另一个会议邀请进入您的日历，您的脊椎发冷，对吧？ 再次开会的想法使我们充满恐惧感。 这不足为奇，有大量证据表明会议对我们的生产力产生负面影响.2014年，《商业内幕》报道称，仅在美国，一年一度的非生产性会议就损失了370亿美元，而到2017年公司报告的数字为283美元十亿。 这两篇文章均包含有关如何提高会议效率的有用技巧，这是我对一些关键会议结构标准的看法，这些标准可以真正使您的会议取得成功。
我将它们归类为执行会议，因为它们都是为了完成关键优先任务，这些任务对于交付我们的战略项目，季度优先事项和关键绩效指标至关重要，这些最终将决定组织的成功。
心态
会议中的每个人都应该以正确的心态坐在那里，在那里他们知道自己在场是因为他们为议程增加了价值，他们的贡献值得欢迎和需要。
作为会议主持人，请确保您考虑过的每个参加者；
他们为这次会议增加的价值是什么，超过了此期间通过处理其他优先事项可以增加的价值？
如果您收到会议邀请，而您的直接反应是这偏离了您的真正优先重点，那么在接受之前，值得您自己（甚至邀请者）问这个问题。
遵循有效会议的5个Ps之后，一旦您有应该增加价值的与会者，Ps所代表的含义就会有所不同，所以这些是我使用的。
目的
提前沟通会议的预期结果，以便清楚地知道下一步将分配哪些步骤。 如果达到目的，这也有助于尽早结束会议。 每个人都喜欢早日结束的会议。
制备
每个人都知道他们带来的价值以及开会的原因。 这样可以确保与会者能够提前做好准备。 他们知道他们需要最新的数据，以及他们希望提前完成的数据。 它还可以帮助人们准备好如实讨论任何阻碍或问题，也可以加快会议速度。
处理
具有一致同意的流程来运行会议并遵循每个人都同意的规则，例如准时开始，而不管每个参与者是否都到来，都可以帮助人们更快地进入流程并进行富有成效的讨论。 这就是为什么为每次会议制定固定议程至关重要的原因，我将在后面讨论。
我之前曾写过有关设定流程（遵循5个P）如何对高效的战略计划会议做出贡献的文章。
参与度
我已经谈到了拥有合适的与会者的重要性，一旦您将合适的人员带入会议室，重要的一点是您必须听取所有与会者的意见。 我们知道有些人是自然外向和内向的人。 人们在增加自己的想法和意见时也有不同程度的信心，特别是当他们可能与高级领导人相矛盾时。
实现这一目标的一种策略是鼓励会议室中的所有人在会议室中的最高层之前发言。 领导者的角色是先听然后讲。 这会阻止人们不愿提出异议的确认偏见。
有很多资源可以帮助在组织中建立这种文化，在这方面促进会议是我们所有人都应该实践和发展的技能。
进展
离开会议的每个人都应该以某种方式感到前进。 他们提供了有助于做出决定，做出决定或分配任务以在下一次会议之前完成的信息。
当每个人都感到前进的时候，会议就为所有人取得了成果。
您可以在此处阅读有关5P生产会议的更多信息。
韵律
会议的频率可能会对您如何有效地执行优先事项以及如何有效地消除障碍产生巨大影响。 召开更频繁（但更短）的会议似乎违反直觉，但可以显着提高您的成果。
通过花时间坐下来评估当前现实而放慢脚步，这是使我们能够接受帮助，指导和建议以确保我们了解自己的优先事项并能够对之做出承诺的绝佳方式。 在会议之间留下长达一个月的时间来改变现状，阻塞，问题和新信息会导致灾难。 我建议每周为领导者和每个团队举行一个小时的团队会议，如果需要涵盖财务等，则每月召开一次更长的会议。
在讨论KPI数据时，每周会议可以重点关注活动和有效性指标，这是成功的主要指标。 如果人们面临挑战或落后，每周开会以解决障碍，可以使您变得敏捷并进行必要的更改，同时仍然使人们有机会实现最终负责的结果。
日常琐事也可以是一个非常强大的工具，它可以使团队成员相互支持并赋予他们力量，互相帮助并为成功做好准备。 如果您的团队位于一个时区，那么清晨的闲聊（有时也称为站起来）为十到十五分钟，这是阐明每个人的工作重点并激发人们发动进攻的好方法！
每周召开一次共享信息的团队会议固然重要，但每周与直接报告保持联系对于讨论与个人绩效和发展有关的更多个人和机密主题至关重要。 当然，您可能会赶上直接的报告，例如喝咖啡或午餐，但是每周定期与您的直接报告会面，其特定目的是解决项目任务和KPI的进度，这是了解信息的最重要工具之一没有团队会议中可能遇到的参与问题或其他障碍。 通过保持这些会议的频繁进行，如果您坚定地遵守自己的议程，就应该花费不到半小时的时间。 还值得记住的是，高绩效人员需要定期反馈，并想知道其他所有人都对提供高标准负责。 不追究人们的责任和不承认出色的工作，是导致绩效不佳的原因之一。
开会时间越短越好，这是早期发现和解决问题的宝贵工具，并且由于减少了人们鄙视会议的“麻烦”时间，因此感觉更加专注和参与。
议程
对于您的每次会议，请遵循定期的，有针对性的议程，以确保讨论是针对主题，感兴趣且与所有与会者相关的。
对于您的战略执行会议，这里有一些议程项目，每个议程项目都具有特定的目的，并且以清晰的结构组合在一起时，可以确保会议遵循5p原则，并且对所有参与人员都具有吸引力和效率。
好消息故事 -分享一周中的个人和/或业务好消息故事有助于使每个人都保持积极的心态，并以有时可能会被遗忘的方式“白噪音”分享信息和联系人一个忙碌的一周。
笔记审核-掩盖上一周的笔记，在进入会议主体之前是否有任何需要解决的突出问题。
团队或个人KPI审核—根据所涉及的团队，审核关键绩效指标的绩效和进展。 例如，领导团队可以在公司级别审查新签约客户的总数，销售团队可以在部门或个人级别审查这些签约客户。 适当进行指标审查，并清楚地确定议程项目。 如果讨论过于详尽，请大声疾呼，这可能是会议效率低下和脱离参与的最大错误之一。
确保为下一个会议之前每个人要完成的一项关键任务设置任务。 让人们对完成这些任务负责，这对于组织一支高绩效团队至关重要。
项目更新-与度量标准审核一样，应进行适当的审核。 领导团队应该每周检查一次季度战略项目的进度，而职能部门可以检查他们正在执行的项目，以改进该级别的流程和绩效。 与您的讨论相适应，不要让讨论变得过于细化。
季度战略项目审查是一个很好的示例，它说明了为什么我们仅在一个月后才知道某个项目已停顿或未启动而召开每周会议，现在可能为时已晚，无法使其恢复正常。
障碍/问题-准备公开发现可能阻止我们完成任务的问题和障碍会立即增加实现这些问题的机会。 在我们苦苦挣扎时变得脆弱并不容易，但是尽早解决问题几乎总是更容易解决。 准备通过培训，时间管理还是绩效困难的其他原因之一寻求帮助和支持是力量的标志。
作为领导者，必须以消除障碍的成长心态来领导这些讨论，以使人们成功。 可以为我们的一对一会议保存更多的个人绩效讨论。
摘要
多年来，我一直以积极的心态 ，定期和频繁的Cadence以及明确的Agendas参加会议并参加会议。 与在安排另一次会议时出现集体吟的企业相比，正确解决这些问题为您提供了至关重要的优势。 使用这些有效的执行会议工具领导团队。
