完成一个大型项目的感觉如何？ 还不错吧？ 您甚至可能会忘记一路上承受的一些压力。 尽管您可能已经掌握了如何管理自己的任务（或至少学会了如何使事情保持运转），但任务管理仍然是工作生活中最具挑战性的方面之一。 任务可能来自会议，经理，同事等。 您如何与他人有效地合作以确保适当地完成任务？
最佳的任务管理
设计任务的过程会影响协作的质量以及完成项目所需的时间。 有一些方法可以为您自己和您的团队改善有时繁琐的任务管理流程。 首先，请遵循以下五个技巧。
1.为每个任务分配所有者和截止日期
如果缺乏问责制，任务往往会落空。 参与对话的人越多，谁将承担任务的歧义机会就越大。
为了减少混乱并促进后续行动，请团队成员在每次会议或非正式对话结束之前执行未分配的任务。 确保每个任务都有一个所有者和截止日期。 尽管可以人为地规定截止日期，但它们增加了完成任务的可能性。
2.明确任务并设定明确的期望
无论您是将任务分配给自己还是他人，都应明确说明要执行的操作及其周围的环境。 说明受让人了解并准确完成任务可能需要的要求，成功标准以及交付物的任何其他详细信息。 共享文档链接以及访问以查看和编辑文档。 包括可以提供其他信息和帮助的人员列表。
Hamza Khan在他的文章“如何编写完美的任务来推动工作中”中提出了一种新闻方法，通过回答任务的对象，对象， 时间 ， 原因和方式来编写清晰的任务描述。 他说，这有助于减少来回澄清的问题，并使任务所有者成功。
一个例子
诸如“准备有关社交媒体审核结果的演示文稿”之类的任务可能包括这样的描述：“我们将向首席执行官（谁）展示社交媒体审核的结果，她将使用此报告通知我们下一年的社交媒体策略（为什么）。 请提供图表，以10张或更少的幻灯片的形式显示我们3个社交媒体平台中每个平台的表现，学习和建议。 使用“继续/考虑”框架来构建建议（如何）。 在本星期五（何时）中午之前完成初稿，我们可以在下午重新分组进行讨论。”
此任务描述预期任务受让人可能遇到的问题。 这样，受让人就可以立即开始工作，而不必浪费时间来弄清任务的细节。
3.将任务分解为可管理的动作
任务管理的一个很好的经验法则是：如果一项任务需要3个小时以上才能完成，则将其分解为较小的步骤，每个步骤都有自己的截止日期。 当人们对自己认为大型的任务感到不知所措时，他们可能会感到焦虑，拖延，并使自己分心于其他事物。 将大型项目分解为较小的步骤可以使每个小任务更容易应对和完成，从而建立信心。 这些小步骤不可避免地会导致完成较大的项目。
4.包括每个任务的时间估计
时间是设定期望和管理资源的另一种方式。 给出完成任务的现实且具体的时间表。 需要30分钟或两个小时吗？ 这将帮助团队成员将任务按时间表排定。 包括时间框架也可以分享某人对一项任务应该花费多长时间的估计。
例如，如果经理认为完成任务不超过30分钟，但是员工花了2个小时以上来完成任务，那么经理和员工就有机会讨论这种脱节的情况。 经理可以更准确地估计任务时间吗？ 任务的性质是否缺乏一致性？ 员工是否需要在某些领域进行进一步培训？
5.与他人分享进步
那么，当您的工作依赖于他人的工作时，您会怎么做？反之亦然？
积极沟通。 让人们了解涉及其工作的任务的状态。 这些任务完成了吗？ 是否存在阻碍准确及时完成工作的障碍或障碍？
如果您的优先级发生了变化，而您又无法按时完成与他人工作有关的任务，请告诉他们。 并且不要害怕向同事询问影响您工作的任务状态。
简化协作任务管理过程的一种方法是使用共享或小组任务列表。 您可以尝试使用Asana，Trello，Wunderlist或Meeteor之类的软件来管理团队的任务。 如果团队成员始终保持最新状态，则每个人都可以随时检查特定任务的进度。 这样可以减少一些来回电子邮件，并代替一些状态会议。
遵循以下五种做法，您可以成为您自己和您的同事的任务大师。 您单独管理任务以及与他人合作时还有哪些其他管理方法？ 让我们在下面的评论部分中知道！
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