综合的全面人寿管理系统
作者： Forte Labs的 Tiago Forte
要了解更多信息，请访问我们的“个人知识管理， 培养第二只大脑” 在线训练营 。
大卫·艾伦（David Allen）撰写的关于个人生产力的书，《全球事物发展》 （GTD）催生了完成事情的关键见解之一，即知识工作者只需清楚地将可采取 行动的信息与不可采取行动的信息分开，就可以立即大量减少信息过载；然后优先考虑前者。
当您查看原始的GTD工作流程图时，这种划分是很清楚的：
不可操作的信息被转移到右侧作为“一般参考”，而被转移到左侧作为“项目计划”。可操作的信息（您必须执行，委派或推迟的工作）沿着中央脊柱向下流动，并且显然是优先。
但是工作的性质正在迅速变化。 我们的组织具有前所未有的特点，包括跳槽，并购，裁员和重组，外包和自动化，严酷的竞争环境，甚至更严酷的启动生态系统。 同时，自由职业者，在线业务和独立承包商的数量呈爆炸式增长。
就我们的目的而言，所有这些趋势都会产生重要影响：员工的平均任期直线下降（几年前，年龄在20-34岁之间的员工只有2.3年）。 我认为这意味着“不可采取行动的信息”的相对重要性正在上升。 现在，我们可以期望在一个组织中仅花费几个月到几年的时间，这意味着我们捕捉，组织和检索我们的想法并将其有效地从项目到项目以及从公司到公司转移的能力变得比以往任何时候都更加重要。 。
在2015年，大卫·艾伦（David Allen）发布了更新版本的《 搞定事情》 ，阐明了这一趋势。 整本书乱七八糟地暗示着艾伦认为GTD的未来以及生产力的东西：他称之为“集成的整体生活管理系统”。
他一次又一次地强调“一个良好的通用参考文件”作为“实施有效的个人管理系统的最大瓶颈之一”的至关重要性。他强调说：“对于我所执教的大多数高管，代表了最大的改进机会之一。”
他继续解释说，尽管这些材料“很少与紧迫性相关，也没有战略性……”，但如果管理不当，“您的精神和身体工作空间将变得杂乱无章，但可能具有相关性和有用性。”他声称，有效的下游系统最终会产生一种“令人沮丧的心理噪音”，这使得任何形式的创造性思维都变得不可能。 我们都去过那里。
“如果您没有一个好的系统来存储坏主意，那么您也可能没有一个可以提交好主意的系统。”
—大卫·艾伦
在由创造力和创新驱动的经济中，没有个人知识管理（PKM）系统意味着您没有充分利用所学知识。 您不是在收集您的想法，也不在它们之间建立偶然的联系。 您不会将最好的想法转移到可靠的工具上，而是将有意识的思想解放出来，专注于创造新的价值。 您可能会成为本·霍洛维茨（Ben Horowitz）在他的著作《关于困难的事情的艰辛 ：一个无内容的雇员》中所警告的人。
艾伦接着列出了参考系统应具备的许多品质：
- “如果您的参考系统不够 快速，功能强大且有趣， 那么您将抵制捕获信息的整个过程 。”
- “关于外部集思广益的伟大之处在于，除了 捕获您的原始想法外 ，它还可以……不断地将 它们反映给您 。”
- “ 使用我们拥有的系统 必须 零阻力 。”
- “……捕获和存储的简便性产生了只写综合症：他们所做的只是捕获信息，而不是实际上 智能地访问和使用它 。”
- “我们需要有一种方法可以通过某种 有效的分类 方式来概述收集的大量信息 。”
但是，这个新领域提出了一个挑战：不可操作的信息世界-长期，异步，开放性的创造性项目研究-非常模糊，没有“干净的边缘”或“下一个物理动作”可言。 在一开始，一个信息到底意味着什么，如何使用，它有多重要，甚至它属于什么类别，都还不清楚。 而且人们越有创造力和兴趣，这个问题就越糟。
创建个人知识管理系统是一个设计问题。 像所有设计问题一样，它必须在多个优先级之间进行权衡和权衡：秩序与偶然性之间的平衡； 在以目标为导向和允许我们的思想将我们带到意想不到的地方之间； 在支持我们现有的观点和用新观点挑战我们之间。 这样的系统需要帮助我们培养罗杰·马丁所说的对立思想，即同时在我们的思想中持有两个对立思想的能力，而又不会增加我们实际完成事情的能力。
Allen指出：“现在可以使用软件来捕获和分类此类信息（并将其与多个设备同步），但确实需要考虑如何构造它以及一些指导行为以使此类信息流通放置在适当的位置，而不是使您的数字环境变得复杂和混乱。”
如果您对开发这样的系统感兴趣，那么我的个人知识管理在线训练营将教您如何选择和设置该软件，创建该结构以及执行这些定向行为。 4.0版将于11月6日开始： 培养第二只大脑：使用Digital Notes捕获，组织和分享您的想法 。
在更新后的书的最后几页中，艾伦（Allen）描述了在这样一种状态和意识状态下生活的感觉，这种生活没有记忆力，因此可以自由思考：
“您不会对任何事情感到困惑-您在午餐会上收集的名片，今天早晨醒来的关于您可能要启动的项目的盘根错节的想法，意外的私人邀请来参加重大会议盛会或您上次体检时的血液检查报告。 您可以为任何类型的潜在有意义的数据创建正确的占位符。 ”
我可以证明这种思想状态是可能的，并且以一种奇怪的方式，它更容易。 它需要了解我们的人性，而不是与之抗争。 它要求寻找减少工作的方法，而不是假设做多总是更好。 这需要自我意识和自我接受，如果我们有勇气面对这些信念，就将我们的有限信念视为爆炸性增长的机会。
但是，所有这一切都始于一个实用的系统来使事情顺利进行-在变得更好之前，必须使它运转。 或正如艾伦（Allen）所说，“……一种让事情浮出水面，并变成客观，可审查的格式的系统- 建立了广泛的思维。 ”
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