大多数组织偏爱的异步通信工具造成了巨大且很大程度上是看不见的损失。
这是典型的星期一早上在CompanyCo。 新鲜冲泡的咖啡的味道弥漫在空气中，人们在热切地度过周末，而您*最终*会深入研究您本应在周五进行的大型演讲。 当您浏览上周开始放在一起的幻灯片时，您会发现它出现了-您正在向一些非常重要的人展示。 从设计团队获得一些快速反馈可能不会受到伤害。 您环顾办公室，每个人似乎都很忙。 简短的电子邮件似乎是使您的同事保持联系而不打扰别人的好方法。
您导航到gmail标签并启动快速草稿：
嘿！ 希望获得有关此演示文稿的快速反馈； 尤其是 幻灯片7。请参见Attached。非常感谢！
您单击到“收件人：”字段，然后暂停片刻。 您之前曾与设计团队中的几个人一起工作过，并且您不希望任何人感到被遗忘或被忽视—而且，您不确定团队中的谁将有能力向您提供反馈。 因此，您包括设计团队的所有五名成员-哎呀，您的电子邮件客户端甚至会自动为您填写地址！ 您点击“发送”，然后喝了一口满意的咖啡。 仅仅花了不到一分钟的时间，您就设法使整个设计团队保持联系，并为更成功的演示做好了准备-甚至您都不需要打扰任何人。 这将是一个很棒的一周。
在几张桌子旁，公司Co.的首席设计师的屏幕上闪烁着警报。 它建议：“ Quick Q re：大型演示文稿”。 她停了一秒钟。 她想知道：“这是什么’大介绍’？” “这是我应该知道的吗？”她离开了一直在研究的产品模型，并仔细查看了电子邮件。 来自市场营销部门的某人，她之前曾与她合作过几个项目。 她的四个设计同事也都被抄送了。 “好吧，”她对自己说，“我希望其他人能解决这个问题。”她导航回产品模型，花了一些时间将自己重新定向到手头的任务上。
同时，在整个城镇中，一个喜欢在家工作的初级设计师的屏幕上也会看到相同的警报。 他一直在做一个缓慢的早晨，实际上对完成一项特定任务感到很兴奋。 他下载了PowerPoint演示文稿，并查看了幻灯片。 他们看起来…很好。 但是它们肯定看起来会更好-快速整容可能会对有需要的同事有很大帮助。 在几个小时之内，他的整个甲板看起来都很棒 。 他导航回到他的电子邮件选项卡，准备发送更新后的信息组，并收到同事的应有赞誉。
很快，他就可以附加更新的卡座，新的警报在他的屏幕上闪烁：“ re：快速Q re：大型演示。”呵呵。 他更新了线程，并看到一位高级设计师已经加入。“对我很好，请根据您的要求对幻灯片7进行一些小的更改！”阅读回复。 我们的初级设计师好奇地看到他的同事想出了什么，下载了卡片组并前进到了幻灯片7。更改与他所做的更改非常相似。 但是现在他想知道……在这一点上发送他的套牌版本会有所帮助吗？ 他会踩一个更高级的同事的脚趾吗？ 不想想太多，他决定不做任何事情。 他对自己说：“很高兴，我想是时候吃午饭了。”
回到总部，首席设计师休息一下产品模型，再次检查她的电子邮件。 “ Hu，”她对自己说，“如果我最好的人之一认为可以提供一些反馈，我可能应该知道本演示的全部内容。”她下载了附件，将其打开，然后开始阅读幻灯片。 她并不完全确定自己在寻找什么，但她想确保其中没有任何可能影响其团队正在做的工作的东西。 当她读完最后一张幻灯片时，她轻笑了一下。 她耸耸肩，“典型的营销内容”，并短暂扫描屏幕右上方的时钟。
“天哪，现在已经两点钟了？”
异步通信中令人费解，看不见的不对称性
诸如此类的故事在世界各地的组织中日复一日地播出。 数以百万计的“ Quick Q”被发送出去，这是一种很好的方式，可以使人们保持循环，而无需立即询问过多的人。 但是，每个“快速问”和它产生的每个“ re：re：快速问”都可以代表对必须接受，情境化和优先考虑它们的人们的无尽，无限的时间承诺。 启动时间不到一分钟的电子邮件线程可能在解决或放弃之前总共花费了数天的生产时间。
