停止将收件箱用作待办事项列表

您是否将电子邮件保留在收件箱中,以便您记得阅读或处理它们? 如果是这样,则您是在使用电子邮件来管理任务-实际上,这是两件事。 使用单独的任务管理器(与您的电子邮件紧密联系),可以帮助您减少花费在筛选收件箱上的时间,并花费更多的时间来完成最重要的工作。

为什么需要将这些活动分开? 如果您将电子邮件和任务管理混为一谈,那么简单的交流(阅读和回复消息)的工作就会被您留在收件箱中的所有电子邮件所困扰,因此您不会忘记处理它们。 (而且您可能会在其中收到一些待办事项提醒!)这种方法还使管理待办事项清单变得麻烦:当您需要快速确定下一步要执行的正确任务时,没有任何事情会减慢您的工作速度向下浏览,就像进入收件箱一样滚动浏览旧邮件。

我们很多人陷入将电子邮件和任务管理混为一谈的原因是,电子邮件与我们在工作和生活中所做的许多事情密不可分:我们的许多任务以电子邮件的形式到达,而许多其他任务需要阅读或发送电子邮件,作为完成工作的一部分。

幸运的是,有许多出色的任务管理器可以将电子邮件和任务管理的不可分割性融合在一起,而又无法将两者融合在一起。 最好的任务管理器不仅为您提供一个地方来捕获您需要完成的任务; 它们还使您可以轻松地通过电子邮件添加任务。 但是,与电子邮件不同,它们还可以跟踪诸如完成或未完成的内容,何时需要完成每个任务,与任务相关的项目或完成任务所需的位置。

尽管有些人通过使用Outlook(或其他电子邮件平台)中的任务管理器简单地跟踪他们的任务来解决此问题,但这种方法的成本太高了。 将您的任务保留在电子邮件程序中意味着您想翻阅任务列表时就无法关闭该程序(及其引起的干扰)。 将这两项活动作为一个应用程序的一部分还意味着您仍然必须从一个视图转到另一个视图。 即使您为任务列表打开一个单独的窗口,也有可能在大量打开的电子邮件中看不到它。 最关键的是,默认使用电子邮件客户端内置的任务管理器意味着您不必选择最适合您的特定工作或工作方式的特定任务管理器。

有许多任务管理系统可用,每个系统都针对具有不同需求和工作风格的用户。 在搜索适合自己的电子邮件时,以下是一些最佳的候选人-以及有关如何将每个电子邮件与电子邮件系统集成的建议:

记住牛奶。 对于需要任务管理器同时满足其个人待办事项列表和团队协作需求的人员,RTM是一种基于Web的灵活,快速的任务管理工具,具有许多功能强大的功能,可在众多其他设备上进行同步操作,系统和Web应用程序。 您是否依赖iOS,Windows或Android手机; Google日历或Outlook; 印象笔记或Twitter:RTM为您提供了一个应用程序或扩展程序。

一旦您掌握了格式化邮件的格式,就可以通过电子邮件轻松地将任务添加到“记住牛奶”中。

东西。 注重软件美学的Apple忠实拥护者会喜欢这款精心设计的任务管理器,它可以使任务在所有Apple制造的设备上保持整齐的同步(尽管您必须购买Mac,iPhone和iPad的单独版本,向上)。 通过项目,上下文或时间线查看任务的选项使您可以轻松地在一天中的任何特定时刻查看需要执行的操作。

Things还提供了一个方便的功能,该功能比通过电子邮件向自己发送任务有所提高: 具有自动填充功能的快速输入使您可以突出显示收件箱中的电子邮件,然后使用一次击键创建一个新的Things任务,该任务预先填充了选定的电子邮件文本。 还有一个非常有用的解决方法(如果令人讨厌),可让您进一步控制直接从Apple的Mail.app创建任务。

OmniFocus。 使用David Allen的Getting Things Done方法提高生产力的Mac用户可能会选择OmniFocus,这使Allen的方法论直接融入了软件中。 它鼓励您将上下文关联到每个任务(例如,注意这是在工作日还是在通勤途中通过电话还是在计算机上完成的任务),以便您在转身时承担最可行的任务到您的清单。

OmniFocus用户可以使用名为Mail Drop的简单,优雅的服务将任务直接通过电子邮件发送给OF。 无需学习特殊的格式,并且额外的好处是,OF用户可以轻松利用一些非常酷的IFTTT食谱!

