评估团队沟通系统的状态
无论团队规模大小，有效的沟通工具对于成功竞争企业都至关重要。 在大型企业中，团队需要与其他团队一起有效地沟通。 在较小的企业中，每位员工都担当着几个角色，有效组织和共享想法和任务就显得更为重要，因为一个消息不灵通的人会影响到企业的多个领域。
在过去的几十年中，商业世界已经从通信工具仅限于我们的嘴巴和桌上的电话到电子邮件的时代过渡到如今拥有数十种（甚至不是数百种）独立通信应用程序的时代。 面临的挑战是找到适合您的流程和员工技能水平的通信系统。
“沟通中最大的问题是它发生的幻觉。” —乔治·伯纳德·肖
让我们来复习
那么，您内部的沟通效果如何？
交流包括两个同事之间的任何互动。 电子邮件，即时消息，口头对话甚至文档共享都是沟通的形式。
有效的沟通可以提高效率和良好的团队合作精神。 一些简单的错误，例如使用错误的文件名保存文件，可能会导致整个开发团队在尝试查找丢失的内容时延迟数小时。
您的工具
如果您在六个月内没有审查过团队沟通流程，那么对当前的工具和流程进行清点可能会非常有价值。
您最肯定使用的是电子邮件客户端，例如Outlook或Gmail。 您可能有一个即时通讯工具，尤其是在内置Gmail的情况下，如果您使用的是Gmail。如果您是传统企业，则至少每个部门（也许每个办公桌）都有电话。 您的每个团队很可能都有自己的个人手机。 最后，您可能具有文件保存系统，但可能没有。 许多小型企业认为可以将文件保存在单台计算机上，而只需将副本通过电子邮件发送给所有人。
如果您拥有完善的项目管理流程，那么您很可能会拥有整个团队定期使用的更多工具。 您可能还针对发送电子邮件或即时通讯程序的消息类型建立了最佳实践。
您是否需要更新团队的沟通工具？
竞争和技术的步伐一直在增长，人们习惯于测试和采用使他们的工作和生活更轻松的商业工具。 问问自己这三个问题……
- 您上次对团队进行有关他们使用的工具或协作挑战的调查是什么时候？
- 您的通讯系统是否包括您团队的移动设备和Dropbox或Google Docs等外部解决方案？
- 您的团队使用的解决方案不符合您的安全和隐私准则吗？
Telltale表示您的通信解决方案有问题
沟通不畅有一些非常明显的症状，例如……
- 截止日期错过了
- 有关项目任务和总体状况的困惑
- 外部团队正在努力保持循环
- 团队成员之间有挫败感
如果存在这些症状中的一个或多个，则您的企业可以从通信系统审查中受益。 通常，审查工具的过程在第一次完成时并没有发现任何内容，因为团队之前从未考虑过该主题。 但是，在第一次审核之后，您的员工将开始考虑其流程，并将获得更有意义的输入。
我们建议您进行初步审核，然后在一个月后进行第二次民意调查，然后再进行半年一次或每年一次的审核。
团队沟通系统评估清单
这是一份方便的主题清单，可在与您的主要员工讨论通讯工具时进行讨论：
- 制定所有正在使用的解决方案的详细列表（无论是否正式批准）。
列出用于交流的每个工具：文档共享，文档保存，内部团队交流，团队到团队交流，员工到客户等。 - 创建团队遇到的任何问题的列表
使用工具
随着过程 - 衡量当前系统的性能
您的工具引起的错误数量
维护工具所花费的时间
员工抱怨工具或过程的次数 - 评论
团队成员对现有工具和流程的评级
自上次评估以来遇到的困难
出现的任何隐私或安全问题 - 讨论与评估
研究具有持续困难的现有工具的替代品
与遇到问题的员工一起测试1-2种新工具 - 决定
作为一个团队，讨论经过测试的工具并决定实施[请确保包括用户和IT在内] - 庆祝和交流
删除旧的麻烦的工具并启用新的工具后，进行某种简单的仪式。
告诉组织您做了什么以及为什么。 并确保有一个简单的匿名反馈渠道。
