有人说台湾企业最厉害的就是降低成本，事实真的做到吗？我们走访许多企业，发现更多隐藏的成本。面对整体环境的不景气，究竟有什么理由让你浪费大把银子在无效率上呢？
文／ JANDI曹凯闵
单单在美国，每天超过1,100万场会议合并
令人惊奇的异物的是，有将近补充的会议，属于极度缺乏重构的！！，这些根本重叠存在的会议变成浪费，累积起来就是企业的成本负担。
根据2015年的研究，美国在地企业每年要花费约370亿美金在无效率会议上 ，既有太多的会议，而且很多人并不擅长长开会。今天，我们将采用组织行为专家一探究竟，看看这些浪费发生在哪里？并归纳出以下12种正在威胁企业的会议毒瘤。
1.你开太多会了
别怀疑，会议「真的」太多了！别忘了，其中有分歧的会议根本不具意义，光凭这一点，就值得所有企业好好思考会议的本质。
2.没有会议主持人/协调者
根据Advanced Facilitation Strategies作者Ingrid Bens的定义：会议主持人要确保讨论的方法与架构，让所有讨论可以进展顺利，并获得高品质的决策结果。每一场召开的会议中，就要有一个会议主持人，当话题开始发散时要把讨论带回来，给予每个人引导的空间，挖掘每个人的真实想法。
对于亚洲企业还有一个想法，那就是主持人尝试不可以是主管。
我们经常看到的会议是：主管坐在位置上，叫各部门起来报告；有需要做决策时，每个人都眼巴巴望着主管，一语不发只等指令下达。
确实，我们需要一个有经验的会议主持人，但绝对不要是企业内部的高阶主管，否则结果就是听一场无聊的演讲罢了。
3.没有制定或遵守会议规则
在会议以前，最好要有几个基本的规则。每个成员来参与会议时，其实心里早已有既定的想法且经常意见相左，这该如何是好呢？
组织行为专家给一个基本规范： 所有会议成员都必须以创造有建设性的讨论为替代 。
我们建议所有建议，但是会议的质量必须共同维持，订定会议规则可以大量减少时间浪费，让内容更集中且可以重复。我们建议几个不错的例子：对事不对人，认为所有意见，每个人都对会议结果负责等等。
4.演讲比大声，而不是比专业
美国犹他大学的研究已经证实：在会议室中，人们很难去分辨到底是“专业”比较有道理？还是“说话大声”比较有道理？这个稍微有点含蓄了一点，其实想讲的就是：会议中的决策，通常讲话比较大声的人提的。
研究助理告诉华尔街日报，当人们遇到困难的事情时候，会依赖多个外向的性格，比方说：说话比较大声就会感到信赖。偏偏遇到困难且重要的事情，我们竟然不是遵循专业知识做决策，甚至不在意他们到底在说什么。
切记！说话大声不代表是对的。
5.咖啡喝的太少，或者喝的不够
咖啡因与会议效率到底有没有关系？令人窒息的异的是：不只有关系，而且在不同性别上，竟有天差地别的表现。
在一个充满压力与紧张的会议环境中，男性喝咖啡只会让表现更糟，而女生则是表现更好。
专业心理学部落格Research Digest指出：女性在遇到困难时，会合作以及互相保护的作法；而男性则是展现出战斗或逃跑的反应，而女性的反应正好适合会议的进行。
6.计算会议时间，而不是计算任务
等等！你不是说会议时间要越短越好吗？没错，那这不表示你只关注在时间，而不是任务项目。否则讨论讨论的任务，仍然会需要另外一场会议，整体时间并Facebook首席运营官Sheryl Sandberg通常，她从不设定会议该在10分钟内结束或60分钟内结束。
根据Fortune的随身观察报导：Sheryl Sandberg的会议时间凌乱，但是她总是会带着一本笔记本帮助决策。这笔记本上头列出讨论要点和任务清单，在会议中每解决一件事情就撕掉通常这样做可以让Sheryl Sandberg在60分钟内结束一场会议，甚至她根本没有注意到这件事情。
确定，会议重点：设置议程，处理每件事情，然后离开会议室。
7.会议出席迟到
高达37％会议比预定的时间还晚开始。
最主要的原因在于总是有人有人迟到参加，简直可以跟婚宴的迟到习惯相提并论。这里就不多谈有多少时间因此被浪费了，我们想提醒你：一直在等待的员工会感到忽视，心烦，降低受挫，这些降低情绪都会降低工作表现。
8.对于表面工夫感到厌倦
这里的表现功夫指的是，在工作场合中必须隐藏真实的情绪，并表现出对的表情。就算你再怎么被羞辱，压力如何大，你只能表现一切正常和假装很开心。也许有些人认为这是专业的象征，甚至觉得工作本应如此，但早在2013年就有研究证实，表现的演技让你分散注意力，长期来说导致工作倦怠。
当然啦，谁能够每天陪笑脸又能做好事情呢？到底是要员工陪笑，还是要员工的适应？只有聪明的你才知道哪个是较正确的。
9.邀请太多人参与
那到底多少人才叫“太多人”？亚马逊执行长Jeff Bezos的“两个披萨规则”或许能解决问题。
任何会议的人数都不能超过两个义氏香肠披萨的数量，这并不表示每次开会一定要吃披萨（以下会有说明）。
但两个披萨规则确实可以协助加快决策速度，也让成员可以免除群体思维的干扰，不必为了让自己和团体认为一致而从众，而正是亚马逊高阶多数最大的忌讳。
10.在会议中进食
两个披萨规则只能决定会议人数，但不代表真的可以吃披萨。餐具礼仪专家Barbara Pachter告诉Business Insider，在会议中进食会产生噪音和气味，对于一个需要专注力的会议来说，必然是扰乱的来源。
11.缺乏会议前准备
别为了参加而开会！
建议可以尝试Facebook营运长Sheryl Sandberg的作法，这样就不容易在会议中追踪轨道，事情更容易完成。
12.在会议中使用手机
在会议中使用手机是非常没有礼貌的行为，因为接起电话的同时，就代表坐在你面前面对的人，比起电子邮件，文字消息，Facebook通知还不如。甚至如此，使用手机更是中断会议的凶手。
我们建议，你甚至不应该将手机带入会议室，有些微的震动都是破坏会议专注力与发展的原因。至少你也应该放进口袋，等会议结束后再回覆吧。
本文部分编译自Drake Baer，Business Insider，这12次会议失误使公司每年损失370亿美元的生产力。内部文援引之其他参考资料或研究来源可点阅超连结。
点此开始免费使用全亚洲领先的企业协作— JANDI
