即使拥有世界上所有的积极性和奉献精神，如果没有使用正确的工具，使用正确的协议集以及弄清楚如何在没有物理办公室的情况下如何处理任何事物，那么成为一个完整的#DistributedTeam也是不可能的。在过去三年中，随着“四厨”过渡到一个完全分布式的团队，我们已经获得了关于哪些工具，协议和过程最适合我们自己的分布式工作方式的宝贵见解。 这些是最适合我们的做法，但是请不要相信我们-与您自己的团队一起尝试并鼓励反馈，以决定最适合您的做法。
通讯工具
首先，您必须能够与队友交谈，尽可能重现您在实体办公室中并排交流的流程。 对于一对一甚至很少的讨论，任何聊天程序都可以。 对于有关特定主题的对话，与基于文本的聊天室相比，我们更喜欢视频会议-与他人交谈时看到别人的脸会产生很多非语言交流。
缩放 （四个厨房的最佳工具选择 ）
- 优点 ：一切—可以处理50人以上的视频通话，并具有良好的音频和视频质量，屏幕共享，记录会议的能力，Slack和Google Calendar集成（我们可以继续）
- 缺点 ：这是一个独立程序，因此新客户必须先下载Zoom软件，然后才能开始与他们交谈。 如果您使用过Gotomeeting，则工作流程非常相似。
Google Hangouts
- 优点 ：由于环聊取消了安装浏览器扩展程序的要求，因此您可以单击邀请链接并在几秒钟内在会议中聊天。 适用于五人或六人的小型党际会议（对于团队而言非常好）； Google Hangouts既是视频应用程序又是文本应用程序（又名GChat），因此可以很容易地将文本和链接发送给其他参与者； 通过YouTube自动记录和存档通话； 它使用宽带音频，因此声音清晰无比
- 缺点 ：视频和声音质量充其量是最多的。 在Hangouts中，超过六到七个人是困难的； 不能与其他程序一起使用，例如Zoom。
松弛：新的水冷却器
但是，重新创建实体办公室的友情不仅限于良好的虚拟会议空间。 您还必须创建那些意外的磨合和“冷水时刻”，这是创建公司文化的共享历史。 尽管很多事情仍然需要脱机进行（在我们的Distributed Focus系列今年夏天将发布的帖子中！），但是您也可以通过在线互动获得很大帮助。 那么，如何重新创建这个永远在线的反向渠道？ 有时我们会设置Zoom会议，人们可以参加会议，那里没有议程，您可以随便与其他人交谈（例如开放式办公室环境）。 但是，公司沟通和文化的真正动力在于Slack 。 Slack具有一些非常好的功能，使其成为目前最好的同步和异步通信工具：
- 专业版 ：在队友之间进行直接消息传递选项以进行一对一对话，并能够为共享兴趣爱好，客户和项目特定的房间创建群组聊天室（通道）
- Pro ：默认情况下，频道对公司的所有人开放。 但是，如果您需要进行更敏感的讨论，或将承包商和客户限制在某些房间内，则这些选项非常灵活。
当然，总会有电子邮件。 在“四大厨房”中，虽然我们没有关于何时使用电子邮件和何时使用Slack的具体政策，但有一些经验法则已成为公司整体对话美学的一部分，例如：
- Slack是协作的，及时的，短暂的，特定的（谈论前端开发发生在#frontend渠道中，谈论我们的Aquifer产品发生在#aquifer渠道中）
- 电子邮件具有编辑性，长期性，战略性和涵盖性（在一封电子邮件中，我可以涵盖从公司公告到将客户指向项目资源/链接的所有内容）
文件工具
与单独创作相比，需要共同制作文档的情况更为普遍，因此，良好的文档共享程序（或程序套件）对于分布式工作至关重要。 这是我们使用的方式以及使用方式（或更确切地说，我们应该如何使用它-我们仍在绊脚石！）
- Google文件 ：用于处理临时文件，例如即将发表的网志文章草稿，客户会议记录，内部集思广益会议的公共草稿纸，以及我们需要四个厨房以外的人员才能访问的任何内容
