协作超载小小书 XXshu

您是否觉得自己在工作中做得不够？ 您的同事是否不断遇到问题，疑问和要求？ 您一整天都在读书和写电子邮件吗？ 如果是这样，您可能是协作超载的受害者。

在本文中，您将了解协作过载以及如何克服协作过载，以便每天都能完成更多工作。

协作超负荷可以定义为个人花费更多的时间来处理同事的临时要求而不是完成自己的任务和实现自己的目标的时候 。

《哈佛商业评论》发表了一篇名为“协作超载”的文章，由罗布·克罗斯，瑞贝·里贝勒和亚当·格兰特撰写。作者在本文中指出， 大约80％的工作时间都花在会议，电话和电子邮件之间 。他们还建议“在大多数情况下，增值协作中的20％至35％仅来自3％至5％的员工。”

他们定义了三种不同类型的协作资源：信息资源，社交资源和个人资源 。前两个是信息资源和社会资源，它们是可以快速共享的知识，花费提供者的时间或精力很少。例如，发送包含某人的联系信息的电子邮件或将特定信息作为文档发送。

另一方面，个人协作资源对应于协作者的个人时间和精力 。这可能意味着要执行一系列任务或参加会议，并占用更多协作者的时间。作者将这种协作方式视为问题，并强调了这样一个事实，即通常来说，协作者宁愿培训其同事而不愿为他们工作。

该分析指出了协作结构不正确时可能出现的问题。

首先，每个团队成员都有自己的职责以及这些职责所隐含的职责。但是，如果协作者最终花费80％的时间来交流信息和社交协作资源，那么最终完成的工作很少。

因此，协作过载是通信过载的征兆 。信息交流对组织至关重要，但是一遍又一遍地与多个人交流同一件事可能会导致交流不畅，进而造成破坏性后果。

第二个问题是缺乏工作管理和结构化的协作 。没有流程或模板，也没有知识共享的结构，协作者将更需要他人的帮助。当协作者难以设置时间并遵循优先级时，这将导致协作负担增加。

协作和交流过多是不良的交流习惯，过时的知识共享实践以及缺乏流程和程序的征兆。

依靠电子邮件进行内部通信仍然是常态，但它极大地造成了通信过载。如果没有协作者能够自己找到信息的系统，那么就没有一种可以在整个组织内有效共享知识的系统，也会使沟通倍增。

会议也是浪费时间的根源 -特别是在会议议程不明确，时间有限且仅由直接相关人员参加的情况下。

不创建节省协作时间的流程或其他类型的资源也会导致本来可以避免的额外通信和协作请求。如果一项任务要由多个人多次完成，则创建清单，模板和流程可以帮助每个人节省时间并避免沟通过多。

最终，这些浪费时间的做法是由于组织共享知识和协作的方式缺乏结构而导致的，这导致了太多的请求和不良的协作礼节 。

重新控制时间不仅对您的健康和职业有利，对整个组织也很重要 。以下大多数建议应在整个组织中付诸实践；否则，随着时间的流逝，影响会越来越小且受到限制。

首先，所有员工都应该可以获取信息和集体知识 。创建可用信息的存储库，并将其设计为不断发展并包含更多信息。

有很多方法可以做到这一点。以数字形式保存信息，并将其托管在公司服务器或可在任何地方使用的云技术上。诸如Dropbox，Google Drive或OneDrive之类的云服务可以扮演该角色。

您还可以创建公司Wiki，这些文档可以随着合作者的贡献而随着时间而发展。这些可以记录良好实践，流程和其他关键信息，从而使它们都可以广泛获得。

第二点是在现有存储库中不断共享新信息，并向其他相关合作者传达有关特定主题的新信息可用的事实。这样，他们就会知道这些信息在需要时可用。

减少噪音的另一种方法是设置流程并将模板和检查表用于经常性任务和项目。这样做可以使工作正式化，并在适当的时候向适当的人提供更多信息。 流程还可以将原先的临时请求变成正式请求，然后再由协作者负责。

积极减少会议的次数和时间也有助于重新获得控制权。 由于信息可以更轻松地共享并且越来越可用，因此状态报告之类的会议就变得过时了。

采用异步通信方式也有帮助，因为这意味着不要立即期望得到答案。 这使交谈中的每个人都有机会思考一下手头的主题，然后与团队的其他成员分享。 此外，每个人都可以按照自己的时间表进行回答，从而获得更具建设性的反馈。

电子邮件是一种异步通信方式，但是在许多情况下都不够用。对话应向团队开放，并且重要的是，可供参考。当然，在认为必要时，也应使用私人和机密对话。

最后，围绕正确的工具和实践集构建协作肯定会帮助整个组织重新获得控制权。 协作依赖于三个主要支柱：团队沟通，知识共享和工作管理。在这三个级别上构建和规范化协作将有效减少协作过载。

如果您想重新获得个人控制权，则可以使用两种解决方案。首先是尝试改变组织的现有结构，以应用上述任何或所有解决方案。二是对即兴要求说不，要求您付出额外的努力，并耗尽您的所有时间 。

仅采用上述几种解决方案可能不够用，即使您的组织已经构建了协作关系， 也有一些好的做法可以减少协作请求的数量 。

这就是我们所谓的“工作场所的合作礼节” ：

协作超载是一种现象，必须解决，这会导致团队成员生产效率低下，最终导致职业倦怠。

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