但是，与我合作过的几乎每个组织都更加关心他们在同步会议上花费的时间，而不是担心因开放式，异步“ ping”而浪费的时间。同步会议（或由于此类会议“太忙”的结果），我已经看到许多团队陷入了异步通信模式，这些模式最终消耗了他们大量的集体时间和精力。 例如，我参加过无数次会议，最终都决定“向周围发送一些东西以供反馈”，只是因为该决定导致产生40条消息的深层电子邮件线程，而这花费了数小时甚至数天的生产时间。
在与团队和组织合作的最近几年中，我注意到一些常见的原因，这些原因导致团队在大多数时间实际上都浪费在异步消息传递上时继续指责“会议”：
- 当我们在自己的办公桌旁和自己的时间，异步通信的成本会累积。 因此，我们觉得同步会议的成本更高，仅仅是因为我们看不到 “ Quick Q”和“ ping”的总成本。
- 在同步会议中做出最终的决定可能会让人感到不舒服和挑战。 人们通常会感到更自在，也更容易控制，可以异步请求反馈，然后逐个做出决定。
- 与直接要求别人的时间和注意力相比，异步地要求开放式反馈的感觉减轻了负担和干扰。
具有讽刺意味的是，通常希望避免将更大的，更直接的请求变成“小的”异步消息，从而浪费大量时间和精力。 使异步询问尽可能轻量和开放式的目标通常意味着忽略上下文，特性，时间表和其他可能看起来过于直接的信息。 这使接收者不得不填写空白，这通常既耗时又引起焦虑。 换句话说，异步通信的不对称是自成一体的： 异步询问的时间和注意力越少 ，询问最终对接收者的需求的时间和注意力就越多 。
因此，至关重要的是，我们应该消除开放式询问的消极侵略专制，学会对我们需要什么以及何时需要清楚明确。
当要求更少实际上是要求更多
让我们回到我们最初的准假设情景。 想象一下，您决定不直接发送一封快速电子邮件，而是直接向您的一位同事询问他们有限和特定数量的同步时间 。
对于初学者来说，您将不得不决定向谁提问—同步通信已经使覆盖同一问题的多个人变得更加困难。 您可能会感到有些不舒服，问一个像首席设计师这样年长的人。 在家工作的初级设计师不会在您眼前。 然后，您可能只是选择接近高级设计师在他们的办公桌前说：“嘿，如果有机会，我可以请您五分钟的时间来帮助我完成我正在做的事情吗？”
尽管您可能感觉到您现在正在要求更多 ，但是您同事的总成本却成倍减少。 在我们的原始方案中，您的开放式，一分钟的电子邮件最终会花费多个同事的工作时间。 在这种更新的情况下，您同事的总时间成本恰好是您要求的时间：五分钟。 而且，至关重要的是， 您已经花了完全相同的时间来帮助您的同事理解手头的任务。
这种同步方法不仅更对称，更公平，而且还可能产生更好 ， 更快的结果。 可口可乐自由式工程与创新副总裁Thomas Stubbs在我的最新著作《 敏捷为每个人》中向我解释了他的团队如何通过支持同步方法来更快地移动：
我们一直遵循非常简单的原则，即我们不会通过电子邮件和PowerPoint演示文稿进行交流。 我们将把设计师和技术人员与企业主放在一起，让他们做自己的工作……。 将合适的人员聚集在一起，我们能够做出决定并真正快速地取得进步。
当您与某人坐在房间里想出点什么来时，建立消极的工作关系也要困难得多。 文明界限通常适用于您如何与坐在您对面的人进行互动。 同时，电子邮件如果被滥用，可能会成为一种被动的，攻击性的媒介，这使其成为有史以来敏捷团队最糟糕的工具。 可以复制错误的人，有时也复制不需要复制的人。 甚至应该被复制的人也会得到很多他们不需要看的东西。 除此之外，人们通过电子邮件来感知和传递内容和上下文的能力也受到了挑战。 在需要做出决定并快速行动的情况下，PowerPoint和电子邮件的进度会变慢。
Stubbs的经验为任何规模和规模的组织中的每个人都提供了至关重要的见解： 尽管通过电子邮件进行“快速ping”似乎是向同事寻求反馈的最快，最不具干扰性的方式，但实际上这确实在拖慢您的团队 。
