杰西卡·蒂夫斯（Jessica Thiefels）
在业务中，时间和金钱之间的界限一直在模糊，没有人愿意浪费任何一种。 然而，根据Fuze的《关于会议的丑陋真相》，会议每年都浪费370亿美元。
这个数字如此之大，以至于您可能难以相信。 《哈佛商业评论》提供了以下方案-为您的企业插入数字并自己做数学（或节省一些时间，改用他们的会议费用计算器）：
“考虑一次典型的会议，会议时长为一个小时，有五个人参加，每个人在美国的平均工资为50,000美元。 成本？ “仅” 175美元。 现在，将另外三个参与者（总共八个人）绑在一起一个小时。 突然之间，您要处理一次$ 280的会议。”
金钱对任何企业都是至关重要的，时间应该得到同样的尊重。 您不希望员工在厨房里聊一个小时。 在相同的时间里参加非生产性会议也没有什么不同。
如果我们都能就时间和金钱的价值以及会议的费用达成一致，那么问题仍然存在：为什么会议如此昂贵？ 造成这种情况的原因很多，以下是最常见的五个原因。
1.他们被赋予相同的优先级和时间
有些会议是必要的；是的。 进行头脑风暴，发布产品或进行季度公司审查。 但是，并非所有会议都具有同等重要的地位，那么为什么要在每个会议上花费相同的金额？
尽管会议的字面成本将取决于会议中的薪水，但由于员工的不专心和缺乏结构，时间成本通常在整个方面保持不变，我们将在稍后讨论。
2.它们的结构很少
您多久参加一次会议，一次会议由一个人主持，其他所有人都以结构化的方式提供意见？ 对于大多数人来说，答案是：很少。 没有这样的结构，想法就偏离了轨道，开始了边际对话，而在您不了解之前，就已经过去了30分钟，什么也没处理。 就像我们生活中的每个其他方面一样，会议缺乏结构，会导致时间浪费。
3.他们需要额外的资源
如果您整天都在开会，该怎么办？ 以公司的一角钱订购午餐。 每周甚至一次或两次订购午餐都需要开会，而您仅在食物上每周就要多花$ 300 +。 除了厨房已有的零食外，这不包括会议室中定期存放的零食和其他用品。
4.人们不注意
您的员工很忙，一次只想做一件事情，才能在下午5点之前完成所有工作。因此，会议只是多任务的另一次机会，有92％的员工在会议期间承认多任务。 当人们不注意时，他们就不是会议中有价值的部分。 更重要的是，他们没有全力以赴，这意味着他们正在做的其他工作也可能无法实现。
5.利益相关者自己先翻倍书，然后再保释
会议通常以某人开始说：“今天某某不能在这里，因为……但是我们仍将继续进行会议。”在大多数情况下，“某某”是执行官，并且可能是会议的主要利益相关者。 《哈佛商业评论》发现，“高管通常会双重预定会议，然后再决定他们实际参加哪一场会议。”
没有他们参加会议，将花费更多的时间来追赶他们发生的事情。 更不用说，您甚至可能不会覆盖他们感兴趣的观点，从而导致进行后续会议以重新讨论细节。
整理会议
在大多数企业中，开会在一定程度上是必要的-正确完成会议后，并非所有会议都会浪费时间和金钱。 Hubgets的Remus Serban提供了一种思考和组织会议的简便方法：
会议应该像药物一样。 确切的剂量应该是科学的。 因此，“这是一个1小时的会议。” 管理的频率也应该是科学的。 因此，“我们在星期一举行例会。” 一切都应该清楚。 它是什么，它做什么，它修复了什么以及如何做。”
为了使这样的计划过程在您的员工中司空见惯，请为“会议负责人”填写一份会前表格以供填写。 工作表可能会询问：
- 这次会议是做什么的？
- 需要多长时间？
- 我们会再次开会还是需要跟进？
- 这次会议的理想结果是什么？
- 会议的结构是什么？
此外，必须强制“会议领袖”。 会议负责人是按照计划的结构并确保结果，填写工作表并主持会议的人。
此外，如果会议超出了预定时间，则允许人们离开会议。 这样可以避免员工在需要做其他事情时浪费会议时间。 这也使会议负责人保持敏锐。 没有人想离开。
现在，会议要花多少钱？
尽管开会仍然会花费您一些钱（仍在向员工收取薪水），但如果进行了建设性的对话并找到了解决方案，那笔钱很值得花。
考虑一下贵公司如何处理和组织会议。 你在浪费钱吗？ 重新评估并制定计划以收回时间和金钱。
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杰西卡·蒂夫斯（Jessica Thiefels）从事写作和编辑工作已超过10年，并在过去的五年中一直从事营销工作。 她最近从高级营销职位辞职，专注于发展自己的创业公司和为小型企业提供咨询。 她曾在《福布斯》（Forbes）上脱颖而出，并为Lifehack，Inman，Manta，StartupNation等网站撰写文章。 当她不工作时，她和丈夫和朋友们在阳光明媚的圣地亚哥或新的地方旅行。 在Twitter @ Jlsander07 上关注她 。
