您是否知道员工每周平均花费4.5个小时参加状态会议？
至少这是2014年进行的《 Clarizen / Harris Poll》调查所得出的结果。根据该调查，有35％的人表示状态会议是在浪费时间，而46％的人希望进行其他不愉快的活动而不是参加。
这就引出了一个问题：
必须召开状态会议吗？ 您是否需要他们，或者可以更有效地与同事沟通？ 请仔细阅读，找出答案！
什么是状态会议？
状态会议是在组织中共享新闻和信息的沟通渠道。 有时每月举行一次，有时每周一次。
最近，他们演变成站立会议，参加者站起来保持会议简短。 对于远程团队，状态会议通常使用Skype之类的会议工具进行。
为什么举行状态会议？
举行状态会议有几个原因。
他们通常被认为具有成本效益，因为团队有一个小时的时间互相介绍并讨论正在发生的事情。 它们用于沟通，建立公司文化并保持员工联系。
管理人员可能会坚持要求他们，以避免整个星期都遇到相同的问题。 他们可能还想为这些问题提供一个论坛，以免他们被随机干扰。 另外，他们觉得有沟通瓶颈，因为他们忙于回答问题。
到现在为止还挺好。 毕竟，您需要一些渠道来传达这些东西。
但是组织经常没有理由说明为什么举行状态会议。 取而代之的是，它们已经成为一种无意识的习惯。
同时，状态会议可能会非常无效，适得其反，耗时且成本高昂。 借助技术，有了更好的与团队成员进行沟通和联系的方法。
在下文中，我们分享了为什么状态会议不是与团队成员进行交流的最佳方式的原因，以及您可以做什么。
为什么状态会议没有成本效益
您可能会犯同样的错误：
每周安排一个小时的不间断通信似乎是共享信息的有效方法。 毕竟，这只是一个小时，您无需再来回就可以让所有人参与其中。
因此，状态会议似乎具有成本效益。 不幸的是，事实并非如此。 这就是为什么。
地位会议的真实成本
考虑一下：
如果您的状态会议为时一个小时，则您的费用为每个会议参与者的小时费率的总和。 最后，这可能是一笔不小的数目。
而且，您需要增加员工准备和参加会议以及在会议结束后返回办公室所花费的时间。 根据我们上面提到的Clarizen调查，普通员工每周花费4.6个小时准备状态会议。 这意味着与参加会议相比，他们花费更多的时间为会议做准备。
另外，加上其他直接和间接费用，您的会议突然变得非常昂贵。 因此，请考虑诸如会议空间成本，生产力下降和员工不满之类的成本。 或机会成本，例如参加会议，而不是专注于直接或间接回报的工作。
更不用说几乎每个人都有一种习惯，可以在中断后开始工作。 您坐下来，花几分钟（或更长时间）检查新闻网站，Facebook或其他内容。 这段时间加起来了，这是您在计算每周状态会议的费用时需要考虑的费用。
那么，为什么现在再次举行状态会议呢？
当然，您需要一个共享信息的地方。 但是有更有效的方法可以做到这一点。
为什么状态会议不是最有效的沟通渠道
会议是每周共享信息的最佳方式吗？
可能不是。
现在，状态会议似乎是在团队内部进行沟通的一种好方法。 您可以让每个人面对面讨论组织中正在发生的事情。
但是问题是，员工被迫参加日程安排的状态会议。 这些会议经常打断员工的工作和工作流程。
而且，共享的信息并不总是与每个参与者都相关，因此这并不是他们时间的最佳利用。 当他们需要信息时，除非有一个用于标记和存档旧状态会议议程和报告的好的系统，否则就很难访问这些信息。
此外，在更大的组织中，员工参加多个定期状态会议，因为他们跨部门工作。 为所有员工举行的状态会议没有多大意义。 在这种情况下，船上的人太多了，这意味着一个小时内没有足够的时间来讨论所有内容。
简而言之，状态会议并不是共享信息的最佳方法。
您能做什么呢？
相反，您可以使用技术使每个人都能在适合自己的日程安排时进行交流。
例如，Basecamp使用此策略。 该公司要求员工发布关于他们每天工作的记录。 由于这一切都是虚拟完成的，因此员工可以选择何时进行。 在星期一，员工然后发布他们计划在一周内进行的工作。
所有这些都是以书面形式完成的，团队成员可以在适合他们时浏览这些信息。 如果他们以后需要它，可以很容易地准确找到谁说了什么，何时，什么以及为什么。
您可以使用它与您的团队进行沟通。 每周和每天发送一次自动帖子。 您可以要求他们写快速备忘录，甚至发送带有简短摘要的录音。 将笔记保持在一起并按标签进行组织，以便人们可以访问它们并发布问题，评论和答复。
但是，您可以使用哪些工具来简化交流？
尝试Basecamp或我们自己的工具Minute。 分钟通常用于面对面的会议，但是由于您可以上传笔记，评论并保留以备后用，因此您也可以将其用于虚拟每周更新。
而且，如果您不想使用应用程序，则可以始终使用Google文档之类的工具。 在这种情况下，您将创建一个专用文件夹，每周上传一个新文档，然后让同事将注释添加到该文档中。
接下来：
为什么状态会议对与同事联系不利。
为什么状态会议不是建立公司文化的最佳方法
您可能会争辩说，状态会议对于与团队联系至关重要。 例如，如果您的团队是远程的，则您希望每周至少连接一次。
但是状态会议在员工中并不受欢迎。 如果某件事感觉毫无意义且过于费时，那么动力就会下降。 因此，最终召开状态会议作为建立公司文化的工具可能会适得其反。
建立公司文化的更好方法
有更好的方法与您的团队联系。
例如，在星期五下午赶上去一起做有趣的活动。 或组织一次年度务虚会（如果您是远程公司）。 使用Slack渠道，员工可以在其中谈论与工作无关的内容。
与举行不必要的每周会议相比，以这种方式建立公司文化将更加受欢迎和更有动力。 而且，如果您以我们上面概述的方式共享信息，您将不会错过任何事情。 相反，您可以优化组织的沟通并增强公司文化。
是否想知道如何轻松停止举行状态会议？ 继续阅读！
如何停止举行状态会议
如果您一直召开状态会议，可能很难将其淘汰。
这就是为什么您需要从小处着手并从那里开始工作的原因。
毕竟，可能需要花费一些时间来找出最适合您的团队并让所有人参与的团队。 例如，继续举行您的状态会议，同时实施虚拟的每周问题。 这样，您可以在状态会议期间讨论任何缺点。
然后，将它们变成每日和每周的问题。 在为您服务时，最后一步是从日程安排中删除会议。
如果必须召开状态会议（例如，您的组织要求这样做），则每月举行一次。 但是这些会议只应讨论您在一个月内共享的状态更新。
最后，这就是您停止举行状态会议并在此过程中节省时间，精力和金钱的方式。
结论：状态会议不再有用
而已：
现在您知道了为什么应在2017年禁止召开状态会议，以及您可以做什么。
不犯错误：
状态会议背后的想法对您的组织至关重要。
您需要与同事沟通和联系。 但是今天，有许多其他方式可以使您轻松进行同一件事。
您是否考虑过用其他交流工具代替状态会议？ 为什么/为什么不呢？ 在下面的评论中让我们知道！
