在过去的几年中，我意识到创建更好的待办事项清单的重要性。 我常常因为没有创建有效的待办事项清单而感到沮丧，或者我抱怨我一天中需要更多的时间来完成我想完成的所有事情。
一段时间后，我意识到我不知道如何创建有效的待办事项清单。 基本上，我将自己脑海中的所有内容转储到列表中，并添加了无论何时都想完成的所有内容。 我什至有我不知道自己是否真的想在清单上完成的事情，这对我来说现在听起来很疯狂。
我知道，我们每个人都想完成很多工作，包括大多数时候我们无法避免的义务以及“很高兴”或“有时间时”的任务。 还有目标，通常也很难为它们设定可能的和可实现的期限。
知道如何创建有效的待办事项清单可以帮助您完成整个清单，而不会造成很多痛苦和痛苦，也无需长时间工作。 我将分享一些提示，这些提示在创建待办事项列表时会有所帮助。 开始了。
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1 —倾倒脑海中的一切
我热爱技术，这绝对是我一生中很重要的一部分-个人和专业，但是对于待办事项清单，我总是喜欢从纸张开始。 一些研究和作者说，将事情记录在纸上可以帮助您记住它们并承担责任。
我真的鼓励您在纸上进行此第一步，然后将其转移到您最喜欢的应用程序中，这是我通常要做的。 我的过程是从脑力激荡开始的。
对于那些不知道什么是“脑筋急转弯”的人，是时候花些时间转移大脑中存储的关于特定主题的所有信息。 而已！ 从根本上讲，这是一种将有关特定主题的所有知识都转储到纸张或笔记本应用程序中的方法。
目的是释放大脑消耗的空间，因为您始终需要记住很多东西。 因此，您要将所有这些信息和知识转移到纸张上，从而释放了大脑空间。
当我进行脑力激荡时，我通常会觉得自己从脑袋中取出了重量级的东西。 您可以自由地专注于在特定时刻实际上可以做些事情的事情。
提示：不必担心您是否有意义。 只需将您在大脑中存储的与该特定主题相关的所有内容填充到笔记本中即可。 在此过程中不需要过滤器或编辑。 您也可以为此使用计时器！
2-简单性是您最好的朋友
现在您的清单很长了。 对于其中某些人，我敢肯定您有很多细节，对于其他人，您还不够具体。 您现在应该做的就是开始弄清列表中的内容。 您无需担心优先级和分类。
现在，您只需要关注有意义并保持简单即可。 开始为任务提供所需的适当数量的细节，不要太短或太长。 让我们具体而简短。 你能行的！
在为任务添加细节时，您应该考虑以下几点：我未来的自我会理解这一点吗？ 它不应太长或太短，即使六个月过去了，您也应该能够了解此任务的含义。
太长的列表不是很好。 如果您快速扫描待办事项列表，将很难理解您应该做什么，而且由于阅读和理解它的时间太长，因此也很难解决。
确保您的任务是一天之内就可以完成的动作。 在下一阶段，您将学习如何对其进行分解以确保可实现。
提示：如果您不指定为什么要致电她， “致电Navneet”就没有任何意义。 代替这样的常规任务，您可以键入：“致电Navneet谈谈她所获得的产品所有者认证。”确保还包括她的电话号码，以便在最后一次致电您的朋友时更容易。 然后，您无需查找她的电话号码。 它简短，简单，可为您提供采取行动所需的适当数量的细节。
3-分解
我确定您的某些任务和目标过于广泛。 如果您的清单过于模糊，则您可能没有足够的时间来完成任务，并且很容易因处理任务而灰心，甚至不知道如何开始。
要设置切合实际的期限，您需要开始考虑一天中要完成的事情。 始终牢记在那一天必须完成的日常目标和任务。
一项艰巨的任务可能会令人生畏，以至于如果您看不到最终结果或者任务过于复杂而无法在一天内完成，您甚至可能会害怕开始进行这项工作。
开始将任务分解为更易于管理和完成的较小任务。 要记住的另一件事是，较小的任务将帮助您确保完成总体目标，并且可以鼓励您确保在选定的时间范围内启动和完成任务。
当您分解它时，请考虑实现该目标需要遵循的特定步骤。 首先要实现该目标，您绝对需要做的第一件事。
提示：而不是像“创建新的投资组合”这样的更广泛的任务。例如，您可以将该任务分解为较小的任务，而可以从“收集投资组合参考以研究有关新网站的想法”的任务开始。这项任务肯定会鼓舞人心，并为您提供许多很棒的想法。
4-优先
确定优先次序绝对是最困难和重要的步骤。 我总是从查看整个工作清单开始，列出我希望当天完成的所有任务。 查看清单，我将考虑当天完成的最重要任务。
