如何编写有效的待办事项清单以提高生产力小小书 XXshu

如果您是个体经营的自由职业者，并且在多个位置工作（总是移动且无法在头顶墙上的大型白板上写待办事项列表），那么本文适合您。

如果您在多个客户和项目中为自己工作，并且需要高效地管理时间，那么本文同样适合您。

而且，如果您已经有待办事项清单，但是面对大量任务，而这些任务似乎延伸得比一页纸还要长，并威胁要在接下来的24小时内占用26个小时，就会感到非常焦虑。我们在这里为您服务。

如果您无法区分高优先级和不重要，并且您不知道是清理鱼类还是完成任务-那么我们也为您提供一些帮助。

本文是关于待办事项的清单。它们是干什么的，要穿什么，怎么写，以及如何完成。

为什么有待办事项清单至关重要？

待办事项清单的目的对于每个人来说都是不同的。有些人将需要一个待办事项清单的结构来在一天内完成任何事情，而另一些人则需要指导性清单以避免拖延和浪费时间。每个人的要求都会有所不同，您需要了解使用待办事项列表的目的是什么。

您可能会发现，没有一种单一的待办事项列表技术可用于您的特定个人特征或工作状况。阅读完理想的待办事项清单中的信息后，您可能会发现最好结合使用不同的方法-继续进行下去时，不要害怕适应并找出最适合您的方法。

我应该如何记录我的待办事项清单？

多年来，我尝试了多种记录待办事项的方法，包括最终容易出错的便笺方法，刻苦严格的“记录一切 ”方法，基于在线/电话的应用程序以及简单化的“ A4折页”方式。

不要低估折叠纸的力量。即使我精通待办事项清单的制作技能-如果我不知所措，我也会得到一张A4纸并将其折叠成八个部分（分成两半，然后-你猜对了） —最后一折）。

然后，我拿起折叠的纸，在每个部分上写一个项目。在项目标题下，我写了下一个动作-接下来需要做什么（有关下面的动作与任务的更多信息）。如果我知道那之后会发生什么，那么我会继续写下该列表以释放大脑空间。

然后，我关闭所有应用程序，程序，浏览器窗口，确保将纸折叠起来，这样我只能看到我现在选择处理的一个项目。然后我继续。

尝试使用基于笔记本的待办事项清单系统，并购买高质量的Rhodia笔记本和一支能动的铅笔。通过使用令人愉悦的漂亮对象来享受代理管理的乐趣。

待办事项清单应包括哪些任务？

二十多年来，待办事项列表空间的专家一直是David Allen。在过去的几十年中，随着人们努力应付工作量并寻求有用的待办事项清单的帮助，艾伦（Allen）的著作《做起来》（Geting Things Done）已成为数百万书架的核心组成部分。

完成工作（GTD）将整个待办事项列表概念分为五个简单步骤，我们将在本文中继续进行介绍。 GTD步骤1：捕获；收集您的注意力…

将所有待办事项集中到一处

在一个地方意味着放空您的思想。首先要有一个宽敞的物理空间-餐桌上什么都没有，或者整天都可以使用的地板。您将要堆砌很多东西，并且您将需要时间和空间才能看到这些。

抓住实际上是待办事项的所有内容，而无需您意识到。您仍然需要获得一堆未打开的邮件。便笺贴在桌子上，日历上，以及进纸匣中的一堆文件。 另一个纸盘中的另一堆纸。将所有内容放在一起准备好进行处理。

此阶段的目的是帮助您清除思路并信任待办事项系统。我不能太强调您对待办事项清单系统的完整和完全信任是多么重要。

梳理出来

GTD步骤2为澄清；处理其含义。这意味着我们将把需要完成的每件事都分配给一个项目。然后，我们将确保要做的事情是采取行动。

如果这不是一项行动，我们将分解该任务，直到它成为行动为止。

任务应以动词开头。 “合作伙伴的生日贺卡”在我们的世界中不是必须要做的。 “合作伙伴的生日”是一个项目。任务（动作）可以是：

检查我去年买的东西
查看他们的亚马逊愿望清单
检查他们在一年中偶然提到的东西的笔记，可能是故意的。（注：始终列出这些东西总是一个好主意！）
去镇上
购买生日贺卡
购买生日礼物
购买包装纸
回家
写卡
包装礼物

