每天更好地管理项目的3个技巧
作为创新和信息技术顾问，我同时管理许多项目和计划。 无论您是否从事IT，我都可以肯定。 例如，我管理着一个为我编写应用程序的软件供应商，我管理着洛杉矶发展最快的银行之一的IT和创新团队，还与一个国际同事团队合作，帮助创建创新公司。进入美国。 如您所见，我正在管理性质各异的各种项目。
有很多信息需要管理，而且我无法将所有信息牢记在心。 多年来，我已经开发了自己的最佳实践和捷径，以便能够更好地同时管理更多项目，同时还要确保每个项目都有意义地进行。
如今，即使我们在时髦的共同工作空间中的“零工”经济中工作，我们也不是一个人工作。 我们有客户，有时很多，还有同事。 我们正在与供应商，供应商，合作伙伴合作，最重要的是甚至必须管理自己，家人和朋友！
对于本文，我决定定期进行分解和分析，以希望与您分享对我有用的东西，以及可能对您有用的东西。
提示1：从高层计划开始
在我参与的每个项目开始时，我不仅会形象地看到希望的结果，而且还会形象地看到前进的步骤。 我很久以前就了解了制定项目计划的价值，但是我认为人们太快地陷入细节之中。 您发现人们想要在Excel上创建或显示非常详细的项目计划的频率是多少，当您查看该计划时，它实际上并不会帮助您掌握项目或帮助您确定重点关注的重点。
我喜欢先保持高水平，然后发现最初创建项目的思维导图有助于我和我的同事快速可视化整个项目。 它可以帮助人们从顺序思维（左脑）转移到整体思维（右脑）。 （请参阅前面的文章）。 一旦拥有了良好的高级图片和轮廓，您就可以做细节，但是如果没有所有人都具有良好的高级概述，您可以确定人们要么不理解项目，要么知道保持关注的重要性。 特别是在与团队合作时，高层的讨论和计划有助于理解和认可该项目，并允许人们提出想法或问题，以防止以后出现大问题。
提示2：保持节奏
我发现定期召开会议对于保持项目的动力和沟通至关重要。 它可能是视频聊天，电话呼叫或定期的面对面会议。 安排会议非常重要。 它不仅提供了保证的签入，还提供了一种预期进度的机制。 从几个会议开始很容易，然后在流程中尝试之后再进行“联谊”-但是在此阶段停止举行定期会议很可能会导致该项目偏离计划。 在这些时候，会议很重要。 如果给人机会，您将惊讶于共享多少信息。 在IT领域，我发现定期的IT员工与我的团队开会对我们的成功至关重要。 您还会发现，一旦开了个好会议，每个人都会有一种镇定的感觉，因为从那时起，我们在同一页上保持一致，并制定了下周的计划。 哦，请确保房间里有一块擦板！
提示3＃：跟踪工具可能会因项目而异
现在唯一的问题是您有一个良好的计划，并且要定期开会。 但是到了下周，您就忘记了上次会议的行动！ 作为项目经理，您实际上必须处于项目之上！
拥有一个对您乃至您的团队都有效的系统至关重要。 有些人使用纸质笔记本-很好。 我更像一个数字人，因此我可以随时随地随时随地获取我的信息。
实际上有成千上万个项目管理应用程序和笔记记录应用程序，如果您正在阅读本文，您可能已经知道并且已经尝试使用其中的一些应用程序-公平地讲，其中许多应用程序在特定用例下都能很好地工作。和项目。 像任何软件一样，它很大程度上取决于功能，视觉偏好，跟踪细节的级别，价格，协作功能等等。 新工具的确出现在市场上，有时使用“最新”工具很有趣–另一方面，您有时希望每次都停止学习新工具并依靠自己知道的工具来学习，就像使用现实生活中的任何工具，您的重点都可以放在手头的工作上，而不是如何学习使用该工具。 我认为，这就是为什么简单的跟踪工具总会取胜的原因。
以下是一些我个人的最爱：
Trello-我喜欢应用程序的卡片性质，您可以将卡片分为多个阶段。 与团队合作也很棒。 简单，免费和基于Web。
Excel — Excel易于使用并且可以快速共享。 它可以保存您需要的所有关键信息，并且非常适合作为任务跟踪工具。 如果与Office 365一起使用，则它既是桌面工具，又是Web工具，可以提供协作。
OneNote –在每次会议中，我都希望使用其Surface Pro的笔来跟踪思想和想法–可以很好地打字，但是使用笔，我会更有创造力，并且感觉与会议更加融洽-不会打扰我的会议思维或对话的交流。
索引卡 -尽管OneNote非常适合做笔记，但我发现缺少界面。 对我来说，一个有视觉见识的人，还不够视觉化，而且我认为它对组织所有项目没有帮助。 我环顾了许多其他应用程序，但没有一个能按照我想要的方式工作，因此我最终委托了一个程序员来帮助我构建我需要的应用程序-认真！ 这就是Windows 10索引卡的问世方式-我可能会有偏见，但这是我现在管理项目的最佳工具。 为什么？ 好吧，例如：
- 我可以创建一个代表每个项目的堆栈（甚至可以将图形固定到每个堆栈上，以在视觉上区分项目堆栈）
- 无论是卡片上的思维导图，还是使用几张卡片来逐步规划项目愿景，我都可以使用数字笔在高层进行头脑风暴。
- 每周我都会打开特定项目的堆栈，并为该项目会议做笔记。 由于这些卡片都是按日期排列的，因此我也可以轻松地参考前几周。 我发现这一点非常重要，因为您经常想回想一下笔记，例如“从上次会议开始”，如果您可以将这些笔记与这张卡片一起使用，则有助于使您回到正轨并保持连续性。
- 在每个项目堆栈中，我不仅拥有用于项目计划和会议记录的卡片，而且还具有后续任务的卡片-通常是在可交付的级别上，或者是针对特定的人。 同样，这有助于在开会时确保像清单一样，我检查每个可交付成果或每个人的操作。 对于PM来说，让人们跟进他们的任务是至关重要的功能，并且拥有一种跟踪和管理它的好方法至关重要。
- 最后，堆叠和卡片的视觉特性使我对项目和任务有一种虚拟的感觉。 该应用程序还为我提供了每张卡的缩略图视图，因此我可以比我尝试过的任何其他应用程序（包括OneNote）更快地扫描所有笔记。 它为我提供了一个信息密集的环境，也易于浏览。
我确定您还有一个喜欢的笔记应用程序或项目应用程序。 今天我们很幸运有这么多选择。 让我知道您对自己喜欢的应用程序有何看法，以及对每天有效管理项目的其他想法！ 我希望您设法将其中一些想法纳入您的日常工作中。
