每年的那个时候……季节从寒冷到晴天再到温暖，我们许多人承担春季大扫除的任务。 正如您要从抽屉中清除杂物或整理壁橱一样，数字世界也可能需要一些杂物和整理。
将收件箱视为数字家庭。 您每天在那里花费很多时间。 普通工人每周花费13个小时来撰写和回复电子邮件。 所有这些电子邮件都可能导致混乱。 正如混乱会阻碍我们的物理世界一样，收件箱混乱会导致分心，压力和重要电子邮件被掩埋的风险。 但是，如果您担心电子邮件收件箱混乱，可以做一些简单的事情来解决春季收件箱清理工作。 以下是一些在今年春季重新开始的方法。
存档旧电子邮件。
整理房屋的一种方法是将不用的东西拿出来扔掉。 但是对于那些您可能再次需要的物品，您可能希望将它们放置在安全的地方。 对于您的收件箱，这相当于电子邮件归档。 电子邮件存档将您的电子邮件存储在一个安全的地方，您可以在需要时再次访问它们。 尽管它们不在您的收件箱中，但始终可以通过搜索或在已归档的电子邮件文件夹中进行访问。 尝试养成定期存档旧电子邮件的习惯。 根据您的喜好设置电子邮件的存档频率……每年两次，每月一次，甚至每周一次。
调整大量发件人的电子邮件订阅设置。
如果您经常从使用的工具中收到通知，则可能会不断受到来自特定发件人的电子邮件的轰炸。 可以将这种混乱想像成可能在房子周围堆积的狗毛。 扫一扫，地板上还有更多东西！ 但是与狗毛不同，您可以调整这些电子邮件的频率。 单击电子邮件底部的取消订阅链接通常会将您带到订阅中心，在这里您可以调整希望从发件人接收的电子邮件的类型。 或者，如果您从不希望接收发件人的电子邮件，请不要害怕退订。
在收到的电子邮件中采用新的电子邮件最佳实践。
现在，您已经从收件箱中删除了混乱的内容，是时候重新开始了！ 但是不幸的是，由于平均每个工人每天接收121封电子邮件，如果没有良好的电子邮件管理规范，收件箱中的混乱情况将迅速蔓延。 为了避免混乱，您需要创建一个系统来管理您收到的电子邮件。 我们建议根据“完成工作（GTD）”方法进行推荐。 对于每个收到的电子邮件，您执行以下五个操作之一。
- 删除 ：这封电子邮件与我相关吗？
- 代表 ：我是处理此事的最佳人选吗？
- 回复 ：我可以在两分钟或更短时间内回复吗？
- 推迟 ：这将花费两分钟以上的时间吗？
- 可以：我们可以在两分钟内完成任务吗？
强迫自己将电子邮件归类到这些存储桶中将有助于保持收件箱清洁。 指定一天中的特定时间浏览电子邮件并进行分类也很有帮助，而不是让电子邮件整天分散您的注意力。
因此，请使用这个春季大扫除季节来清理您的数字房屋！ 仅需少许肘部润滑脂，您的收件箱便会干净整洁……而且您会精力充沛地努力提高工作效率。 清洁愉快！