逃避异步仓鼠轮
同样，逃避异步仓鼠轮的最大挑战之一是首先要意识到您有问题。
当我在教练团队和个人中抱怨“在会议上花费太多时间”时，我经常要求他们跟踪他们在异步通信上花费的时间（例如对“快速反应”的响应）与时间的关系他们花时间进行同步交流（例如面对面会议或视频聊天） 。 我整理了一个模板，您可以使用该模板轻松跟踪整个给定工作周内您的时间在同步和异步通信之间的分配方式。
单独思考该模板是更好地诊断异步通信看不见的代价的一种方法，但是真正的“哈哈”时刻通常是在整个团队将笔记进行比较时发生的。 这些对话通常表明，一个人花了几分钟发送出去的“快速信息”可以代表该人同事的集体努力。
对于为此付出最大努力的团队，通常可以从集体估算中得出另一个结论： 在同步会议上花费的时间没有得到很好的利用 。 这些团队的同步会议中记录的“结果/决定”通常是“决定重组”或“同意发送会议记录以进行反馈”。换句话说，这不是同步会议本身，而是异步会议。他们生产的ups，实际上证明对团队的时间和生产力最有害。
一旦团队更好地了解了其实际使用同步和异步时间的方式，便可以现实地解决其集体需求，超越了“我们在会议上花费太多时间”这样方便但通常具有欺骗性的结论。我已经看到团队采取步骤有效地应对这些挑战：
- 利用同步时间进行协作并制定决策
大多数团队根本不知道如何在“房间内”共同制定决策。每个团队的需求和挑战都不尽相同，但我发现“不同意并承诺”是帮助团队摆脱分析瘫痪和影响的最强大工具之一。在有限的时间内做出明确的承诺。 刚开始时，这可能会导致摩擦和不适，并且通常是从直属团队或组织外部聘请教练的好时机。 - 通过电子邮件主题样式指南使异步询问更加清晰
我的团队在地理上分布广泛，我对电子邮件有一条规定：每条消息的主题行中都必须包含询问类型（无论是需要回复还是仅是FYI），如果需要回复， 何时需要回复。 例如，我最近发送给同事的一封电子邮件的主题为：“ [FYI]我的2月日程表”。另一封电子邮件的主题为：“ [[需要在星期四下午5点之前答复]新的营销单页草稿。”这种方法减少了通过迫使发件人采取更清晰和周到的方法来消除电子邮件的不对称性，从而使收件人解决问题的模棱两可性降低。 - 给每个问一个时间限制
正如本文开头的故事所说明的那样，开放式询问通常会变成时间，精力和善良将消失的黑洞。 我和我的团队都一直在询问和提供特定且有限的时间，例如，“我将花10分钟时间审核您发送的文档”，或“请花不超过半小时的时间处理我们的初稿”这些明确的限制使我们更容易计划和确定优先级。 - 围绕协作编辑工具构建结构
当涉及到漫长的异步通信时，电子邮件并不是唯一的犯罪者。 像Google Docs这样的协作式编辑工具使多个人可以非常轻松地进行征求和提供含糊，开放性甚至时而矛盾的反馈。 我和我的同事们发现在此类文件的顶部写一个“简要说明”非常有帮助，说明世卫组织正在提供反馈，何时反馈将是完整的，以及世卫组织正在纳入反馈以及何时将其纳入。 这有助于避免在许多协作文档的内联注释中占据支配地位的疯狂来回。
最后，也许是最重要的一点是， 为团队创造并保护时间，让他们反思您的合作方式 。 正是在那些“太忙”的时间里，团队倾向于最大程度地依靠异步通信，从而形成了匆忙，漫不经心的消息传递的恶性循环，这种循环只会随着时间的流逝而不断加剧。 要勇敢地打破周期，直接与您的团队联系一些时间来谈论您的合作方式，而不是在不断增加的内容中再添加一封“快速电子邮件”。
有经验分享您的团队如何平衡同步和异步通信？ 有兴趣了解更多有关我通过一些挑战来指导团队和个人的工作的信息吗？ 请给我 发邮件至matt@mattlemay.com- 我希望收到您的 来信 ！
