在本文中，我将分享一些看法，这些看法是通过观察流行的项目计划系统和办公室沟通工具对我们公司RedHelper（100名员工）办公室团队生产力的影响而得出的。 每个系统至少使用了六个月，这里我的目的不是要解释每个系统的功能，尽管有必要简短地说明，以解释长期使用这些工具的团队的变化。
在本文的结尾，我将回顾我们自己的办公自动化，管理和通讯解决方案：YouGile。 YouGile最初是一种工具，我们通过设计一个数字化敏捷板来快速地将其拍打在一起，以节省通过信使进行搜索的时间，其中每个任务都有自己的聊天记录。 然而，一旦我们开始使用它，我们很快就迷上了。 现在，YouGile是我们用于项目计划和沟通的唯一工具。 我们希望其他人也开始使用它，这就是我们启动该项目进行公共测试的原因。
但是首先让我们看一下市场上当前存在的其他工具。
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大本营
简单来说
一个方便的“待办事项”列表，可与电子邮件很好地集成在一起。 它将非常适合小型网络工作室中的任务管理。 拥有一个简单而逻辑的界面，即使对于更多的数据繁重的任务（例如记帐）也易于使用。 如果某些计划最终未能出现在系统上，则没人会说这是因为BaseCamp难以使用。
使用BaseCamp的团队会怎样？
我们成功地将BaseCamp用于营销，销售和设计部门的项目计划。 该系统非常不适合产品开发（出于防御目的，这不是系统设计的目的，但是我们还是尝试了），因为在BaseCamp上无法将任务分解为较小的可分发子任务。
使用BaseCamp的团队将在必要时使用该系统，但单个成员不太可能开始使用其满足日常组织需求。 通常，项目计划是围绕白板进行的，其结果仅在以后输入到程序中。 部门不会使用该系统进行通信。 后来者很难在以后阶段加入该项目。 使用该系统尝试处理您不直接参与的项目是浪费时间。
为了对项目在BaseCamp上的进展情况有所了解，用户必须首先进行一些严肃的数字内务处理。 的确，如果不定期执行此操作，则项目会很快退化为一团糟。 仅在少数情况下才通过BaseCamp进行通信。 一方面，该系统与电子邮件集成良好； 另一方面，仅使用电子邮件或Skype或Slack这样的消息传递程序通常会更容易。 BaseCamp不会为您的公司提供项目经理的梦想-一个数字空间，同事们不仅可以进行计划和沟通，还可以离开那里。
设计部门对BaseCamp最为满意，即使到现在，程序中也存储了3000多个草稿接口。
优点 -易于使用，对于新用户而言易于学习。
缺点 –需要持续的照顾，以后再细分任务的可能性很小，并不适合所有部门。
特雷洛
简单来说
一个易于使用的敏捷板，也是世界上最受欢迎的项目管理工具之一。 第一次使用Trello令人振奋； 例如，在一个屏幕上轻松地创建可以满足一年期项目的所有必要组件和负责部门的项目可视化效果非常容易。 Trello通常不用于业务项目，而用于活动组织，甚至用于计划购物行程。
使用Trello的团队会怎样？
Trello是集思广益的极易上瘾的玩具。 该系统在项目管理的第一阶段就得到了广泛使用，它提供了一种很好的方法来可视化想法以及一个讨论这些想法的有趣空间。 此后，它很快就被遗忘了，项目管理在其他地方继续进行。 在给定项目的整个生命周期中，只有最小的团队会坚持使用该系统。
将任务输入系统后，几乎没有其他功能了，使用Trello的团队沟通就不存在了。 例如，该程序与电子邮件的集成比BaseCamp的集成要差得多。
尽管存在缺陷，Trello还是一个非常吸引人的玩具，并且其最初的易用性和吸引力导致该系统的使用量很大。 但是团队很快就会发现它的魅力很快就会消失。 最好是贴上漫画风格的卡通贴纸。 当然，与团队达成共识很容易，那就是火箭小贴纸表示需要迅速完成的任务，但是一个月之内，同事充其量只能对这些小火箭，篝火，心脏和领主失去耐心-知道还有什么，更糟糕的是，已经完全忘记了他们应该代表的东西。
Pluses –一个非常易于使用的工具，允许用户创建初始项目图。
缺点 –一旦项目达到中等程度的复杂性，Trello完全无法跟上。
松弛
简单来说
企业信使服务是Skype的流行替代方法，Skype是2016年发展最快，最令人兴奋的商业工具之一，其强大的可扩展性使该系统即使在最大的公司中也有效。 Slack可以轻松地与所有内容集成，并且已经为该服务设计了许多机器人。
使用Slack时团队会发生什么