您看到每个任务如何以动词开头吗？我们需要这样做以确保我们知道在接下一个任务时要采取什么措施。

抓住所有东西在您的新收藏空间。获取几张空白纸，并将每张纸专用于一个项目。我们可以稍后进行精简，但是如果您是GTD初学者，那么您首先需要练习！

整理堆中的所有东西并将其分配给项目。写下需要完成的任务。确定是否需要保留邮件/邮件等以完成该任务。如果需要该东西，则将其放在项目封面下面。如果您有大量备用文件夹或塑料文件夹，那么现在是使用它们的好时机。如果不再需要该东西，请将其丢弃。

最终，您应该在所有工作中都经过了努力，现在应该有几页纸，上面有项目，任务和操作。现在，您如何将其分类为类似于有用的待办事项清单的东西？

您如何组织待办事项清单？

下一步很大程度上取决于您决定使用哪个待办事项清单系统。如果您想尝试使用基于纸张的系统，那么除了支付10美元并将Allen自己的GTD指南下载到基于纸张的系统上，您做得更好。对于iOS和Android系统，商店中也提供GTD设置指南。

GTD系统的主要挑战是将您现在列出的动作与它们所属的项目区分开来。这似乎是使人们两极分化最多的部分。

GTD步骤3是“整理”；放在它所属的位置。

现在，在GTD系统中，您为每个动作分配了一个上下文。例如，所有需要在家里或办公室外完成的动作都将被标记为“差事”或“ @差事”。如果您想要的列表较少，或者您不必发送足够多的电子邮件来保证他们拥有自己的列表，那么与您向某人发送电子邮件的所有操作都将标记为“ @email”，或者可以将这些操作标记为“ @computer”。

所有任务/动作还必须有截止日期，如果可能的话还必须有开始日期。没有到期日的任何操作都会获得附加上下文“某天/从不”。

现在，所有操作均按其上下文分组，并与项目分开。对于大多数人来说，这是很奇怪的一点，因为您现在可能会看到名为“电子邮件”，“呼叫”，“差事”，“在城市”，“在办公室”，“在家”和“某天/从不”的列表。您的电子邮件待办事项列表将包含您需要发送的完整电子邮件列表，这些列表可能是完全不相关的。有关房屋保险，新工作项目，姐姐婚礼的各种电子邮件。

像这样对任务进行分组的重点是效率。您正在分批执行操作（亨利·福特会感到骄傲）。因此，当您坐下电子邮件程序时，可以一次性发送所有需要发送的电子邮件，然后关闭电子邮件程序，移至下一个列表。

大多数人的低效率是由于任务切换过于频繁而导致的。

每周待办事项清单组织

好的，好像我们已经跳过了实际执行任务的重要部分。不用担心，我们稍后再讲。目前，重要的是要知道此待办事项系统是动态的。

列表上的内容并不一定会保留在那里，我们的项目和行动会定期更改-因此，我们的列表也必须如此。 GTD步骤4为Reflect；经常检查。

您查看列表的频率取决于您的需求和工作进度。有些人喜欢每天结束时考虑他们的列表，以便他们“下载”所有想法，并对第二天要完成的事情做一些计划-在日历中屏蔽预订时段是这部分的热门提示太。如果您没有时间完成工作，那么您就没有时间成功。

我计划每个星期五下午90分钟进行“每周审查”。我仔细查看了所有列表，并确保仍然需要执行操作。因为我使用在线/应用程序解决方案（Todoist.com），所以可以使用内置的标记系统对项目列表和上下文列表执行所有操作。这样可以很容易地浏览以项目为中心的列表，并确保记录了我以后所有必需的操作。然后浏览上下文列表，并确保所有内容都具有针对它的上下文（您也可以搜索没有上下文的任务以进行仔细检查）

我还使用Todoist的“电子邮件到列表”功能来帮助我们前面提到的收集阶段。此功能与Merlin Mann的2007年“收件箱清零”方法结合使用，意味着我可以处理我的收件箱，然后执行“执行”，“延迟”，“委派”或“ 删除” 。

