“会议是失败的项目与成功的项目之间的唯一区别。”
HubSpot营销副总裁Meghan Keaney Anderson
会议对于使团队达到生产状态至关重要。 但是，大多数遇到会议的人都发现他们的效率最低。 为了给您提供有关如何优化会议的深入概述和实用技巧，我们仔细阅读了许多指南并提炼出17条有用的建议。 我们希望您能像阅读本摘要一样享受与他们有关的阅读。
让我们从有关会议的一些事实开始：
- 在埃隆·马斯克（Elon Musk）给特斯拉员工的最新公开电子邮件中，他的7项生产力建议中有3项与会议有关
- 平均而言，就业人员每周花5.5个小时参加会议 ，而美国每天有1100万次会议
- 每周， 员工参加6-10次会议，而经理和执行人员参加13-15次会议
- 约有50-60％的会议时间被浪费了
- 71％的高级管理人员报告说，会议“效率不高”
- 参加会议的人中有39％打 do睡
这一切每年要花费370亿美元。 会议被评为办公室生产力杀手的第一名 。 试想一下，如果您和您的同事在会议上随着时间的推移变得更好甚至1％或5％，则可以实现的收益。
“经过50年的发展，小幅提高生产率是非常有价值的。 因此，有必要弄清楚如何优化生产力。 如果您每天比别人多完成10％的工作，并且比别人提高1％的工作，则复利差异很大。”
Y Combinator总裁Sam Altman
以下是一些魔术技巧，这些技巧将使您成为Meeting Jedi，并帮助他们赢得与会议的无尽斗争。
1.为会议定义一个明确的目标 。 以公司所有者的身份思考-会议是公司解决问题的最有益方法吗？ 您希望会议取得什么成果？
动手提示 ：
- 如果您需要反馈或帮助，请在常务会议之前进行。 在会议召开之前，与其他人一对一地交流有关该决定的信息。
- 在会议开始之前或代替会议之前，尝试致电，发电子邮件或进行快速拜访，并澄清您的确切问题以及可行的决定。 两个简短的一对一会议要好于三个人参加的较长的一次会议。
- 召开多次真正专注于一个主题的短期会议要比涵盖完全不同主题的长期会议更为有效。
- 会议是与所有人共享敏感信息并口头回答问题的有用方法，可防止误解和重复。
哲学上的线索：当人们害怕做出决定并寻求支持时，会议通常是一种传递责任的方式。 相反，请征求意见，做出决定，然后继续前进！
2.限制参加会议的人数 。 准确确定会议中每个参与者的需求：信息，建议，决策，支持，动力，想法。
动手提示 ：
- “过多的会议是大公司的麻烦，随着时间的流逝，几乎总是变得越来越糟。 请取消所有大型会议，除非您确定它们为整个听众提供了价值，在这种情况下，请保持简短。” Elon Musk
- 使用亚马逊的“两个比萨饼规则”。与两个人开会所能容纳的人数绝不能超过两个比萨饼所能容纳的人数。
- 包括您确定会受到会议影响的部门中的关键人员。 如果您有任何疑问，请与您的老板或导师一起检查潜在参与者的名单。
- 如果您是受邀的参与者，并且您似乎对会议不是很重要，并且可以将时间花在其他地方，那就可以尝试一下
有用的报价 ： “谢谢邀请，但我不确定是否需要此邀请。 如果我错了，请告诉我。”
3.提前提前安排会议 -在可能的情况下，至少提前一周并在一天中最适合参与人员的时间安排会议 。 确保确保它适合每个人。
动手提示 ：
- 传统上，最好的时间是上午8:30至11:30
- 如果您是受邀的参与者，请记住，您超额预定的日历不会使您变得重要，也不应推迟决策。 主动提出如何避免避免决策并促进流程的建议。
4.选择适合所有参与者的地点和格式：亲自出席，通过电话或通过网络会议。
动手提示 ：
- 熟悉建筑物中所有潜在会议室的位置，容量和安装的设备，以及合适的通信渠道或软件。
- 会议前要进行尽可能多的测试：投影仪，笔记本电脑，电缆，相机，扬声器，麦克风，软件（Zoom，Skype，环聊等）。
- 确保提供瓶装水，并在需要长时间开会的情况下提供花生或饼干等小吃。
- 安排座位，使所有参与者都面对您，并且可以看到彼此以及您将使用的任何白板或屏幕。
- 如果您是受邀的参与者，请确保您知道会议室在哪里。
哲学上的线索： “如果出了问题，那一定会的。”墨菲定律
5.选择合适的开始时间，安排会议的时间，并提前安排。
动手提示 ：
- 将所有会议的时间缩短一半。
- “我发现大多数会议最好安排在15-20分钟或2个小时内进行。 默认的1小时通常是错误的，并导致浪费大量时间。”
山姆·奥特曼 - “除非您正在处理非常紧急的事情，否则请避免参加频繁的会议。 一旦紧急事件解决，会议频率应迅速下降。”伊隆·马斯克（Elon Musk）
6.准备一个良好的议程 ：谁将出席，将要讨论和完成的事情（可行决定的最佳选择）以及会议需要提供或准备的信息。
动手提示 ：
- 提前分发议程和辅助材料。
- 为经常举行的会议（例如，关于项目的每周状态会议）创建会议模板。
