我们的工作方式已发生重大变化。 有了远程工作人员，分散的团队，灵活的计划和不连贯的工作组，推动创新和生产力的团队与几年前的同行几乎没有相似之处。
但是，将来自全国或全球的顶尖人才汇聚在一起，与远程员工合作，甚至与承担无数责任的现场工作人员联系仍然很困难。 实时这样做给工人和团队领导者带来了新的挑战，但是技术正在解决这些挑战。
随着我们继续转向工作空间中的多任务处理和移动性，协作工具对于维持生产力至关重要。 为了成功进行协作，团队中的每个人都必须加入。
但是，与所有成功的团队和流程一样，角色必须明确并且工具必须有用。
为了实时成功地进行协作，首要任务是优先。 召集大家参加一个小时的会议，讨论可以在简短备忘录中轻松解决的问题，这会激励团队成员优先考虑下一次会议。 参加会议的每个人都应该在讨论的主题中扮演关键任务。
为了使实时协作成功，有必要从角色和职责入手。
识别角色
与所有项目管理一样，确定由谁领导流程，由谁组织会议，由谁分配任务，由谁做笔记以及由谁进行跟进。 项目管理的基础很容易适应虚拟实时协作。 通常，有一个整体项目经理（PM）以及一个或多个团队负责人，他们向PM汇报工作，将职责分配给他们的小组或团队成员。 团队成员可以各自扮演特定角色，或者可以一起工作。 由项目经理和团队负责人确定谁需要参与，何时参与以及他们应该做什么。
在业务方面，可能需要文档记录； 时间线和里程碑可能需要建立，分配和标记为完成； 并可能需要预算管理。 精明的项目经理可以使用协作平台来管理业务端，从而使工作人员腾出时间专注于创新和生产力。 但是今天，团队成员正在使用新的协作工具完成更多工作，而不只是复选框和发送提醒电子邮件； 这些工具也有助于创新和创造过程。
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寻找合适的工具
一旦确定了角色和职责，正确的工作工具就很关键。 但是在开始搜索协作平台之前，请先确定您的需求。 您要解决什么类型的项目或协作？ 您希望满足什么需求？ 就像在开始逛杂货店的过道之前编制一份清单一样，在开始购物之前，创建一个平台应包含的内容清单，以满足团队和项目的需求。
以下是您需要考虑的一些需求：
- 计划和工作流管理。
- 文件管理。
- 组日历。
- 项目和任务分配以及里程碑。
- 数据库管理。
- 论坛。
- 时间表和发票。
- 平台定制。
- 音频和视频会议。
- 团队聊天功能。
从那里开始，搜索具有您今天需要的大多数功能的平台，但是不要折衷您将来可能需要的功能。 例如，一个为您提供发展发票空间的平台可能意味着您将能够随着需求的发展而坚持使用已知的软件。 探索协作工具和平台的任务会让人感到不知所措。 通常，关键是从小处着手（解决最高优先级痛点的一个方面），进行迭代，优化和重复。
对于许多团队负责人而言，中间项目迫切需要协作工具。 到那时，您知道那里有解决方案，但是您常常太忙而无法做作业，无法找到适合您需求的平台。 但是，不要被您在搜索中找到的第一个工具所吸引。 为团队找到合适的工具所花费的时间将花费很多时间。
出色的协作平台可以随着您的业务发展而成长，甚至提供扩展的机会。 可以定制一些最有前途的平台，以满足您的特定需求，即使您没有员工编码员。 新兴的无代码和低代码平台可让您事半功倍，事半功倍。 随着您的团队开始掌握这些简单而复杂的无代码和低代码平台的功能，您将促进组织的数字化转型。
您将要寻找可以满足您今天需求的东西，但不要害怕过度扩展-寻找一个将来也能够满足您需求的平台。
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实时与房地产
如今，企业之所以重视员工，是因为他们能做的事和拥有的才华，而不是因为他们的住所。 随着工作环境的不断发展，越来越多的团队由实时协作的人员组成，但不一定需要在同一块地产上工作。 从大型视频会议室到智能手机应用程序，我们之间的技术连接已经实现。 我们确定团队成员的角色和职责并分配任务，然后评估我们的连通性需求并找到满足这些需求的技术。
查找并使用有助于释放组织竞争优势的技术：真正的团队合作和协作。
关于作者
Bill Kennedy在过去的20年中一直为中小型企业设计和提供技术解决方案。 作为Kintone的国家销售总监，Kennedy负责在全美范围内采用公司的超敏捷，高生产率的快速应用程序构建和部署平台，并促进Kintone改善团队合作的目标。
