聊天应用程序正在占领商业世界，作为电子邮件的解毒剂提供。 使用聊天的人（尤其是刚接触聊天的人）一开始就喜欢聊天。 经常引入实时，相关的消息传递工具，目的是减少因收件箱超载且难以组织而引起的焦虑。 但是，随着聊天的闪亮饰面逐渐消失，用户发现它不是他们误认为的独角兽。 实际上，有些人发现聊天本身给消息带来了一种全新的压力，无论是相关消息还是无关消息，其弹出速度都快于大多数人的响应速度。 一位用户将体验与拥有95个收件箱进行了比较！
但是，问题不在于平台本身，而是我们，用户。 因为对于初学者来说， 应用程序只适合使用它们的人。 如果我们没有从正确的指导方针和参与规则入手，那么任何聊天平台的部署注定会失败。 许多热心的新用户可能不知道如何调整自己的节奏并没有帮助。 商务聊天不应用作虚拟饮水机。 更重要的是，引入实时通讯平台（如聊天）不应期望员工能够全天候24/7响应。
用户必须了解对聊天平台的期望，并从建立预先的培训和规则中以有意义的方式使用它，这一点至关重要。 考虑到这一点，这里有十个基本技巧，可以防止您的商务聊天应用让您感到压力。
1. 将聊天仅限于主要参与者。 包含过多的人并使您的聊天内容太大是一个错误-这些聊天内容最终会产生很多不必要的everyone不休和与所有人无关的噪音。 更好的做法是根据特定的项目或部门，甚至部门内的学科（例如“社交媒体”，而不是所有“营销”）创建更具体的群聊。 通过将群聊限制为仅必要的参与者，您将减少每个人（包括您自己）的噪音，从而减少压力。
2. 建立有关聊天可用性和响应期望的准则。 与同事，客户，供应商和其他同事共享。 如果您很清楚自己是在下午6:00关机，还是只每小时检查一次聊天，则可以在整个团队中设定期望值。 编写一条简单的消息与参与者聊天，内容如下：“我将每小时每小时检查一次消息。 如果发生紧急情况，请致电我的手机。”另外，请清楚在运输途中如何与您联系：“如果必须在通勤时间内讨论紧急情况，请直接拨打我的手机，而不要尝试聊天”，这也可能有助于与您的团队确定在需要快速决策时首选口头交流。 最终，管理好期望值后，压力水平也会得到控制。
3. 忠实地关注相关群聊中的主题或对话 。 保持回答简短，简明扼要。 虽然有时项目中的任务或某些对话可能只与少数团队成员相关，但是这些主题应该脱机使用-或至少在主要小组之外-仅涉及那些团队成员。 同样，如果群聊与您无关，请随时退出。 如果您在项目中的角色已经结束，则不再需要继续聊天。 将自己从对话中删除可能有助于保持自己的紧张感。 一些团队可能还想考虑建立一个单独的，休闲的小组聊天，以进行诸如共享笑话，办公室图片，组织下一个公司的欢乐时光等活动，以防止这些聊天在基于项目的聊天中发生。
4. 当涉及需要较长时间，详细讨论或回应的主题时（尤其是在多个个人或团队之间），请创建有关替代交流格式的一些准则。 有时，开会实际上是必要的（GASP！）。因此，例如，如果您的消息要用两个以上的简短段落来说明，或者如果您需要与五个或更多的人进行信息交流，则可能有必要进行设置面对面的讨论或视频聊天。 这将确保所有人都能听到和理解交流，并为每个人提供询问其角色和职责的详细问题的机会。
5. 发送要求确认收据的关键消息？ 将其作为任务而不是消息发送。 当收件人单击“完成”完成任务时，您将在分配了该任务的群聊中收到通知。 这是了解关键交付物状态的一种好方法。
6. 使用一致的协议来命名您在群聊中共享的文件。 找到适合您和您的团队的系统，并坚持下去！ 成功的协议通常包括不同类型团队的首字母缩写，文件创建日期，文件名中单词之间的破折号或括号，或者使用与主题或类别相关的关键字，因此即使在项目完成后也可以轻松找到文件。
7. 谨慎使用引号。 如果您需要回复较长的聊天消息，但是整个消息中只有一小部分包含响应所需要的上下文，则无需引用整个消息。 单击“报价”按钮（在大多数平台上可用），然后将消息向下编辑到包含必要文本的部分并发送。
8. 完整填写您的个人资料。 这样，您的同事就知道您是谁，并且可以了解您应该何时参与（或参与其中）。 （这对大公司和远程办公室工作人员特别有用。）一定要添加您的照片，以便同事知道您是个人，并且可以像他们所说的那样“给名字加个头”。简化工作，使聊天更加人性化通过分享一些个人信息，例如您的爱好，最喜欢的电影或音乐或您在个人资料中旅行过的地方。 这些可用作更多休闲聊天的对话开始者。 还要考虑在聊天应用程序上完全填写您的个人资料，允许所有用户公开浏览个人资料，因为这会增加您的联网机会。
9. 预先付款并减轻新用户的压力。 为加入群聊的新联系人建立欢迎协议。 最佳做法是在他们加入时尽早进行此操作。您应该使用温暖的语气（并包括表情符号），并确保他们清楚聊天中的对象以及所讨论的具体主题。 将他们介绍给团队，让他们立即聊天！ 简而言之，当您刚加入工作场所的聊天时，要做您希望某人为您做的所有事情。
10. 最后，利用聊天平台的可用功能来保持聊天的井井有条。 除了使聊天与主题，项目或团队保持一致之外，许多平台还具有帮助管理消息的工具。 以下是您可能要考虑使用的一些方法：
一种。 如果您的聊天平台提供了“类别”功能来过滤您的群聊列表视图，请使用它来完善对您的工作流程最重要的内容。 这对于具有大量群聊的用户特别有用。
b。 与某人聊天时敏感的交付物时，请使用平台的任务功能将聊天消息立即转换为任务-并确保指定截止日期！
C。 如有必要，请使用任务功能为自己分配任务。 这是保持组织整洁并防止事物掉入裂缝的简便方法。
一旦团队学会了有效地使用聊天，聊天确实可以简化商务沟通。 该技术本身专为实时，简洁的对话而设计，如果我们允许的话，它可以帮助缓解许多由电子邮件引起的问题。 希望这些技巧重点介绍了改善团队沟通，提高生产力和显着降低压力水平的最佳实践。
ChatWork 首席执行官山本俊 史