Toodledo。 如果您正在寻找真正强大而灵活的功能,Toodledo基于Web的任务管理器使您可以将任务和子任务添加到列表中,这些任务和子任务可以组织成文件夹,目标,上下文或大纲,每一种都提供了不同的方式来解析任务。 付费用户可以使用协作功能,TD可以同步到流行的日历应用程序。 关于Toodledo的一件整洁的事情是,他们与Carbonfund.org合作,以抵消其运营中使用的电力。 据我所知,他们是唯一声称可以实现碳中和操作的任务管理器。

所有这些功能和复杂性之间的权衡是,通过电子邮件将任务添加到TD可能有些繁重。 像应用程序本身一样,Toodledo的电子邮件界面提供了非常强大的选项,但是学习曲线却很陡峭。

大本营。 虽然我不建议那些只想管理个人任务的人使用Basecamp,但是如果您已经在使用Basecamp来管理协作的组织中工作,这是一个不错的选择。 然后,您可以将个人任务列表设置为一个名为“我的任务”之类的项目,而不是将完全独立的应用程序用于个人任务和基于团队的任务。 与Basecamp同步的许多工具使您可以在手机上或离线时轻松访问任务列表。

将电子邮件转换为Basecamp任务同样简单:只需按照他们的简单说明将其转发到您的帐户即可。

我现在使用的是:印象笔记 + 提醒+ Followup.cc。 对于那些往往因自己过于繁杂的任务列表而迷失方向的人,请考虑将其分成几部分以使其更易于处理。 首先,制作每周清单,其中仅包含接下来五天的最关键任务或可交付成果。 如果您使用Evernote之类的笔记工具,则将所有这些任务放在单独的“任务”笔记本或文件夹中,并在Evernote侧边栏中创建醒目放置的快捷方式,以免单击任务列表。

与更传统的任务管理工具一样,您可以将电子邮件转发到Evernote。 然后将其变成便笺,当您需要参考便笺时,可以进行快速的Evernote搜索-如果已将其存档,请单击相关的笔记本。

除了每周清单上列出的重要内容外,您还可能需要跟踪许多较小的任务:需要记住要写的电子邮件或需要发送的卡片。 对这些较小的项目使用简单的定时提醒工具。 您可以为此目的使用Evernote自己的提醒功能,但使用单独的提醒工具(例如在所有Apple产品之间同步的默认Reminders应用程序)可能会更容易。

而且,如果您要避免忘记的是一封电子邮件(也许您需要稍后回复,或者您需要进行后续处理),则可以将电子邮件转发给后续人员,从而将其从收件箱中取出.cc。 当您实际有能力对其执行操作时,它将在您指定的时间返回给您。

我现在使用的是Evernote,定时提醒和followup.cc的特定组合。 使用提醒和followup.cc不会忘记这些小东西,这使我可以保留一份很少的主要任务清单。 而且由于我不会陷入一个隐含的,微小的待办事项清单所致的收件箱中,因此我有更多的时间来完成这些主要任务。

但是我不会假装这个系统将在未来十年成为我的终极任务战斗冠军:如果我从尝试数十种任务和项目管理工具中学到的东西,那就是最好的工具选择会有所不同每年与每个人一样多。 与一些不同的电子邮件友好型任务管理器进行试验,以找到适合您的任务管理器,并认识到您的需求,偏好和工具包几乎肯定会随着时间而改变。

哈佛商业评论出版社的我的电子书, 《更聪明地工作,管理您的电子邮件》 ,提供了更多有关如何使用电子邮件支持您的工作的建议,而不是让电子邮件挤占您盘子里的任务和项目。


最初在 www.hbrascend.in上 发布