当我与客户谈论会议挫败感时，关于会议的最普遍观察是会议“浪费时间”。由于常会是反复进行泡沫冲洗，因此有能力强化浪费时间是一个现实的现实。组织中每个人的隐含期望。
你呢？
- 您的团队成员能否阐明您的常设会议的目的以及他们如何定义会议的成功？
- 您的团队成员在会议期间是否将手机和笔记本电脑关闭/关闭？ （那些通过视频或电话远程加入的人除外）
- 当别人讲话时，您的团队成员会注意吗？ 会议期间，每个人都有平等的“广播时间”吗？
- 您的团队成员是否避免在团队会议期间安排面向客户的会议？
- 即使领导者不在办公室或外出旅行，您的团队会议时间是否保持不变？
如果您对所有这些问题中的任何一个或所有问题回答“否”，那么是时候终止常任会议或花时间设计会议了 。
常设会议应使参加会议的每个人受益，并支持团队的工作，而不仅仅是团队的领导。
例行会议是小学课堂规范的一种奇怪的自主重演-通常有一个团队经理协助（老师领导），团队成员轮流讲话或更新（学生举手），主题和更新是有序且可预测的（按顺序研究科目）。 可以得出的结论是，经理负责向高级领导汇报团队的最新情况，而收集这些最新信息的最佳方法是举行例行会议。
啊。 不停。 常设会议应使参加会议的每个人受益，并支持团队的工作，而不仅仅是团队的领导。
设计常设会议：从哪里开始
1：定义您的常规会议目的和成功指标。
- 如果您将整个团队扣为人质X分钟，每月X次，那么您可以从事的最重要和最以价值为导向的活动是什么？
- 团队中的每个人都能落后于什么会议目的？
- 您怎么知道会议成功了？
2：就符合规范达成一致。
- 每个人都必须参加吗？
- 团队经理需要协助吗？ 可以在团队成员之间委派吗？
- 会议应该是正式的还是非正式的？您要打印的议程，做笔记吗？ 期望会议能按时开始吗？
- 是否可以邀请其他团队的成员参加您的会议？
- 常设会议是否应该胜过面向客户的会议？
- 是否鼓励/允许技术？ 在会议期间，techno是否会促进或抑制团队的参与？
- 你在哪里举行会议？ 会议期间您坐，站还是走？
3：确定会议频率，时间分配和与会者的大小。
- 鉴于您最近宣布的目的，您真的需要每周开会一次吗？ 每两周一次？ 每月一次？
- 您真的需要每个人在一个房间或一个电话中呆一个小时吗？
- 每个人都需要参加相同的对话吗？您可以利用时间参加分组讨论和小组讨论吗？
常见示例：浪费会议时间
您是一个由32个人组成的程序团队，在过去2年中，您的规模增加了两倍，但是常设会议的结构和规范是该组织成立时（三位高级副总裁）创立以来的遗产。 您每个月在星期三下午开会两次，每次90分钟，每个人都坐在大会议室里-除非提供工作更新，否则大多数人都会在手机和笔记本电脑上回复电子邮件。 每个人都有空余时间，也有机会回答高级副总裁的问题，仅此而已：没有相声。
任何会议的目的都可以包括以下任何一项或全部：
- 创建订单（计划，共享更新，让所有人都在同一页面上）
- 培养创造力（问题解决，创新，合作）
- 促进归属感（人性化，提高催产素水平，团队建设）
在上面的示例中，会议时间被完全用来创建订单 ，主要是为领导者。 没有时间可以用来进行协作或团队建设 。 可以争辩说，每个月将3个人隔离在三个小时内，以收听可以通过电子邮件提供的更新，这是对财务和创造性资源的极大浪费。
会议重新设计：如何解决？
根据您确定的价值驱动型活动设计会议。 这三个会议目的中的哪个（创造秩序，促进创造力或促进归属感）为您的团队创造最大价值？ 建立围绕会议的最佳内容和结构的最佳会议方式，为团队增值。
有效的会议设计应包括整个团队的共同创造力，而团队负责人绝对不应要求团队会议策略和结构。
新会议策略
让我们假设我们的程序团队的需求按优先级顺序是（1）培养创造力，（2）促进归属感和（3）建立秩序。 如果有更多的时间专门用于思想合作，问题解决和仪式异议，则该团队中的每个人都可以推进他们的工作。 组织快速发展的结果是，老员工和新员工的队伍形成了世代相传的筒仓，彼此之间的互动有限-利用团队开会时间来打破这些障碍并增强凝聚力将有助于建立和支持整体团队文化。 由于组织的规模不断扩大，用于共享信息的内部沟通工具的数量也在增加，因此，团队的集体时间很少用于此目的。
利用常设会议时间进行互动，而不是按顺序进行公告，可以增强团队的创造力和建立关系。 雇佣兵利用团队时间进行信息共享。 关于团队成员在哪里可以找到与其相关的公告的信息，保持透明和透明 ，以最大程度地减少在会议上下文中用于整理工作的时间。
新会议结构
- 每月举行一次 90分钟的思想合作研讨会，团队成员分成小组，以解决项目挑战并就解决方案进行协作（可选或由SVP禁止）。
- 每月举行一到两次30分钟的会议，其中会介绍用例回顾，以揭示项目的失败，成功以及为将来的改进而征求团队的想法。
- 每周 15分钟的站立训练，为团队快速讨论客房服务项目。 在没有重要公告的情况下，请花时间给团队。
- 每季度召开一小时的会议，专门讨论正在进行的会议结构，以讨论有效的方法，无效的方法以及就改进建议进行协作。
启动成员驱动的常设会议设计过程
- 鼓励加强团队协作
- 增强团队的能力和责任感
- 减轻团队领导的负担，不断推动团队会议流程和议程
您的常务团队会议是在震动您的世界还是在使您流血？
