随着新年决议的如火如荼，现在是一年中的时候，我们要挑战自己，为下一年树立更好的习惯。 尽管我们大多数人可能都在设定健康目标，但设定工作/生活平衡目标也同样重要。 做到这一点的方法之一是更好地控制您的工作，以便您晚上可以回家放松身心。
我确定我们经历了整整一天的战斗，没有完成任何“真正的”工作。 我们仍然有大型项目在笼罩着我们，而我们没有时间或没有足够的工作空间。
对于我们中担任社交媒体或数字媒体角色的许多人来说，我们戴着很多帽子-既有战略思维又有创意的思想与计划，还有日常的工作-在您同时进行管理时，很难做到具有战略意义日常挑战。
您如何在战略思考和日常任务之间取得平衡？ 好吧，它涉及尝试组织任务列表的新方法。
自从阅读了有关艾森豪威尔决策矩阵以提高生产率的信息以来，我一直在探索这种方法已有几年了。 如果您还没有听说过-稍后我会进入讨论范围。 我发现这是提高工作效率并勾选您每天需要做的基本事情的一种非常有用的方法。
紧急与重要
我觉得我们需要开始的一个关键概念是“紧急”和“重要”之间的区别。
美国前总统艾森豪威尔说：“我有两种问题：紧迫问题和重要问题。 紧急不重要，重要不紧急。”
这已经发展成为艾森豪威尔决策矩阵，其中所有工作都可以分为四类：
紧急且重要 -短期的紧急“大火”，例如刚刚降下的销售宣传，或社交媒体上激进的，不满意的客户，他们正竭尽全力。
重要且不紧急的策略性思考和计划，例如您下一个财政年度的计划或下个月的竞选计划。
不重要但很紧急 -时间紧迫-并非必需，例如许多电子邮件或会议，对企业的底线至关重要。
不重要也不紧急 -让我们面对现实吧，这是时间浪费者，例如我应该为这张照片使用哪种Instagram过滤器？
这是矩阵：
艾森豪威尔决策矩阵，来自Manliness.com的艺术
基于对这些任务的理解-我们可以基于此组织待办事项清单。
当我们进入办公室时，我们的日常检查清单可能如下所示：
a）隔夜灭火
b）花一些时间单项任务做深入的工作或“重要的”战略思维/计划任务
c）然后跳入重要但不紧急的状态- 许多电子邮件和会议将属于此类别（稍后会详细介绍！）
d）最后，您可以放松一下“好做”的项目 -也许每个月都会有新的Facebook封面创意出现。
使用这种方法，您可以a）清理发生的任何火灾b）有时间进行战略思考c）完成其他日常任务。 这意味着您已经真正地战胜了重要的事情，并且一天中取得了进步！
现在，这听起来似乎是不可能的，但现实是，如果您设置了一些流程，就可以执行此新计划-但您需要更改组织一天的方式。
让我们看看这在日常办公中如何工作：
待办事项清单
您需要做的第一件事是每天早晨都有一个待办事项清单。 一份物理清单，其中所有内容都超出您的想象力。 这意味着您的大脑不会被数百万要做的事情所困扰。
从那里开始，整理清单，并在每个艾森豪威尔象限中放置不超过1-3项内容-今天您需要处理哪些内容？ 您实际上需要涵盖哪些重要内容？ 有什么大火？ 午餐后真正可以等待的工作是什么？
我实际上建议您在上一个工作日结束时写出这份清单，这样当您开始工作时，便会确切地知道要关注的重点，并且唯一需要填写的象限是根据评论您的“紧急情况”早上5分钟发送电子邮件。
FREEBIE： 我已经制作了艾森豪威尔矩阵的超可爱版本作为待办事项列表- 在此处下载！
你清晨
对于许多人来说，他们要做的第一件事是查看电子邮件和社交渠道，以了解嗡嗡声。 很容易被电子邮件或社交帖子吸引，并陷入永不回头的漩涡。 现实情况是，这些电子邮件或帖子中大多数都是“不重要”的电子邮件，它们可能要等到午餐后才出现。 如果您在一个小时内不响应，任何事情都会崩溃吗？ 也许可以等待！
一种方法（如果您确实感觉需要立即给同事回一封电子邮件）是说：“我今天早上还有另一个项目，但我会在下午4点之前答复”。 确认请求-但不要让它占用您的大脑！
