您是否注意到雇主多久要求新员工成为多任务处理人员？
如果您查看10个职位空缺的职位描述，您可能会注意到，十分之九的理想人选应该熟悉动态的工作环境，并且是多任务处理的最好朋友。 但是，对吗？
如今，多任务处理已被视为成功的最重要技能之一。 这是由于人们的共识，即我们做的事情越多，完成的工作就越多。 但是，这更多是一种公司思维方式。 类似于流行的政治讽刺剧情：
你有两只母牛。 您卖出一头，强迫另一头来生产四头奶牛的牛奶。 之后，您聘请顾问来分析母牛死亡的原因。
在现代经济中，我们或多或少像可怜的母牛。 被迫执行多任务。
确实，神经科学家已经证明，多任务处理会分散我们的注意力，并且损害我们执行简单任务（如正确驾驶）的能力。
我们实际上所做的是任务切换。 但是，尽管有些人发现更容易切换上下文并更快地改变焦点，但对于我们大多数人来说，这有点困难，不是吗？ 确实，最近的一项研究发现，我们中只有2.5％的人可以有效地执行多任务。 那我们其余的人呢？
如果您不属于这些2.5％有效多任务处理程序的一部分，那么您可能会像我们所有人一样遇到一些生产率问题。
因此，在以下段落中，您可以找到有用的提示，以便更好地管理时间，提高生产率并保持专注。
保持专注和高效的提示
“停止启动并开始完成”。 这个简单的句子是如此强大。 只专注于完成任务。 日本人似乎早就意识到了这一点。
为什么是日本人？ 好吧，这实际上是看板的信条。 您可能知道，这是丰田公司发明的可视化工作流管理系统，现已在各个行业流行。 确实，它也广泛用作个人生产力工具，但让我们关注于如何改善自己和团队的工作流程并提高效率。
1.可视化任务。
可视化工作可以帮助您异常地提高生产率。 有一个原因。 人的大脑处理视觉效果的速度比文字处理快得多。 研究表明，我们在视觉上处理了大约80％的信息。
还有其他不同的研究也支持这一说法。 例如，根据HubSpot的社交媒体科学家Dan Zarrella的说法，带有图像的推文被转发的可能性比没有图像的推文高94％。 社会科学研究网络发现，有65％的人是视觉学习者。 最后但并非最不重要的一点是，据便利贴背后的公司3M称，视觉图像的处理速度是文本的60,000倍。
显然，将工作可视化可能会以更好的方式帮助您跟踪，衡量和改善工作流程。 因此，您可以从放置所有团队任务的简单面板开始。 您将立即看到跟踪工作并与所有过程动态保持同步的轻松程度。 请记住，您不必拉动所有正在进行的任务。 提出限制和重点。
2.限制“进行中”的工作。
这实际上是看板概念如此成功的主要原因之一。 同样，它既简单又有效。 当您已经在做一件事时，请继续做直到完成。 如果您尝试同时执行几个任务，则效率将大大降低，这要比您一个接一个地执行效率低得多。 简而言之，它将帮助您保持专注并提高效率。 在任务之间跳转通常会涉及很多上下文切换，您基本上会浪费大量时间，同时又想起自己以前工作的去向。
实际上，约翰·利特尔（John Little）（称为利特尔定律）发现的数学方程式证明，当我们同时处理多个事物时，我们的速度会变慢。 简而言之，约翰·利特尔（麻省理工学院的教授）得出的结论是，处理任务的平均周期时间等于进行中的任务数除以我们可以完成的工作（吞吐量或能力）。 那是：
处理任务的时间=正在进行的任务数/您可以完成的工作（容量）
换句话说，如果您有能力烤10个披萨，那么您可以进行10个披萨，平均周期为1。但是，如果您尝试同时制作20个披萨，则平均周期将增加至2。
3.优先处理工作。 并非所有任务都很紧急。
应对紧急任务要小心。 我敢打赌，您会收到许多状态为URGENT的电子邮件。 但是，只有少数几个至关重要。 如果您将所有紧急工作任务拉到最高优先级的待办事项列表中，则可能永远不会启动其他正在等待的任务，但这些任务没有被标记为紧急任务。
请记住，其他人很少关心您的能力和当前工作。 作为人类，我们经常认为我们的工作是最重要的。 这就是为什么您可能始终收到紧急请求的原因。 但是，下次当鲍勃告诉您“我现在需要这个”时，请先检查您的能力，询问它有多紧急，然后学会说“不”（或者较轻的版本“我稍后会检查”）
4.明智地管理您的电子邮件收件箱。
