一年多以前，我加入DigitalBridge担任产品主管。 从未在初创公司工作过，我立即意识到有效管理时间的重要性。 从开发团队合作开发新功能到与CEO合作制定高层路线图，我在不同级别上都有许多不同的任务需要处理。
接下来的工作就是我学会了如何尽可能高效地记录，跟踪和确定任务的优先级，并管理时间。 这里没有新内容，但是如果它可以帮助处于类似情况的任何人，则值得记录。
把事情做好
当我开始担任该职位时，我刚刚读完David Allen撰写的《 Getting Things Done》。 我不会详细介绍他的方法（他有一本书，关于GTD的文章很多），但是本质上讲，其想法是捕获您知道需要在列表中完成的所有事情并定期进行处理，有条不紊。
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尽管我很欣赏这种方法，但我一直在努力跟踪当前“正在进行”的任务。 也许我错过了GTD的重要组成部分，但这对我没有用。 我没有高效地完成工作 。
看板
看板是一个简单的系统，它通过工作流跟踪任务，并由板上的列表示。 最简单的示例是具有三列的木板：待办事项，正在执行和完成。 新任务将添加到“ 待办事项”列。 他们在进行中移至“正在做” ，最后在完成时移至“完成”。
我是GTD中缺少的“正在做”专栏。 看板允许我跟踪我目前的工作 。 由于我很少有机会随时专注于一项任务，因此这确实很有价值。
看板引入的另一个重要概念是进行中的工作的限制。 这样可以确保您始终专注于完成任务。 稍后我将详细讨论。
我的看板流程
看板板可以是物理板，纸或软件。 当不止一个人在上面进行协作时，物理板非常有用。 但是，我需要在办公室和旅途中快速，轻松地访问任务。
我选择了Trello来占领我的董事会。 这是一个免费的基于云的应用程序，可以在桌面浏览器和通过移动应用程序很好地运行。
我的董事会可能只是从典型的“待办事项” ， “进行中”和“完成”专栏开始的，但是随着时间的发展，它已经适应了我的工作方式。 我还结合了GTD的想法，我将在短期内探讨。
截至目前，我的董事会看起来像这样。
我的工作Trello板上有六列：
- 收件箱 （无限制）
受GTD的启发，我可以在这里转储白天（可能是在会议中或在旅途中）提出的任何想法和任务。 - 积压 （无限制）
这些都是我有时需要做的所有事情。 - 下一个 （ 最多 5个）
这些是我确定为最紧迫的任务。 - 进行中 （限2个）
我现在正在做的事情。 - 已阻止 （限制为3个）
无法完成的任务，通常是因为我在等待其他东西。 - 完成
已完成的任务。
列限制
限制一栏中允许的卡片数量对于确保有效完成任务且不会卡住或遗忘至关重要。
例如，想象一下需要立即引起注意的新颖有趣的事情。 自然，我想马上走开，但我的“进行中”列中已经有最多两张卡。 限制迫使我至少要完成我正在处理的任务之一，然后再开始新任务，然后将其移至“完成” 。
寻找使我最高效的极限是一个实验和迭代的案例。 您可能会有所不同。
处理板
我每天早晨开始处理董事会。 此过程不应超过2分钟。
首先，我确保每个正在进行的任务仍在正确的列中。
- “ 进行中”任务是否仍在进行中，还是实际上已经完成或被阻止（我在等待某些事情才能完成？）？
- 被阻止的任务是否仍然被阻止，或者我现在可以完成它们吗？
接下来，我处理仍需完成的任务。
- 我根据紧急程度将收件箱中已累积的所有任务移至“ 待办事项列表”或“ 向上下一步”中 。
- 我确保积压工作中的所有任务仍然相关，并且优先级宽松。 诚然，我不是每天都这样做。
- 最后，我确保Up Next中的所有卡片仍然是最紧迫的任务，并按从最重要到最不重要的顺序排列。 我希望白天能解决这些问题。
就是这样。 该系统使我能够捕获，确定优先级并推动完成需要我注意的任何事情。
提示
- 尝试跟踪您需要考虑和做的所有事情。 这个概念是从GTD借来的； 通过将问题从头脑中转移到外部列表，您知道您不必担心记住事情，而可以专注于完成事情。
- 如果任务很大并且可以分解为较小的任务，请使用Trello卡中的清单功能。 如果这些子任务仍然很重要，请考虑将它们分解成自己的卡片。
- 如果您使用Chrome浏览器，请尝试看板WIP for Trello扩展。 它会根据该列中有多少张卡片来更改该列的颜色，并使扫描问题变得非常容易。
- iOS应用程序有一个很棒的快捷方式，可以快速将卡片添加到收件箱中。 强制触摸Trello应用程序图标，然后点击“新卡”。 这将打开一个对话框，用于添加新卡，默认情况下为最后一个板卡和您添加到的列表。 如果仅使用此功能将其添加到收件箱中，那么这将成为在旅途中添加内容的一种非常快捷的方法。
最后的想法
这个过程在不断发展和完善。 我仍然没有介绍GTD项目或上下文的概念，或者一直使用Trello标签来进一步简化工作流程。
如果您有任何想法，改进或问题，请随时发表评论！
