件，销售报告，项目时间表还是猫的图片，人们在很多次会议后都会向您索要东西。 会议结束后花一些时间将这些项目发送出去，将立即提高您在同事中的信誉，并使您不会忘记。 更好，代表！
4.提出问题并填写笔记中的空白
除非您有私人管家为您做笔记，否则对于您中的大多数人来说，您的笔记中会有空白。 尝试在每个人分散之前填补这些空白。 是的，人们可能不得不再呆一分钟而烦恼，但这比您在会议结束后用电子邮件讨价还价要好。 他们应该感谢你。
结论
召开有效的会议真的取决于您。 您的同事很有可能不掌握每次会议中最重要的10分钟。 但是，只需花费10分钟的准备和执行时间，就可以将工作效率提高10倍，将职业提高10倍。 几乎在每个级别上都可以轻松应对。
就像办公室的迈克尔·斯科特（Michael Scott）所说，“这是双赢”。
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