我敢打赌，如果有这样的问题，我们所有人在正确管理电子邮件收件箱时都会遇到问题。 在收件箱中浏览以查找所需的内容可能会花费很多时间。 这是纯浪费。 尝试将电子邮件划分到与不同项目或功能相关的文件夹中。 这样，使您的事情井然有序会容易得多。
电子邮件时要记住的最后一件事-不要试图立即回答每封电子邮件。 如果收到用于接收电子邮件的弹出消息，请保留该消息直到完成当前工作为止，除非确实如此。
5.注意即时消息传递。
那有多难？ 再一次，人们并不真正在乎您的能力和大脑流动。 此外，您的同事可能会很烦恼，并且无缘无故地使用Skype，Microsoft Teams或Slack等所有渠道。 大家都这样做。 但这不是我们同事的错。 是我们的。
下次当您在右下角看到弹出窗口时，请不要回答。 如果您的大脑不停运转，那么所有这些干扰都会破坏您的整体生产力。 如果您认为还可以，因为您可以执行多任务，那么您错了。 这是任务切换。 您的大脑实际上停止了当前任务，而专注于新任务。 当您决定返回时，最常见的问题是“现在，我在哪里？”。
SaaS软件工具可提高工作效率
当我们谈论生产力时，您可以改善许多不同的领域。 您可以通过优化日常工作（从项目管理到文案写作）中的几乎每项活动来提高团队或个人的生产力。 按照这种思路，这里有6个不同领域的SaaS工具，可以在此过程中为您和您的团队提供支持。
组织项目和工作流程
Kanbanize —说到流程改进，可能没有比使用Kanban软件更好的方法了。 Kanbanize使您可以轻松地组织工作，管理多个项目并促进跨职能团队之间的协作。
图片来源：看板
该系统具有许多集成工具，使您可以测量不同的工作流程指标，例如任务的平均周期时间，吞吐量，阻塞时间等。 这些将帮助您实现持续的流程，减少浪费的活动，轻松管理项目并以最小的努力和最大的效率组织工作。
优化您的电子邮件
Flow-E-您的电子邮件收件箱是否混乱？ 您在管理电子邮件时会感到精神崩溃吗？ 该工具将完全改变您的电子邮件。 Flow-E将您的Gmail或Outlook收件箱转换为可视任务板。
图片来源：Flow-E
它使您更轻松地跟踪电子邮件并完成工作。 您可以在不离开收件箱的情况下委派任务，在时间轴中可视化您的日程安排等等。
管理社交媒体
Zoho Social-我敢打赌，您知道这一点，但是如果您不熟悉，那么该是熟悉的时候了。 如今，每个企业都需要社交媒体。 毕竟，这是您品牌的免费广告空间。 但是有时很难管理所有渠道。 无需在每个社交媒体渠道上手动发布所有内容，您可以使用Zoho Social将所有帖子提前安排一周，一个月或十年（如果需要）。
图片来源：Zoho
它还使您可以在一处监视来自不同社交媒体渠道的各种统计信息。 如果您与社交媒体打交道，此工具可以节省大量时间，因此您可以将更多精力放在创建令人惊叹的内容上。
即时沟通
Microsoft团队-良好的沟通一直是成功公司的重要因素。 必须有一个好的工具，使人们可以快速，轻松地进行交流。
图片来源：Microsoft
Microsoft Teams正是提供公司所需的东西。 不仅队友可以聊天，而且您可以为每个团队创建不同的渠道，共享重要信息，使用提及，共享更新等。
文案写作
语法-如今，几乎所有企业都必须创建有价值的内容，才能在人群中脱颖而出。 但是，有时您没有时间或资源来聘请专业编辑。 不用担心，语法是帮助您在语法，标点符号或使用正确语言方面保持正确轨道的解决方案。
您需要做的就是粘贴文本，如果需要，语法将为您提供不同的改进建议。
SEO分析
使用SEOreviewtools进行内容分析-涉及SEO时，可以使用大量令人惊叹的工具进行关键字研究，竞争分析等。 但是，这可以帮助您发现是否涵盖了任何内容的所有SEO成功因素。
您需要做的就是粘贴您的文章，输入目标关键词，页面标题和元描述。 几秒钟后，您将看到您的SEO总得分以及需要改进的地方。
这样，您无需等待数周即可测试新内容，但可以在发布之前进行预先测试。
可能还有许多其他实践和工具可以帮助您提高工作场所的生产率。 但是，归根结底，这非常简单-为了成为生产力忍者，您只需要保持专注，尝试不断改进并使用正确的工具即可。
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