- GitHub ：与Google Docs基本相同，但用于代码
- Dropbox ：文件共享，尤其是用于阶段性开发项目的文件，例如徽标设计或线框上的迭代，或需要频繁且轻松访问的文件（例如用于构建销售平台的幻灯片平台或公司徽标图像）的文件共享
- Confluence （公司Wiki）：与Google Docs不同，我们的Wiki网站用于存放我们所有永久的，巩固的，有基础的公司文档。 例如，今年退修后，我们在Google文档中以团队形式编辑了“公司价值”文档，然后在“草稿”完成后将其移至Wiki。 这也是在线上发布公司政策和入门文档（福利资源，差旅费用政策等）的地方。
管理分布式团队的设备
当您开始为团队管理十多台笔记本电脑时，跟踪每个人计算机的运行状况就开始成为挑战。 尤其是因为这样的规模，您没有专门的IT人员。 我们现在有30余人，没有IT人员，而作为一家分布式公司，拥有一个甚至没有任何意义。 那么，如何确保每个人都能获得所需的家庭办公设备而又不会失去理智？ 输入“技术津贴”。
技术津贴是我们在Yonder会议上从其他分布式公司中学到的程序。 该计划为每个队友提供一张预付借记卡，每个月都会充值特定的美元金额。 需要新鼠标吗？ 使用您的技术津贴。 需要本月支付家庭互联网账单的帮助吗？ 使用您的技术津贴。 您在给定月份内不使用的钱会累积（例如您手机计划中的结转数据）。 这样，如果您希望升级到新显示器，就可以节省2到3个月的技术津贴，这将有助于您购买它。
我们相信，该计划将使每个团队成员可以自由购买所需的设备，而无需繁琐的操作团队提出要求。 此外，它还使运营团队解放了下来，因为他们不必跟踪分布在美国各地的笔记本电脑，显示器和键盘的库存。
日历
最后，您必须与日历保持良好的关系。 自从业务存在之前，日历和日程表就一直是业务的重要方面-捕获和记录我们日子的方式实际上与人类本身一样古老。 但是使用日历（我们主要使用Google日历）对于完全分布式的办公室具有新的含义。 代替只记录和安排“负面时间”（Elia外出，休假的托德，与亚伦会面的道格），您还需要记录“正向时间”-露西在DrupalCon上工作，亚伦编辑博客文章，Suzy可用于聊天-不直接影响其他人的操作。 这些日历相当于物理办公室中打开或关闭门的日历–一种让人们知道您在做什么的方法，不必一定使自己保持正轨（尽管这样做很有用），而只是让您队友知道什么时候他们可以，不能在Slack或Zoom上打招呼。
不幸的是，Google日历还不能做所有事情，因此，我们还使用Calendly和Doodle，特别是当我们与Google四个厨房合作伙伴以外的人合作时，可以安排时间安排会议和“消极时间”。 这两种方法都是通过允许人们访问可能的会议时间或在会议时间上投票而无需考虑全部个人日历。 Google最近宣布了一项名为“查找时间”的新功能，该功能使使用Google Apps的团队可以快速找到邀请对象中每个人都可以开会的时间。
保持在一起
总结一下……#DistributedTeam永远不会是基于办公室的团队的复制品，也没有理由试图将其强加于人。 但是，无论您的团队如何或在哪里，我们都喜欢借鉴队友和同事文化的某些方面。 这些是我们发现必不可少的工具：
- Slack ，用于正在进行的对话以及特定项目对话的存档
- Zoom ，用于每周一次的口头办理登机手续以及其他最好的面对面会议，从一对一到全员
- Google Docs / GitHub ，用于协作编写
- Confluence Wiki ，用于使公司政策保持在线和有条理
- Dropbox ，用于文件共享
- Google日历 ，让人们知道我们的“办公室门”是打开，半打开还是关闭
- Calendly或Doodle ，用于在您无法（或不想）时安排会议，查看每个人的日历并自己弄清楚
