您最后一次对自己说：“哇，这是一次很棒的聚会”？
几天以前？ 一个月前-甚至更长？ 每次开会后都能说这些话不是很好吗？
可悲的事实是：每天发生数百万次无用的会议
在美国，每天有超过一千万次与工作相关的会议，其中40％的会议毫无成效。 许多员工每周举行5次以上的会议，有些经理将近50％的时间花在会议上。
如果进行数学计算（非生产性会议的数量*每个会议的平均时间*参与者的平均数量），则很明显，公司每年因非生产性会议而损失的人力资本价值超过1000亿美元，而这恰恰是在仅美国。
这个数字甚至不能反映出更大的内在问题：由于员工在糟糕的会议上花费了太多时间，他们感到沮丧，动力不足，并开始失去对工作的关注。
那么，这些会议有什么问题呢？
会议常见的挫败点
通过采访每周至少参加五次会议的50人，我们对现有研究的结果进行了更深入的挖掘。 导致不良会议的常见挫败点包括：
- 会议中没有合适的人
- 准备不足
- 缺乏明确的目标
- 没有议程
- 人们分心（例如，使用手机）
- 没有明显的结果
- 缺乏对确定的待办事项的跟踪
听起来有点熟？
如果我们知道这些痛点，该如何解决？ 让我们从了解如何使会议开始吧！
召开大型会议必不可少的8条原则
谷歌“生产性会议”时，您将获得1.39亿个结果。 第一页的某些结果包括“召开更具生产力的会议的10种简单方法”，“生产力会议的7条必知规则”或“如何像Apple和Google一样召开会议”。 这些以及成千上万的其他文章提供了有关如何召开富有成效的会议的各种规则。
研究这些规则集，其中大多数都有一些共同点。 您可以总结在这些准则中反复出现的前8条原则：
- 问问自己：我完全需要这次会议吗？ 或者您可以通过其他方式（例如电子邮件，电话等）解决该问题
- 邀请尽可能少的参与者 。 （如果可能）将参加人数限制为五个人。 为了避免观众，越少越好。
- 保持简短 。 将会议安排为15或25分钟，而不是通常的30或60分钟。 人们将更加专注和重点突出，从而节省了所有人的时间。
- 明确目标 。 会议的目的必须对所有人预先明确。 在会议开始时重申目标，并有一个简短的议程来支持该目标。
- 按时开始和结束，或更早 。 不要等待后来者，因为那只会惩罚守时的人。 一旦达到会议目标，会议就结束了。 无需花时间。
- 取得成果 。 记录相关的会议结果（重要的注释，决定或行动项目），并让参与者可以使用，以便所有人始终在同一页面上。
- 每个操作项分配一个DRI。 每个行动项目都有一个，也只有一个DRI（直接负责人），该行为由公众负责。
- 做跟进 。 每个行动项目都应该有适当而协调的跟进，以便每个人都认真对待这些行动项目。
如果只需要八点，那么我们回到我最初的问题：为什么每天仍然有数以百万计的非生产性会议在举行？
因为还有更多……
现在，我们知道了如何有效地召开会议，让我们分析一些潜在的问题，这些问题有助于解释为什么如此多的会议仍然失败。
一个核心问题是需要努力应用上述原理。
你需要加点汗水
会议组织者需要准备会议，主持讨论并在会议后进行适当的跟进。 不幸的是，我们所有人都非常忙于日常业务，我们常常不愿意为这些额外的职责投入更多的精力。 但是，如果您为相关会议付出更多的努力，通常会有所回报。
假设您愿意付出额外的努力。 足以成为会议英雄吗？ 答案是否定的，因为除了付出努力之外，您还需要纪律严明。
严格确保会议成功
作为会议的组织者，您需要高度专注于使会议取得成功。 它从正确的设置开始。 您想通过会议实现什么？ 我们需要在谁面前实现这一目标？ 我们如何实现目标？
然后，在会议期间，您需要确保将所有讨论引向关键的会议目标，并尊重会议时间。 会议之后，至关重要的是定义下一步，并制定明确的待办事项或后续措施，以便每个人都具有相同的理解。 您必须纪律严明，并致力于完成这些要求，以确保会议取得成功。
具有使会议富有成效的纪律性不是一个一次性的事件。 相反，它必须成为一种习惯。
使其成为您的日常工作
一旦掌握了召开会议的诀窍，并准备将必要的精力和纪律投入实际要做的事情之后，就需要养成习惯。
当然，持续进行生动高效的会议似乎并不容易。 那么，如何实现这一目标呢？
您有什么选择？
选择1：您拥有自己的专业知识，付出努力，受到纪律训练并养成习惯。 恭喜您已经在这里！
选项2：您有一个出色的同事或助手来照顾一切！ 如果您有足够的资源，请再说一次！
选项3：您让虚拟助手来帮助您，
让虚拟助手帮助您
探索选项3，如果您有一个虚拟私人助理，他会…
- 知道如何举办有效的会议，并且已经接受了高效率团队的最佳实践培训吗？
- 尽量减少准备，进行和跟进的工作，是否始终准备好议程模板，做笔记并跟踪所有后续步骤？
- 是否 纪律严明 ，结构合理，可以节省时间并保持100％专注于结果？
- 通过连接到日历，提供指导并随时为您服务， 使大会议成为一种习惯吗？
有了这样的助手，您就可以成为主持大型会议的超级巨星之一，不仅可以充分利用您的时间，而且可以充分利用与您会面的任何其他人的时间，同时还可以节省组织资金。 也许您会在每次会议后听到“哇，这真是个很棒的会议”！
如果这个私人助理已经存在怎么办？
好吧，好消息，确实如此！ 我们热衷于解决我们自己经历过的无意义的会议问题，因此建立了可以为我们解决问题的助手。 她叫Mia-您的会议私人助理。 签出并注册，即可在6voices.com上免费和独家进行早期注册
