如果我被困在一个岛上，而不得不选择一种技能来陪伴我，那将是正念。 首先解决任何问题都需要正念（意识到问题及其组成部分），然后是时间和纪律。
我还相信，从数学上考虑任何问题都会使解决该问题更加容易。 数学思维使我们能够使抽象概念更加离散。 不用担心-这篇文章中将没有实际的数学运算！
我们如何将其应用于会议？ 我们都知道作为一个小组开会是有好处的，但是我们都花太多时间参加会议。 因此，我们的目标是保留会议的大部分内容，但减少脂肪：应该是电子邮件的会议，可能持续15分钟的长达一个小时的会议等。 这是一个最小化的问题 ：什么习惯可以减少时间在最大限度地利用会议利益的同时进行会议？
为了最大程度地减少在会议上花费的时间，我们需要将会议中涉及的所有事项最小化：其时长，与会者人数，频率等。 每次会议只需花几分钟时间，但每周可以节省数小时的时间。
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这也为我们提供了如何召开会议的系统。 当我们拥有一个系统时，我们不必多想：我们遵循该系统是因为我们相信它可以工作。
让我们逐步回顾一下该系统：
总是问这个问题，除非另有说明，否则默认答案是“否”。 会议还有许多其他选择：
- 没有输入就做出决定
- 发送电子邮件/发送即时消息
- 与某人交谈1：1
这些替代方案是显而易见的。 尽管如此，我们所有人的会议本来都是电子邮件。 如果您开会太多，那么每次都必须逐步解决这些问题，以确保它们不是解决问题的更好方法，这一点很重要。
我们构建了一个免费工具-应该开会吗？ -帮助您评估这些替代方案。
由于某些看似紧急的决定或解决“大火”的需要而安排了许多会议。 检查安排会议的人并问“这真的很紧急吗？”是每个人的工作。
通常，您需要对以下问题回答是 ，会议才能正确召开：
- 是否需要做出决定？
- 除了您之外，此决定是否还需要2个或更多人的意见？
- 小组是否需要在同一房间（物理或虚拟）中同时讨论？
- 我们不能等一个星期看看这个问题是否可以解决（真的很紧急）吗？
我不能高估这项工作的重要性。 花费1分钟的时间进行思考可以节省您团队的时间 。 慢下来，然后再计划。
确定召开会议后，需要设置会议时间。 像此列表中的所有内容一样，这必须是一项积极的练习。
无论开会多久，您是否参加过似乎准时结束的会议？ 有一条法律适用于：
扩展工作以填补完成工作所需的时间
您将始终按照自己的时间来安排时间，因此应尽量减少需要的时间。
这是制定议程的适当时机。 阐明您想要详细介绍的内容，将议程细分为离散的主题，并对每个主题附加估算值：
我们不想人为地做出重要决定，但我们也要果断。 如果30分钟适合一个主题，那就太好了！ 关键是考虑这个长度并认真考虑您的估计总比完全不考虑它要好。
您不受15、30、60分钟的标准会议时间的束缚。 让议程决定您的会议时间，而不是日历的默认时间。
我们已经开始为会议建立一个可靠的流程，但是正确完成此过程可能需要一些时间。 我们希望使有关此过程的所有操作自动化，从而可以减少我们花在思考此过程上的时间 。
Google和Outlook均允许您更改默认会议时长（分别为60分钟和30分钟）。 您应该将其设置为最小的值。 这样，如果您忘记注意会议时间（请参见上文），则默认情况下，您可以将花费在会议上的时间减至最少。
除非您能证明重复活动带来可观的收益，否则会议绝不应重复举行。
经理与员工之间必须以1：1的比例重复发生。 员工应始终抽出时间谈论职业发展并向经理提供反馈。
如果您的公司即将失去主要客户，或者您正在迅速失去收入，并且这是一个可以解决的问题，那么关键的利益相关者应该每天都在开会。
这不是一个详尽的清单。 只有您知道什么对您很重要，以及您需要多久见面一次。 但我希望您开始看到这个主题： 注意设置的频率，并确保它是完成目标所需的最低频率。