我会挑战您对社交活动进行一次大扫除，看看是否有任何合法的火灾（例如，如果一小时内未对此做出回应，将会提起诉讼-如果是这样，请将这些添加到您的“紧急情况和重要”象限）。 如果没有，则将响应电子邮件或在线管理的整个过程搁置到午餐后（或您完成“大创意”的时间）。
现实情况是，很少有通过紧急事件通过电子邮件发送的东西—如果需要立即响应，人们会打电话或亲自过来。 这意味着关闭您的电子邮件意味着您不太可能错过任何紧急事件。 （继续-我敢。您将电子邮件关闭一个小时，看看您是否想念任何东西！）
如果不是篝火，那么在上午9点与午饭后做出回应之间的差异非常小。 使用这种艾森豪威尔方法，您已经首先解决了火灾。
作为对此的扩展，我也非常乐意从您的手机中删除您的工作电子邮件，这样您就不会在几个小时后不愿看到它。 在法国，这实际上是法律—因此，我想不理会工作以外的工作电子邮件！
多任务与单任务
好吧，所以您已为之扫火，现在您正在做“深入的工作”。 这是什么意思？ 这意味着您只是在完成一项任务。
人们是否可以“实际”完成多任务尚无定论。 矛盾的研究一直在发布，但是本质是您并不是真正的多任务处理，而是您只是在完成一项任务，然后在随后的任务之间快速切换，而每项任务都做得不好。 此外，由于在来回切换时需要重新调整以专注于每个任务，因此会浪费时间。 诚然，是几秒钟，但是如果您太忙了，那么这可能总计几分钟或几小时。
专注于单个任务可以让您沉浸在任务中-快速，高效地完成任务。 围绕此的流行语是“深度工作”，而不是“浅工作”。
作为上一份工作的实验，我有一位同事在检查电子邮件，社交媒体和其他项目的过程中，每周做一次新闻通讯。 我建议他关闭电子邮件和社交网站，看看创建新闻通讯需要多长时间。 这项工作从三个小时变成了一个小时。 单任务再次征服！
虽然很容易说我们都应该关闭电子邮件并忽略同事，但这在现实生活中更加困难。 但是，您可以简单地与同事交谈以说明您的位置。 告诉您的同事，您需要专注于特定的任务，并且不能在晚上10点至12点被打断。 或预定一间会议室并在那里工作两个小时。 或在电子邮件中打开办公室，然后说您正在关注一个项目几个小时。
腾出时间做深入的工作并不需要粗鲁，尤其是如果您在参加会议之前与同事设定期望。甚至更好-也许您的公司可以参与到晚上12点之前不开会的规则，或者没有会议的一天。
专家提示： 批处理收件箱 是Gmail的一项扩展程序，可阻止电子邮件进入您的收件箱，除非在特定时间（例如上午8点，中午12点和下午3点）。
您的日常任务
一旦您扑灭了火，进行了战略思考，剩下的就是日常工作。
您可以离开办公室，感觉就像您已经处理了待办事项清单上的重要事项，并在其他任务或会议上取得了进展。
这是您可以管理收件箱，选择Facebook创意封面图片，计划下周社交媒体更新，对社区进行紧急查询的时间。
提示： 换回时尚的手表，并时刻关注时间。 如果会议还剩十分钟，请致电解决方案或委派某人创建一些建议以供另一会议审核。 不要让会议加班-建立尊重所有人时间的文化。
反思和优先级
我鼓励您定期反思自己的一天，以帮助您优先考虑当天发生的重要或紧急事件。 在工作开始，午餐和一天结束时花费10分钟，以反映发生的每一件事，下一步是什么以及每一项的真正优先事项。
不要只是在任务完成时就做-评估它是否紧急，是否可以稍后或另一天完成。 起初很难做到–但是这需要实践！
在第二天的4.30pm写下您的待办事项清单，这样您就可以在下午5点结束工作之前思考是否需要做最后一分钟的工作。 第二天到来时，您会知道关键的“深度工作”任务是什么，因此，到达办公桌时，您不受收件箱的呼喊声支配。
反思很重要，因为它可以帮助您连接各个点，并确保您不会忽略任何东西，并让您的大脑有时间解决问题。
正如您所看到的，要提高工作效率，可能需要改变工作方式，但是一旦付诸实践，管理时间的方式将真正发生变化。
你要尝试吗？
您要实施艾森豪威尔方法吗？ 还是您已经使用过它的各个方面？ 哪些零件对您有用？ 在评论中让我知道！