- 如果您是受邀的参与者但看不到议程，请尝试以下方法
有用的语录 ：
“我看到了你的会议邀请，但是在我接受之前，你介意提供一个议程吗？”
“您能给我发送会议议程以便我做准备吗？”
7.检查每个人是否已经做好准备和提前准备 （“提前”似乎很重要，不是吗？😉）。
动手提示 ：
- 在会议的前一天或什至一个小时，澄清主要参与者是否有时间审查他们所需的一切。 在一对一的讨论中解决尽可能多的绊脚石将是很棒的。
- 口头排练介绍和对主要主题的可能答案。
- 如果您是受邀的参与者，请在组织目录（或在LinkedIn上）中查找任何不熟悉的名称。
8.按时开始和结束会议 。
动手提示 ：
- 提前到达会议：面对面会议至少5分钟，电话会议至少1-2分钟。
- 如果主要参与者之一迟到或缺席，请检查相应调整议程是否可行。 最好将会议推迟另一个时间，而不是等待一个人长时间。
9.做好一个良好的开端。
动手提示 ：
- 通过陈述会议目标开始会议。
有用的话语 ： “我们需要决定采用方案A还是方案B。” - 在每周的快速会议上，就本周或自上次会议以来的成功进行圆桌反馈。 承认并庆祝每一次成功以及从失败中获得的学习经验。
- 简要讨论上次会议的待办事项清单。
10.让每个人都参与其中并参与进来 。 当房间里的每个人都真正在场时，这是一件令人着迷的事情。 有传染性。
动手提示 ：
- 在会议期间显示您最新的议程。 将其放在屏幕或白板上。
- 没有笔记本电脑-它们会分散注意力，形成障碍并防止眼睛与扬声器接触。
- 也没有电话。 手机最多只能与相关的记笔记应用程序一起运行，例如reason8.ai。
- 没有嗡嗡声，没有懈怠，没有焦虑不安的提示使您摆脱游戏迷。
11.确保每个人都在桌旁发声。
动手提示 ：
- 提前与安静或更多保留的与会者联系，以征求他们对建议主题的意见，并在必要时允许他们在会议上提出自己的观点。
- 包容各方，并召集垄断对话的人。
有用的语录：
“谁能告诉我们X是什么？”
“吉姆，您最近对此有经验-那是什么感觉？”
“我想听听简（安静的人）即将到来的话题。”
“我们感谢您的贡献，但现在我们需要其他人的意见才能做出决定。”
12.每个会议必须只有一个所有者，因此请明智地管理讨论。
动手提示 ：
- 避免个人评论和攻击。
- 一次仅一次对话。
- 我们天生有两只耳朵和一张嘴，所以我们应该多听两倍于说话的声音。 考虑到这一点，会议将以两倍的速度进行。
- 对于会议时间超过一小时的会议，每小时需要进行5-10分钟的拉伸休息。 让人们参与小吃。
- “很显然，您并没有增加价值，因此退出会议或放弃通话。 离开并不无礼，让某人留下并浪费时间是不礼貌的。” Elon Musk
哲学上的线索： “一次会议由一群几乎无话可说的人组成，直到会议结束。”
13.根据议程主题和时间限制，使对话保持正轨。
有用的语录 ：
“这很有趣，但是让我们在这里继续前进。 我们正在讨论……”
“这是一个很棒的讨论，但是我们应该脱机，然后重新决定X，Y或Z。”
14.使用停车场准时完成复杂的会议。
动手小贴士 ：当有人提出与议程无关的有趣观点时，请尝试此操作
有用的语录 ： “谢谢你，吉姆。 但是，X超出了本次会议的目的。 让我们将该项目放在停车场中，然后将其包含在会议记录中，然后通过电子邮件发送出去，以便我们可以在适当的时间进行探讨。”
15.使用软件记笔记并保存会议信息。
动手小贴士 ：使用诸如reason8.ai之类的特殊软件或在会议期间指定一个人做笔记，以保持全神贯注，并且在会议后仍能留下很好的笔记。
哲学上的线索： “记忆是欺骗性的，因为它被当今的事件所染上。”阿尔伯特·爱因斯坦
16.做好。
动手提示 ：
- 总结所有决策和任务。 确保任何任务都有专人负责，并规定了期限或明确的解决方案。
- 要求人们用自己的话确认：他们真的明白了你的意思吗？
- 如果需要，安排一次后续会议。
- 最后，请给所有人留下五分钟的安静时间，以便每个人记录和计划会议后需要采取的行动步骤。
17.在会议的二十四小时内创建会议记录 ，并将其发送给与会人员和所有相关人员。
动手提示 ：
- 创建会议模板或使用带有AI的高级软件（例如reason8.ai）即时创建会议记录。
- 注意谁参加了会议以及做出了哪些决定-每个决定都应承担后续任务。
- 清楚地记录操作项，每个操作项都有一个所有者和到期日，或者以清晰的方式弄清楚一个。
- 添加下一次会议的详细信息和时间（如果需要）。
哲学上的提示： “没有会议记录-没有会议完成。”
reason8.ai 联合创始人兼首席执行官Vlad Belyaev
“ 在精神病学领域，第一个穿白大褂的人是医生。
在业务上，第一个发送会议记录的人-那是对的。”最佳业务实践
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