从高等教育的角度来看，这是关于完成任务或时间/项目管理的GTD系统系列的第二篇文章。 在第一篇文章中，我们通过几个轶事为舞台做准备，这些轶事说明了我认为拥有一个用于管理您的时间，任务和项目的系统如此重要的两个原因。 在本文中，我想再讨论一个系统的概念。 这是什么意思？ 为什么我们完全需要一个系统？ 好的系统是什么样的？ 为什么GTD可以满足良好系统的要求？
我现在不会在这里写的是工具 -我用来做GTD的软件和硬件。 这是因为GTD不仅仅是实现它的工具 。 这是一个可以以多种方式实现的考虑您的工作的系统 ，并且在没有扎实理解底层概念的情况下开始设置软件工具是徒劳的。 很多刚接触GTD的人都被这一点所吸引，对使用新软件感到兴奋（可以理解！），同时继续从事许多相同的思维过程和行为，从而导致了将他们带到GTD的问题。 。 但是工具本身只是工具，不能解决问题。 人类这样做- 您这样做。 GTD需要更改行为，而这些工具将无法为您做到这一点 。
因此，让我们谈谈基础知识。
该做什么，不该做什么
在大学的20年教学中，我了解到，几乎每天的每一刻都包含有关此时该做什么和不该做什么的决定点。 无论我们是否意识到，我们都在不断做出这些选择。 我们无法避免制造它们-甚至说“我拒绝做我可能做的任何事情”是选择做什么和不做什么的选择。 因此，选择决定了我们的工作。 问题是，我是否有一种以一致的方式做出最佳选择的方法？ 还是我只是在做吸引我注意的事情-还是什么都不做-不管那件事在我选择它的那一刻是否有意义？
要具体说明，请考虑以下情况。 在每种情况下，请问自己： 我可以做什么，应该做什么，而不应该做什么？
- 星期日是下午3:45。 我在家中和计算机上，但我真的不想从事学校的工作。
- 星期一上午8:45。 我的三个小时的教学时间是在15分钟内开始的（教室在大厅对面）。 我精力充沛，但时间不多。
- 星期三下午2:30。 我在上班时间在办公室里，现在没有人在那儿，但是随时可能会改变。
- 我正在坐飞机去开会。 飞行持续两个小时，没有wifi。 我有iPad，但Macbook Pro放在头顶行李箱的包里。
我们可以继续处理这些情况，并且我们将从现在开始。 我可以做什么，应该做什么，不应该做什么？
“我能做什么？”的答案是要做的事情。 如果您坐下来写下所有您需要做的事情，那么您将拥有此列表-如果您像大多数学者一样，此列表的长度是数十个而不是数百个。 我们无法一次完成所有这些操作-实际上，我们一次只能执行其中之一。 因此，当我们立即决定要做什么时，我们必须选择一件事 。 在这里，我们必须回答“我应该做什么？”这个问题，在我们作为学者要做的许多事情中，哪些适合我们所处的时刻？ 为了回答这个问题，我们还必须知道其中哪些不适合当下。
因此，为了决定在给定时间该做什么，我们似乎需要两件事：
- 我们需要以某种方式完成的事情的完整列表 。
- 一种搜索和过滤列表以找到适合给定时刻的最佳项目的方法。
当我说“一种手段”时，我并不是在说一套严格的规则，例如计算机程序。 算法对人并没有真正起作用。 取而代之的是，我在想的是一种做出选择的方法，可以根据我们独特的人性来做出选择。 回顾我们列出的示例小插图，似乎要做出决定至少要取决于以下几件事：
- 我的价值观 -我发现最有意义的大创意并定义了我作为一个人的身份。
- 我的目标 -我正在努力取得的具体成就是有意义的。
- 我的物理环境 -我的物理位置，当前所在空间的属性以及可用的工具。
- 我拥有的能量 。
- 我有空的时间 。
因此，当星期日是下午3:45时，我可以查看大量要做的事情，然后说：
- （ 价值观 ）作为一个天主教徒，我选择了遵循教会的教义，而不是在星期日进行“奴役”，而是将其用于休息和宗教仪式。
- （ 目标 ）在星期日不工作的几个目标中，我的目标是写更多的博客文章。 （这很有趣，没有用。）
- （ 上下文 ）我在家里，所以不需要在校园或出差的任何事情都摆在桌上。
- （ 能源 ）我现在处于“中等”水平，所以我不想承担任何大型项目。
- （ 时间 ）我大约需要90分钟才能开始晚餐。
碰巧的是，这使我要完成的数百项事情的整个列表缩小到三项 。 我选择的是写这篇文章。
可能的反驳
等一下 ，有人会说。 我们 是否 必须在每时每刻 都 在做某事？ 我们不能什么都不做吗？ 我们不是要休息还是只是愚蠢？ 我们必须总是做一些事情吗？
当然，我们不必总是把事情做好。 那是纯粹的工作狂，我们需要以尽可能强烈的方式来拒绝它，尤其是在高等教育似乎已经制度化的情况下。 不用写这篇文章，我本可以看足球。 我当然不会经常工作。 例如，我在周末根本不从事与工作有关的任务。 没有评分，没有课程准备，没有回复电子邮件。 我选择利用这段时间休息，与家人一起做事，在屋子里打工，去麻省，买杂货。 我们在生活中需要这种空白，这不仅是为了我们自己，还因为这不仅是我们的生活。 “我们的”生活也属于他人，他们不需要我们不断努力。
