联系人管理很少被认为是企业成败的关键因素。 事实是，良好的联系人管理构成了有效的项目和任务管理实践的基础，并且可以对任何组织产生深远的影响。
我与联系人管理部门的（误）冒险
还记得大学节日的美好时光吗？ 他们是来自学术界的令人欣喜的突破！
对于大多数学生而言，大学节是乐趣和兴奋的代名词–与同行竞争，与行业大佬互动的机会，并成为一些有趣的课外活动的一部分。
但是，请曾经在组委会中参加过这些盛会的任何人，您会听到一个完整的故事。
在我读B校期间，我曾是文化部长，并生动地记得组织这次活动所经历的流血，汗水和眼泪。
为期两天的会议充斥着各种学术和文化活动，需要大量的努力，计划和安排才能使一切顺利。
但是就我个人而言，我认为组织音乐节最棘手的方面是与参与其中的许多人一起工作并保持联系。 这是其中一些的列表：
· 学生志愿者
· 教授咨询委员会
· 受邀者 -全国各地的大学和大学，以及主要贵宾，法官，演讲者和小组成员等要人
· 赞助商
· 媒体
· 供应商 –用于照明，音响系统，印刷海报和横幅，餐饮和网络开发等
· 音乐 艺术家/乐队
· 旅行和住宿-招待客人表演和贵宾的酒店，以及接送服务的出租车服务
核心团队不可能管理所有事情，因此成立了较小的团队并负责特定的任务，例如赞助，宣传和广告等等。 几乎整个学生团体都以某种身份参与其中。
核心团队会与所有团队进行沟通，但实际上，每个人都在孤岛上工作。 可以想象，这导致了一定程度的混乱。 这里有一些例子：
·即使对于我们核心委员会的成员来说，也常常很难确定哪个人在做什么 。 试图追踪有关人员将浪费时间。
· 由于协调不力 ，一些受邀者最终收到了多封电子邮件和电话，其他受邀者却收到了电话，但没有后续电子邮件，而且，在令人尴尬的事件中，有些被完全错过了。
·一些最大的问题发生在实际的节日中。 这种规模的任何事件都需要大量的灭火 。 在我们的案例中，除其他小问题外，照明人员没有按时出现，一些客人的接送物也被弄乱了。 在解决问题之前，浪费大量时间来追踪负责与事件管理和出租车供应商联系的个人。
本可以做些什么
当然，事后看来是20/20。 现在回想起来，如果我们采用某种系统来管理团队和联络活动，似乎所有这些问题都可以避免。 换句话说，坚固的联系人管理系统可以真正帮助您节省时间：
·一个好的联络经理将作为组织结构图 ，非常清楚地表明组委会的哪个成员负责什么任务以及如何完成任务。
·它将使我们能够建立一个详尽的被邀请者名单 ，并在每个被访者上添加注释，表明已与哪些人进行了联系以及以何种方式进行了联系。 本来可以用来管理赞助商的 。
·它也可以用作供应商详细信息的存储库 。 因此，当照明专家没有按时出现准备演唱会时，就没有必要四处寻找相关委员会成员的机会。 只需参考联系人列表即可直接与供应商联系。
·有效地，联系管理系统将有助于整个组织团队之间的协调 ，并提高了我们的整体生产力 。
现实世界中的联系人管理挑战
现在考虑一下，这是一次大学级别的活动，其赌注并不过分。 另一方面，在现实世界中，缺少高效的联系人管理器可能会产生连锁反应。 只需想象一下在以下情况下可能出现的问题：
· 大型基础设施和开发项目 ，需要几个不同的公司，顾问和政府机构共同合作。
· 大型活动，例如展览会或商业展览，需要活动管理者，赞助商和其他组织的共同努力。
· 较小的公司 ，来自不同行业的成员以及自由职业者和远程团队共同参与项目。
在所有这些情况下，缺少共享的联系人管理器必然会导致项目管理不善，并且生产力肯定会受到打击。
当今使用的联系人管理“系统”
但是，在大多数组织中，建立联系人管理系统是一项低优先级的任务。 即使在今天，很多团队还是依靠Google联系人和即时消息工具（如WhatsApp）来实现此目的。
但是，WhatsApp只是共享电子名片的一种方式，而Google通讯录根本没有共享联系人数据的规定。 两种应用程序都不允许用户制作详尽的，可共享的列表，并附带注释和备注。
一些组织更倾向于为此目的使用Excel或Google Spreadsheets 。 其他人则喜欢使用专用的业务工具，例如Trello 。 尽管这些应用程序允许您创建详细的联系人列表，但是它们在访问控制和共享性方面有其自身的限制。
在Google Spreadsheets和Trello中，您都可以与任意多个协作者共享您的联系人列表。 您甚至还有充分的余地来决定哪些用户具有管理员权限，哪些用户保留为只读成员。 但是， 它们仅允许在宏级别进行访问控制 。 如果我想让协作者访问我的联系人列表，但同时又将某些联系人信息（例如，每个联系人的个人注释）隐藏在他/她的视野之内，该怎么办？ Google电子表格和Trello都不允许我这样做。
要寻找的主要功能
那么，建立有效的联系人管理系统到底需要什么呢？ 我认为，必须具备以下功能：
1.如果组织的每个成员都必须建立和更新自己的个人联系人列表，则会浪费资源。 在这种情况下，不一致和错误势必会蔓延。 最好在整个团队中共享一个统一的，更新的“主”联系人列表。 因此，联系人管理器的第一个必备功能是可共享性 。
2.“主”联系人列表应保持神圣不可侵犯。 只有授权成员才可以进入数据并进行更改。 为此，必须完全控制使用权限 ，以便您可以为每个成员选择具有只读或管理员访问权限的权限。
3.当组织与自由职业者一起工作时，他们需要能够访问与其合作的团队成员的联系信息。 但是没有理由与他们分享其他敏感信息，例如关于您的客户或潜在客户的信息。 为了解决这种情况和其他棘手的情况，一个好的联系人管理系统应该允许您完成访问控制 ，以便您作为管理员可以决定谁可以查看哪些联系人数据。
4.最重要的是，您的联系人管理系统应该是一个功能强大的动态 工具 ，可让您捕获与您相关的任何范围和深度的联系人数据。 除了姓名，电话号码和电子邮件地址，您还想为每个联系人上传照片和ID。 您的联系管理员应该让您上传这些文件以及您喜欢的任何其他类型的文件或文档。
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