我通常会选择当天我绝对需要完成的1-2个项目。 有时，我们认为我们可以完成更多的工作，但是在此阶段，请优先考虑您的1-2个最紧急的事情。
此过程将帮助您做好准备，以便在发生某些事情时，可以保证两个必做的事情都将完成，并且在第二天或第二周，您可以根据需要重新安排其他事情。
我尝试在同一时间段内尽可能多地解决类似任务。 例如，如果那天我有两个类似的任务要完成（例如，写一篇新的博客文章并创建我的电子邮件营销），那么我肯定会尝试一个接一个地处理它们，因为我将处于已经在意了。
提示：如果您想慢慢地开始新的一天，一种策略是首先解决较简单的任务。 这样，您就可以更快地完成它，并且一旦完成，您就会感到一种成就感，可以鼓励您完成第二天最重要的任务。
5-可能的清单
头脑风暴和优先级排序步骤将帮助您定义可能的列表，因为这将迫使您考虑从该长列表中要做的两个最重要的事情。
可行清单的整个想法实际上是为了制定更清晰的目标并填补空缺，以防您有空闲时间或需要重新安排任务的时间，因为它是可能清单的一部分，而不是您的待办事项清单。
创建这些列表将帮助您记住要完成的所有事情，还有助于清除垃圾。 有时任务是如此之小而轻松，但是我们一直在思考它，却没有采取任何行动。
我喜欢拥有这些可能要做的清单，当我有空闲时间，时间表或工作重点发生变化时，我总是从那里解决一些问题。 当您无聊时，它也可以非常方便。 例如，您正在等待朋友打电话，为什么在等待她打电话时不整理那叠纸呢？
提示：确保此列表确实是可能的列表，并且只有在有时间时才能解决。 目标不是在忙碌的日常工作中添加更多项目，而是确保您有足够的时间工作而不倦怠。
6-确保休息
是的，您没看错。 确保有时间休息是您的责任。 一些研究表明，从复杂而艰巨的任务中休息，甚至小睡一会的重要性，可以帮助您增强精力，放松大脑并提高创造力。
我是Pomodoro技术的忠实拥护者，该技术是Francesco Cirillo在1980年代后期开发的一种时间管理方法。 该技术基本上是一种确保您在一定时间内专注于一项任务的方法。 通常是25分钟，每次休息5分钟。
正如我在这篇文章中提到的那样，您的大脑自然会以高能量的冲动起作用，然后是低能量的冲动。 为了帮助您的身体和大脑最大限度地利用这种能量，您确实应该考虑不时地休息一下。
提示：放松心情的一种好方法是走路。 您可以开始散步，以帮助您的大脑休息，也可以帮助您提高创造力。 有很多人使用过这种技术，包括贝多芬。 他们能够解决问题并在走完这些路后看到不同的观点。
7 —计时
由于您已经确定了列表中最重要的1-2个最重要的任务的优先级，并且将您的任务分解为小部分工作，因此现在该定时这些任务了。 在本练习中，考虑任务并确定每个任务所需的时间非常重要。
您将检查待办事项清单，并为每个任务添加估计时间。 此练习将帮助您确认是否真的有可能在一天的工作中完成所有任务，或者是否需要将这些任务分解成较小的块以安排在一个工作日内完成。
确保您正在考虑实际情况。 例如，有时候出问题了，我们需要花费比预期更多的时间来完成一项任务。 您要考虑这些情况吗？
我知道，我们通常每天工作8个小时，但认为我们每天都会工作8个小时，因为我们总是有很多工作要做，这绝对是不现实的。 我们仍然是人类，需要时间与我们的同龄人和朋友进行社交。 我们仍然需要不时吃饭和休息，所以也要考虑到这些。
有些人喜欢安排每一项任务，所以我认为这取决于您的风格。 我通常会确定当天我绝对需要完成的两个任务，以及我计划在早上和下午完成的任务，但是如果您愿意，也可以为每个任务设置一定的时间。
提示：随着时间的推移，您会更好地估计任务。 每次进行此练习时，您都将从以前的估计中获得经验，并将提高您的技能。 如果任务是您的待办事项列表中的新内容，并且您不知道如何估算，则另一个技巧是根据您之前执行的类似任务估算任务时间。
8 —安排它
与全职工作相关的待办事项列表有两种不同的样式。 我每天都在计划，因为我的生活充满活力并且不断变化。 这与我的个人项目不同，后者是我每周计划并仅在需要进行更改时更改。
坐下来创建待办事项列表可能会让人感到恐惧，但实际上可能会变得很有趣。 我喜欢为工作日的第二天做计划，每个星期天晚上，我都会考虑自己的一周，个人项目以及我想在工作之外完成的事情。
这是完成一天（如果您每周计划的话，一周）的一种好方法。 因为您已经准备好并计划了第二天要做的事情，所以它可以帮助您消除焦虑。 当您忙碌的一天具有重要的里程碑或复杂的可交付成果时，它也可以帮助您做好心理准备。