但是问题是，为了拥有这个空白，为了选择不工作并与之和平相处，我们必须在每时每刻都施加控制，并问： 我能做什么，我应该做什么？在做什么，我不应该做什么？ 然后做这些事情。 否则发生的事情是，您到了周末，发生了两件事之一。 您要么直接工作，要么没有足够的时间休息和娱乐； 或者您选择退出工作，例如在大学里跳过课程，最终会花时间，但没有时间带来的安宁。 为了让这段时间休息和娱乐并与之相处，您必须确定要做出的选择绝对是正确的选择，即您是从优势而不是劣势的位置做出决定的。
换句话说，为了在生活中获得我们想要的那种平衡，我们必须控制自己的工作，而不是相反。 这需要对时间，工作和优先事项保持谨慎。
对系统的需求以及良好系统的外观
如果我们试图在脑海中管理所有这些，对我们来说就没有希望。 也许，如果我们仅负责一两个领域，并且正在进行的项目不超过六个，我们就可以将所有待办事项放在脑海中。 但是对于我们大多数人（绝大多数学术界）来说，我们有太多的事情要做，只能尝试用我们的大脑来做到这一点。 我们需要一种系统 ，一种我们自身之外的东西，该系统使我们能够在一个特定的时刻对做什么和不做什么做出正确的选择。
理想的是某种类似于Pepper Potts的私人助理，他知道我们的日程安排，知道我们需要完成的事情，随时知道我们的位置以及我们手头有什么工具，并且可以评估某些选择是否适合我们的精力在给定的时间水平和性格-然后给我们列出最适合当前情况的事物。 在一个完美的系统中，我们将用我们的大脑从好人中做出选择，而不用动脑筋找出好人。
但是，可悲的是，我不是Tony Stark，所以这是不可能的。 因此，我们必须提出自己的人造系统。 我认为一个真正有效的系统如下所示：
- 这很简单 。 该系统本身所需的能量和时间要比它应该组织的任务少得多。 不可能有主要的学习曲线。 您只需选择投入的时间，精力和精力进行维护和掌握。 同样，当我使用该系统时，该系统应该相对平稳，并且应该很容易从中获取所需信息。
- 它将独立于平台和技术 。 该系统不需要任何特定技术-期限。 如果我想使用笔和笔记本，我可以做到。 如果我希望它是电子的但可以在三个或四个不同的操作系统中使用，则可以做到。
- 它会一直打开 。 每当我需要引用该系统或向其中添加某些内容时，我应该几乎可以立即执行此操作，而不必等待或不在特定的位置或特定的设备上。
- 它将被集成 。 该系统应适合我是谁，我做什么以及我如何做事情。 该系统不应对其自身不利。
- 那会很敏捷 。 系统不应将我束缚于思考我要组织和完成的工作的一种方式。 它应该随着我的工作，对工作的理解以及生活的变化而发展。 该系统还应该适应突然的变化，例如白天发生意外情况。
- 这实际上是有帮助的 。 该系统应在我工作时减轻我的大量认知负担。 它应该给我有关使用时该做什么和不该做什么的良好信息。
系统不良
我可以想到我过去使用过的两种不符合这些条件的系统：待办事项列表和电子邮件收件箱。
待办事项总比没有好。 但是我发现它们存在三个主要问题：
- 您必须决定要穿什么 。 但是，如果没有用于做出这些决定的基础系统，那么您很难对待办事项清单上的内容感到满意。 您会下意识地想知道，在待办事项列表中是否应该包含未包含的内容。 因此，这会诱使您开始将内容添加到列表中，从而导致我们遇到下一个问题：
- 它们几乎总是太长 。 我们列出了待办事项清单，然后又未能完成任务并最终灰心丧气，而沮丧的日子过长，您将一无所获。 不值得的努力。 最后，
- 他们不敏捷 。 您做了多少次待办事项清单，在特定的一天似乎很可行，但后来您发现某些东西掉进您的膝盖或意外的学生掉进去而把它丢掉了？ 待办事项清单刻板而僵硬，不利于学术界无法预测的生活潮流。
另一个不好的系统是您的电子邮件收件箱。 也许我和你们中的许多人一起回家。 现在您的收件箱中有多少封电子邮件？ 如果您像很多人一样，那么这个数字就是数百个，也许是数千个。 这种情况怎么了？
- 电子邮件不是一件要做的事 。 为了知道在给定的时刻该做些什么，您必须列出一个要做的事情 。 但是电子邮件不是一件事情。 它是一个容器，可能与容器无关。 或要做的几件事； 或其他事情提到的支持某件事的材料。
- 电子邮件收件箱实际上并没有帮助 。 这些电子邮件位于收件箱中，并没有消除您的认知负担； 实际上，他们正在添加和复合它，因为您不知道其中包含要执行的操作。
- 电子邮件收件箱不灵活，无法轻松查询信息 。 陷入我们前面提到的情况之一。 现在是上午8:45，您需要在10分钟内上课。 您有时间完成工作。 您的收件箱能否为您提供正确的选择菜单，您可以从中选择一项或两项操作？ 仅使用收件箱来缩小选择范围有多容易？
因此，如果您没有从本文中得到任何帮助，那就是要使您的时间真正富有成效并有针对性，您必须拥有比简单的待办事项列表和电子邮件收件箱过大的功能。 （我已经看到一些学者实际上对他们的收件箱中的东西充满了一种自豪。当我看到这时，我的想法是： 怪不得您看起来如此忙碌 。对您来说，首要任务是使该事情得到控制-降为零，稍后再讨论。）
因此，GTD
因此，这就是GTD的用武之地。这是一个基于其用户的人性的系统，在该系统中，简单性和敏捷性必须与鲁棒性和信息能力相结合。 它使用两个组件：要做的事情列表，不仅限于此，还提供一种用可以搜索和过滤的信息标记这些事情以找到在给定时刻恰好要做的事情的方法。 如果做对了，这几乎是毫不费力的。 下次我们将从那里开始。
