吉尔·达菲（Jill Duffy）
我喜欢向人们询问他们如何使用办公室电子邮件，如果只是为了更好地了解电子邮件的设计用途，如何最有效地使用以及人们实际使用之间的区别。 当被问到时，许多人都以这种方式自豪地总结了他们的电子邮件管理技术：“我的电子邮件收件箱是我的待办事项！”他们通常认为这是一个巧妙的系统，但是却让我畏缩了一下。
您的电子邮件收件箱不应该是您的工作清单。 有使用电子邮件的更有效方法，或者更好的方式来考虑电子邮件。
电子邮件的用途是什么？
“电子邮件”不再是我们用于发送电子邮件的软件应用程序和服务的准确描述性名称。 他们所做的比这更多。 借助电子邮件的所有功能和功能-能够发送附件，内置地址簿，日程安排和提醒功能，公共日历和私人日历，我们仍然称其为“电子邮件”是一个奇迹。
对于组织间的通信，电子邮件非常出色。 您几乎可以立即，安全地进行所有时间和日期戳记的对话“纸质记录”。 电子邮件使您可以按照自己的节奏处理工作，并根据需要对响应进行优先级排序。
但是对于组织内部的通信（在您公司内部），电子邮件可能已经过时，甚至在停尸间也已过时。 现在，我们有各种各样的工具可以帮助我们以更有效和更有用的方式实现相同的最终目标。 即时消息应用程序，协作平台（如Slack），业务社交网络和项目管理门户（如Basecamp）就是一些例子。 电话和面对面的交流通常仍然是某些任务的最佳交流手段。
电子邮件肯定有它的位置。 它应用于需要记录的通信，尤其是组织间消息。 电子邮件中的应用程序和功能（如日历和计划）应按预期使用。 如果您想将待办事项列表保留在电子邮件程序中，它可能会为此提供一个工具（例如，在Outlook和Gmail中，都称为“任务”）。 但是收件箱并非旨在告诉您日常需要完成的工作。 原因如下：
1.您无法控制传入的项目。
待办事项列表仅包含您放在其上的项目。 另一方面，您的收件箱就像没有水龙头的水龙头。 您无法控制传入的项目，只能逐个考虑并删除它们-这是建立待办事项列表的一种非常无效的方法。 消息全天候出现，并且可能来自任何人，而与决定您实际任务列表的层次结构无关。 而且很有可能，只有一小部分会反映出您需要完成的工作。
2.任务通常命名不当。
对于实际上确实反映了待办事项清单中内容的一小部分收件箱材料，请问自己主题行是否准确描述了您需要做的事情。 当其他人组成主题行时，通常并不能反映出该消息，更不用说消息中与您有关的部分了。 有了适当的任务清单，您就可以使用自己的语言快速获取重要信息。 一个写得很好的待办事项清单是您可以快速扫描并知道需要做什么的清单。 只有您才能以能够将信息快速传达给自己的方式进行写作。
3.太长了。
这一点需要重复：一份写得很好的待办事项清单是您可以在一两秒钟内扫描并准确知道需要做什么的清单。 我们都将邮件保留在收件箱中，这些邮件使我们想起了我们想完成但不会完成的任务。 没关系。 但是这些项目不属于待办事项列表。
4.缺少用于确定优先级和设置截止日期的工具。
红色的感叹号，标志，星星，彩色气泡-电子邮件程序通常为您提供一些用于标记重要消息的工具。 在某些应用程序中，您甚至可以关联“响应时间”日期，例如今天，明天或宽松的“本周”。使用这些功能来提醒自己与人交流，但不能将其作为优先级标记或特定日期的确定截止日期任务。 如前所述，主题行永远不会始终告诉您您需要做什么，并且添加标志并不能提供与待办事项列表相同的有价值的信息。 一个好的人会按优先级安排任务并使用截止日期。
5.它可以防止您的电子邮件成为电子邮件。
我希望我已经说服了您，试图调整收件箱以使其像待办事项清单一样运作不是一个好主意。 你猜怎么了？ 它还会导致收件箱质量很差，因此您会遇到两个效率低下的问题！ 如果您尝试将收件箱加倍作为待办事项，则会使您在操作之间切换。 这是可能发生的情况：以一种方式对收件箱进行排序，以找到高优先级的待办事项。 发现新的邮件流； 被打断； 求助于收件箱； 检查新邮件； 决定它不适用于您； 再次用旗帜或星星求助； 尝试记住待办事项清单所在的位置…
将您的电子邮件收件箱用作电子邮件收件箱而不是待办事项列表，您的效率将会大大提高。 很有可能，您的工作生活也会变得更加幸福。