您可以每天选择相同的时间，并创建一个例程来计划您的美丽工作清单。 包括您喜欢的事物，例如，我喜欢喝我最喜欢的茶和Spotify播放列表，以帮助我专注于并进入此待办事项和可能要做的事情。
提示：不要向自己施加压力，使其正确无误并完成您每天计划的所有事情。 有时我们有班次，您的待办事项清单必须足够灵活以适应变化，因为我们不是机器。
9 —灵活
这是关键。 您的待办事项清单必须足够灵活，以适应变化和转变，还应包括休息时间。 默认情况下，您可以在任务之间保留15分钟的时间，以确保计划能够顺利进行，以防万一会议超期或您需要比预期更多的时间来完成该重要任务。
例如，如果发生某些情况，您有一个巨大的阻止程序，阻止您完成甚至启动任务，请确保停止。 深吸一口气，找到解决办法。
我们有时比现实有时更乐观。 我们的待办事项清单也是如此。 例如，我们倾向于在一切正常的环境中进行计划，并且我们拥有完成甚至复杂任务所需的全部精力。
如果您不能睡个好觉，并且因此而无法按需专注于该重要任务该怎么办？ 有人说，我们始终需要牢记“ if / then”模型。 在某些情况下，您可以重新计划和重新计划任务或可交付成果。 当然，在重要的截止日期的情况下，您不能这样做，因此您可能需要额外的浓缩咖啡以帮助您集中精力并完成工作。
提示：如果出现问题，冥想和其他任何形式的正念都可以为您提供帮助。 有时，进行呼吸运动或长时间散步可以帮助您找到解决问题的创造性方法，或者帮助您增强精力以完成重要的任务清单。
10-日历阻止
我是这项技术的忠实拥护者。 这对我的日常工作非常有帮助，因为我白天经常开会，而且我需要确保自己有时间来完成两次会议之间的重要任务。
日历阻止功能还可以帮助您为每个小时的重点工作计划15–20分钟的休息时间。 一些研究表明，可以保持此时间表的人在工作中具有更高的关注度和生产率。
我们既有重要的重要任务，又有次要的重要任务。 确保每个任务得到适当照顾和时间的一种方法是使用日历阻止。
在我公司，我们没有开会的日子。 现在是星期四的下午，我们的日历被禁止开会。 因此，我通常会在星期四下午计划我的一周时，将其用于需要我集中精力并涉及复杂分析和可交付成果的任务上。
提示：您可以在午餐时间阻止日历，以确保有时间吃点食物。
11 —看板
对于那些了解我的人，您知道我对看板框架的热情。 看板（Kanban）是日语单词，意指招牌或广告牌。 它是用于精益和及时制造的调度系统。 丰田公司的工业工程师大野大一（Taiichi Ohno）开发了看板以提高他的制造效率，我在这篇文章中对此进行了更多介绍。
看板板只不过是您要完成目标所需要做的事情的优先列表。 目的是帮助您的团队确保对产品的每个部分进行优先级排序，并在每一步都以相同级别的关注进行构建。
需要注意的重要一件事是，看板关注的是地位而不是截止日期。 您可以创建物理看板（我的最爱）或虚拟看板。 我最喜欢的工具是Trello和Asana。 您将在板上至少添加三列：“待办事项”，“正在执行”和“完成”列。 对于物理看板，您最好的朋友将是Sharpie和不同颜色的粘滞便笺。
任务将遵循此“待办事项”流程，直到进入最后一个阶段（“完成”列），这是已完成并经过测试的任务。 理想情况下，您可以每天访问董事会。 因此，虚拟版本可以非常方便和有用。
提示：在解决任何障碍之前，应暂缓任何有任何障碍的任务。 发生这种情况时，您可以执行其他任务，直到完成它。
12 —未来清单
头脑风暴可以帮助您将脑海中的一切都转移到纸上。 这包括将来的任务。 我通常在Bullet Journal中有一个单独的页面，用于以后的任务，以确保我不会忘记它们。
我所说的“未来清单”基本上是您未来（例如3个月内）将要完成或想要完成的所有事情。 此列表将帮助您收集要执行的所有操作，然后分配时间和计划完成时间或完成该过程所需的步骤。
我喜欢为这些任务和总体目标设定一个截止日期，我会不时查看它，并检查它是否仍然有意义以及我是否仍在按计划进行。 您还应该重新评估并确定不再有意义的目标和任务，以便可以将其从列表中删除。
您还可以在日记本中或在您存储此类信息的任何地方创建页面，以降低优先级和删除目标和任务。 不时重新访问此页面以查看您的目标是一个有趣的练习。
提示：请记住，此列表与长期和未来目标有关。 例如，在某个日期之前学习一种新语言的目标可能是您列表中未来的一项很好的目标。