如果我不到两分钟即可完成操作，请执行此操作 。

如果要花两分钟多的时间但仍然需要做，那就推迟一下 -将电子邮件转发到我的Todoist电子邮件地址，然后将其直接放入我的待办事项列表中。

如果需要执行此操作，但不一定要由我执行，则将其委派给其他人执行。记住时间的价值，如果您不知道时间的价值，那就在另一天的另一篇文章中介绍一下。

如果您不能执行，推迟或委托它，则可能不是必需的或必需的。所以删除它 。要残酷，并要比以前拥有更高的价值。如果您认为将来可能需要它并且不能完全自己删除电子邮件，则将其存档-但是无论发生什么情况，请勿将收件箱用作保留空间。从现在开始，收件箱仅是一个处理空间。

如何使用待办事项清单完成工作

GTD步骤5是“参与”；简单地做。听起来很简单，对吧？事实是，无论行动本身多么复杂，从事这项任务都应该很简单。

因为您已按照上述所有步骤进行操作，并且已将模糊的项目处理为基于动词的特定操作，所以您知道需要快速完成哪些操作。

由于您已对任务进行了批处理，因此您可以快速轻松地完成类似的操作，因为它们是上下文关联的，例如，您处于电子邮件程序中并且处于“书写模式”，或者因为您在城镇中并且现在可以完成所有任务一口气“进城”行动。

信任列表。我不能告诉你这有多重要。达到轻松的正念状态并不需要完成一天的所有任务。不，您可以通过了解待办事项清单尽可能全面来实现正念。

如果您知道自己已经在梦幻般的新待办事项清单系统中记录了脑海中弹跳的所有可能任务，那么您可以放松一下。您可以放松一下，因为您知道所有下一个动作都坐在那里，只是在等待您接听下一组并继续进行下去。

待办事项清单时间管理-如何完成待办事项清单？

您有待办事项清单，并且有GTD /收件箱零/ 4Ds流程。您已将所有项目和任务提炼为基于动词的动作。您如何最好地管理执行这些动作的时间？

不同的方法将适合不同的行业，个性和项目。

时间封锁

时间限制可能是您最好的选择。将您的一天分成适当的块，例如焦点块，管理块，社交块和恢复块。这项技术要求您查看您一天中的自然节奏，并选择最适合您的能量状态的障碍。

早上（打开电子邮件之前），我觉得第一件事最具创造力。每天早上9点之前，当我的电子邮件开始堆积起来，每个人都进入办公室时，我尝试写两个小时。正是在这个时候，我停止了自己的工作，洗了衣服，穿了衣服，吃了晚早餐，为下一个工作做好了准备-需要完成的创造性和功能性较低的任务。

您也可以将Time分配给4天，以节省您的一周时间，并节省20％的时间花在激情项目上。尽可能多地吸收银行存款是至关重要的-也许您可以利用这段时间投入一些长期的赌博？

无论您以哪种方式节省时间，我们都有相同的金额。因此，请确保您有意识地，有意地花费时间，不要让任务随波逐流，从而将较低的优先级打造成永久的贪睡状态。

番茄技术

Pomodoro技术基于计时器和工作休息，工作休息等的节奏。开箱即用的概念是，您工作25分钟，然后强迫休息5分钟，然后再恢复工作25分钟。在第三个25分钟的工作部分之后，您需要休息15分钟。

我一直认为它是Sprint项目管理的待办事项列表。专注于一个动作并完成它，然后在计时器运行时进行下一个动作。停止。花点时间思考，喝一杯，伸展腿，然后在有时间变得无聊，分心或在面包上加一点花生酱之前，再回到任务上。

吃青蛙

您也可以只吃掉青蛙，而不必花费时间来限制创意和专注力等心态。从最关键的任务（麻省理工学院）开始，并克服它。为该块的结尾设置一个计时器，然后继续执行下一个任务，或者自觉地继续第一个任务。在任何一天，只有您可以知道自己的优先事项和需求。

摘要

没有任何一个待办事项清单系统适用于所有人。但是尝试一对，然后选择一个。或者尝试一些，然后将适合您的要素组合为个性化，完美，高效的待办事项方法。

请记住，将所有内容整合到一个系统中，信任该系统，训练自己将模糊的想法分解为行动，并有效地执行行动。经常检查。做得好