通过为每个任务和子任务提供自己的渠道，Slack鼓励活跃而开放的团队间沟通。 同事们迅速使用该服务，但这带来了自己的一系列问题-必须定期维护该系统，以免渠道不受控制地大量增加，并且渠道内的类似业务的讨论会失去焦点，并沦为聊天室会话。
尽管有最好的意图，但是办公室通信永远不会完全转移到Slack上。 该应用程序很麻烦，在他们的手机上，同事们通常更喜欢像Skype或Telegram这样的经典Messenger。 替换Skype的唯一方法是管理层禁止它。
最初，每个人都渴望了解机器人的工作原理，并且在头几周内，尽管有99％的机器人将毫无用处，但仍会急于安装任何可以找到的插件和机器人。需要稍后删除。
Slack最初被推广为一种工具，用于实现办公室沟通并使团队专注于手头的任务，并且它开发的渠道和标签非常适合此目的。 渠道内的搜索易于执行，并且可以节省错过讨论的同事的时间； 聊天很容易找到，并且包含所有错过的讨论的所有细节。
Slack公开宣布的开放社区是吸引客户的一种好方法，事实证明这既耗时又无济于事。 那些受邀者曾经访问过社区，即使那样，也经常需要被劝说。 每次实际上都需要另一次注册的笨拙的过程，一个接一个地连接到不同的团队，这并不鼓励积极参与。 对于成千上万的社区而言，最好留在Facebook。
Pluses-具有备份对话的流行的最新企业Messenger。
缺点 –没有用于任务计划和管理的功能。
SmartSheet
简单来说
甘特图可视化的流行工具，比MS项目更容易使用。 最近需要带有附加功能的附加功能，以使任务可以在敏捷板上显示为图块。 该软件创建了许多高质量的项目管理模板。
使用SmartSheet时团队会发生什么
您会发现使用该工具的团队几乎没有变化。 一到两个团队成员将充满热情地参加SmartSheet，并将创建高质量的项目可视化效果，并具有管理资源和任务的巨大潜力，而团队的其余成员几乎没有参与。 最终的可视化过于复杂，几乎没有人会感到需要花所有时间阅读所有标题并遵循所有有价值的连接，尤其是当图表需要不断更新并且无法知道在任何给定时间的信息时仍然相关。
如果开发部门使用该程序在公共办公空间中显示甘特图，则员工将研究该图一次，然后将其忘记。 展示敏捷董事会将获得更大的成功，同时也给部门带来了更多的动力，使其可以定期更新哪些部门需要完成哪些任务。
我们的CTO使用SmartSheet已有很长时间了，他向该系统输入了定期更新，然后会在部门间会议上进行讨论。 SmartSheet绝不会取代此类会议； 它对办公通讯几乎没有影响，甚至员工也不会使用诸如将文件附加到任务之类的基本功能。
优点-非常方便进行详细的资源计划
缺点-不适合真正的团队合作
YouTrack
简单来说
赶时髦的人的错误跟踪器。 Ajax更新提供了比Jira更容易的方法，对于最多20名员工的团队更方便。 设计时考虑到发展。
使用YouTrack时团队会怎样？
一个专注于专业的优秀程序。 开发部门对它印象深刻，并嫉妒其使用。
尽管进行了许多尝试，但我们永远无法满意直接在系统上启动项目。 该界面迫使用户坚持使用其人工格式，而通过首先集思广益并随后添加详细信息来使其人性化的努力造成了超出其应有的麻烦。 鉴于这些弱点，项目计划继续在白板和纸上进行就不足为奇了，其结果仅在以后输入到YouTrack的数字板中。
键盘快捷键的设计非常好：只要敲击几次键盘，您就可以搜索系统中任何位置的任何内容。 搜索功能无疑是YouTrack最强大的功能。
由于界面非常清醒，倾向于形式化，因此YouTrack还可以有效地使任务卡中的通信专门针对工作。
我们面临的最大问题是试图将开发部门外部的同事连接到系统。 项目经理或客户支持人员都没有发现值得联系的地方。
Pluses —产品开发的高度专业化的系统。 免费（最多10位用户）。
缺点 -仅适用于开发部门。
YouGile
简单来说
用户友好的敏捷板，其中每个任务都是其自己的使者。
我们出于内部目的制作了YouGile，但决定在线上对其进行公开测试。 该程序迅速被采用，现在大约有100家公司正在积极使用它们，但尚未报告任何严重的错误。 该界面类似于Trello和Slack的融合，充分利用了两者的优势，创建了一个工具，使团队可以在所有这些阶段解决问题，制定计划，管理项目以及进行高效且易于导航的通信。 YouGile在市场部门（实际上，在任何其他部门）也像对设计师一样工作。
在设计界面时，我们高度重视创建单独的模块，这使用户可以轻松地可视化整个公司以及各个部门的具体情况。 该系统意味着在将同事带入新项目时，无论他们身在公司何处，或由于它适合在办公室外工作，全世界都可以节省大量时间。