您还应该尽快评估该频率（即在第二次会议之后）。 为了自动养成这种习惯，请在第二次会议后结束复发 ：
这次会议只会举行两次。 此设置会迫使您说：“我们认为定期会议有其价值，因此让我们召开两次会议，确定是否需要进行仔细审查。”此时，您可以：
- 如果会议不很有价值，则不要重新安排会议的时间（即什么也不做）。
- 如果有价值，则必须重复本文中的所有步骤，这迫使您在设置长度，频率和参与者时要谨记。
您是否曾经在一个会议上一言不发？ 我将停止以明显的答案问修辞问题…
当您组织会议时，请问：“ 实现我们的目标所需的最低人数是多少？ ”，并仅邀请这些人。
当一个人可以鼓吹整个团队的需求时，您永远不应邀请整个团队。 如果您认为某人可能很重要，但是不确定，请使其成为可选项，并清楚地传达该选项。
会议组织者通常不可能知道他们邀请的每个人是否对决定至关重要，因此必须授权个人对会议说不 。 如果某个员工告诉您她不需要参加会议并要做其他工作，那就太好了！ 您有一个员工告诉您他们想完成工作 。 珍惜这一难得的时刻，让她去做。
如果她确实需要参加该会议，那么您就无法有效地进行交流。 您没有阐明会议的目标不是她的错。 纠正这一点。
如果您在会议中讨论多个主题，则可能是整个小组与所有主题都不相关。 安排议程项目的结构，使第一个项目需要大多数人的意见，第二个需要较少人的意见，依此类推。
这种结构允许人们在会议中途离开，并最大程度地减少了集体小组在会议上花费的时间 。 这是一件非常好的事情。 传达离开您不参与的会议是可以的。 如果他们很偏僻，则参与者应清楚地表示，他们将与即时消息一起离开小组或快速“再见”。
这些时间表中的一个优于另一个：
凭直觉，我们知道在会议之间的短暂休息中我们无法完成出色的工作。 因此，第2天的日程安排（将会议堆叠在一起）似乎更为理想。 有研究支持这一点。 中断（如会议）后，需要花费几分钟才能恢复重点工作。 我们也有可能在开会之前花时间做准备。 我们称这个集体时间为“上下文切换”。
从数学上来说，最好的会议安排是使专注于工作的个人的上下文切换最小化的安排 。
产生此日程安排的最简单方法是对会议何时将在一天之内安排和不安排有关时间的一般规则。 公司领导必须说：“我们将在早上举行所有会议，并在下午专门讨论工作。”
最小化上下文切换和最大程度地专注于工作的最佳方法是根本不开会。 一天是一个方便的单元，大多数组织可以在不影响小组沟通利益的情况下阻止此类工作。
许多公司在星期三（例如，星期三）没有会议。 Pinterest每周尝试3个无会议日。 这样一来，小组就可以在周初计划工作，在周中执行该工作，并在最后进行回顾。
没有适合所有人的万能方法，没有会议日，而且对于某些组织来说，很难管理。 但是它发出的信号是，您重视专注工作的好处，并且您正在尝试创造性的解决方案以最大限度地提高员工的工作时间。
应用此系统可能会对您在会议上花费的时间产生直接且可衡量的影响。 但是，除非所有人都加入视野，否则这种影响是有限的。
成功改变会议文化的唯一方法是让公司领导清楚地表达出来。 要使此成功，需要做一些事情：
- 明确表示您真正珍视员工的时间。
- 明确指出，需要所有人的努力才能完成这项工作。
- 清楚地指出，每个人（无论他们在组织中的位置如何）都有权质疑开会的必要性，并且对没有提供明确价值的开会表示拒绝。
- 提供一种清晰的方法来向会议组织者和公司领导提供反馈。 会议组织者和领导团队在获得反馈时必须采取行动，以证明反馈产生了结果。 在发生增量更改时进行广泛的沟通。
没有这一点，员工就不会感到无权说不或提供反馈（在最坏的情况下，他们担心因发表言论而受到报应）。
清晰地传达这一愿景，并在处理方法时保持数学和正念。 这需要时间和一致的努力，但好处是巨大的。
