一群人挤在一个房间里，直到“完成工作”，通常被用来展示“勤奋”和“承诺”之类的美德。这些场景通常是流行文化中戏剧性时刻的东西。 我们很少，甚至永远不会对按时结束并取得有益成果的良好会议表示赞赏。 前者更具吸引力。 后者通常更有价值，而且更难做。 虽然有时候前者是正确的选择，但很多时候，这表明存在问题。 运行良好的会议是有用的会议。
尽管谈论会议和日程安排似乎有些讨人喜欢，并且团队通常将“无会议文化”作为理想选择，但现实情况是软件开发是一项协作活动，我们需要与（或“开会”）互动与人。 当您需要与多个人（可能来自不同团队）进行协作时，安排会议是不可避免的。 人们还有其他承诺和时间限制，尊重这些承诺对组织和个人都是有益的。
尊重
使会议按计划进行有很多原因。 迟到或迟到会浪费人们的时间，这会产生财务上的损失 。 但是从时间表的角度来看坚持时间表的主要原因是尊重 ，而不遵守时间表表明缺乏尊重。 由于迟到或迟到，您不尊重准时参加的与会者；不按计划结束，则不尊重与会人员应该在会议后见面的任何人，以及需要会议室（或其他资源）的任何人使用。 当然，您可以通过相互同意扩展讨论，但是您还需要就基本规则达成共识。
会议原则和协议
关于良好的会议结构和便利性的文章很多，如果您需要与他人合作（就像我们大多数人一样），那么值得努力学习一些有关此主题的知识。 有效的会议至少有两件事：原因和时间表。
一个原因
通常，值得举行的会议应具有：
- 一个原因，哪些与会者明白的。
- 一个目标，您可以决定是否达到目标。
- 议程，以帮助所有人了解自己是否步入正轨。
- 知道他们为什么在那里的与会者。
- 开始和结束时间足以进行您需要的讨论，并且使人们能够履行他们的下一个承诺。
所有这些项目都可能具有不同的定义，具体取决于团队的文化，问题的性质以及与达成共识的基线有多接近。 与“探索设计方案”会议相比，Sprint计划会议可能具有更明确的原因，目标和议程。 但是能够表达这些东西很重要。
开始时间和结束时间
很容易将会议想象为（例如）长达1小时，在小时边界开始和结束。 如果您假设会议之后其他任何人都必须在其他地方，则这没有任何意义。 有一个协议可以帮助您在会议开始和结束时留出一定的缓冲空间，以便进行过渡。 有很多选择。 对于1：00–2：00的会议，您可以：
- 开始于1:05，结束于1:55
- 开始于1:00，结束于1:50
- 开始于1:10，结束于2:00
或任何变体。 选择对您的组织有效的方法。 根据我的经验，第一种选择似乎效果最好，因为人们往往更倾向于“圆形”边界。 但是，只要每个人都保持一致，人们将有时间重新分组并在会议之间移动。
请确保计划好议程，包括在会议结束之前留出时间来复习大家所决定的内容，必要的后续措施，以及决定谁来进行后续工作。
当“直到我们完成”才有意义
钟表的另一面是您不想缩短富有成果的思想交流的想法。 理想情况下，您应该分配足够的时间进行机会对话。 如果这样做，您将需要注意非生产性会议不会扩展到分配的时间。 在某些情况下，您将无法做到这一点，“在房间中解决问题，而不管时间表如何”是正确的做法，而且很有意义，但是当某些事情成真时：
- 讨论中的问题需要尽快解决。
- 这个问题是要求会议室中每个人都在场的头等大事，每个人都明白这一点。
- 如果您正在使用共享资源（例如会议室），那么当前的问题是组织的头等大事，并且拥有使用该资源的优先级。
所有这些事情很少同时是真的。 大多数人还有其他承诺，在许多组织中，会议室是一种稀缺资源。 值得花时间解决如何在时间表上完成有用的工作（并确定哪些问题适合该时间表）这一难题。
下一步
虽然“会议”可能总是带有“使工作分心的事情”的潜台词，但是如果您努力尊重他人的时间，则很可能会做更多的事情。 拥有支持这种方法的公司文化或准则虽然很好，但是您可以将这些准则确定为任何规模级别的工作协议或工作协议的一部分。
无论您使用什么准则，最重要的是要牢记会议的目标以及人们可能有其他承诺的现实。
本文最初于 2017年1月22日 发布在 “偶然性简单性” 上
