对很多人来说，这是一个工作场所的早晨习惯，就像装满咖啡杯子一样：您坐在办公桌前，打开日历，当您意识到自己有多少次会议时感到心heart。
至少苦难喜欢陪伴。 组织心理学家约瑟夫·艾伦（Joseph Allen）表示，很少有人会真正享受一个忙于会议的工作日，部分原因是我们有条件讨厌他们，部分原因是因为其中很多人简直就是坏人。
奥马哈内布拉斯加大学会议效率中心主任艾伦说：“会议经常进行得很糟糕，我们无法弥补在糟糕的会议上浪费的时间。” “在我们的文化中，鄙视会议并在开会时向他人表示同情是一种规范。饮水机的谈话通常以抱怨会议，会议中发生的事情，会议中浪费的时间等为主。
“我们喜欢开会，因为他们可以做些什么，但是讨厌他们经常做不好我们想要他们做的事情。”
最近，由于他对自己工作日中困扰会议的挫败感的启发，艾伦和一组研究人员深入研究了有关会议的200多项科学研究以及决定其成功的各种因素。 在发表于《 当前心理学方向》上的论文中 ，他们着重指出了一些关键发现。 他们指出，员工平均每周花费六小时在会议上，而经理平均花费二十三小时，而且有些矛盾的是，尽管对会议的抱怨很普遍，但大多数人会在问到时说，他们不会消除他们完全。
“这告诉我，我们与会议之间存在一种爱恨交加的关系，”艾伦说。 “我们爱他们所做的事，但讨厌他们常常做不到我们想要他们做的事。”
但是，艾伦和他的同事发现的最重要的发现也许是，通过一些战略调整和合适的领导者，有可能召开一次会议，人们对此表示赞赏而不是痛苦。 这是您在会议之前，会议期间和会议之后需要做的事情，以减轻会议的痛苦，甚至可以有效地利用所有参与者的时间。
会议之前
首先，确保您有一个明确的目标（只有将人们聚集在一起才能实现的目标），以提示参与者为什么需要召开会议并为他们进行专心的对话。 邀请名单也很重要，艾伦说：“最富有成效的会议只有五到八名与会者，每人一组，鼓励参加和可行的讨论。”
尽管很明显，但提前确定会议负责人很重要。 发送邀请的人可能不是实际运行邀请的人； 如果没有关于谁计划事情的透明性，员工就很难在准备时提出可能出现的问题。
会议顾问Paul Axtell说：“通常召开会议的人太忙了，无法花费时间思考议程或决定谁应该参加会议。” “如果他们实际上将确定主题和准备议程的任务委托给那些有时间这样做的人会更好。”
亚特兰大地区的生产力顾问Theresa Ward建议不时更换会议负责人，以免会议过时。 她说：“有时候团队中的人会被领导会议的同一个人所困扰。” “如果您的团队有几个同龄人，请尝试轮换责任。”
明确领导者后，议程也应该确定。 理想情况下，负责人应写出会议优先事项的议程，并至少提前24小时将其分发给与会人员，以确保与会人员了解最终目标并能将自己的想法提出来。 最好尽可能简化文档：“人们在议程上犯的最大错误是项目太多，没有足够的时间来讨论项目，” Axtell说。
沃德（Ward）建议在议程中的每个项目上增加时间，以传达期望会议不会在分配的时间段内进行的想法，但应将会议时间保持在52分钟以下，这是您需要休息之前的最佳生产率。
艾伦（Allen）说，跳过那些可爱的名字，人们将更加欣赏一致的日程安排，而不是将其命名为一堆杂乱的文字：“这仍然是一次会议。”
会议期间
最重要的是：准时开始。
艾伦说，虽然延迟几分钟才开始似乎并不重要，但这样做可能会使会议的成果减少，并使与会者更加愤慨。 他说：“通过准时开始，按时结束和礼貌待人来尊重人们的时间，”他说。 “没有什么比尊重有限的资源更能激发创造力和努力了。”
一旦开始，请考虑要求人们放弃任何技术，以防止干扰和保持事情顺利进行。 专注于激光的员工将能够跟随对话并在出现提示时提供反馈。
“有一刻，当谈话达到顶峰时，小组停止产生新的价值。 那是你总结的时候。”
但是，请确保以鼓励分享的方式进行提示，而不是以激发焦虑的方式来冷打人。 “在会议中最大程度地利用他人时，心理安全是巨大的，”艾伦解释说。 “为人们提供参与的机会，并认真对待他们的想法/想法/意见。 使其成为一个安全的空间。”
但是要设定限制。 参与者有发言权时需要一个安全的空间，但是它很快就会变成令人讨厌的会话。 阿克斯泰尔说，领导者需要让员工知道，在他们讲话之前，他们应该考虑他们要说的话是否会增加价值。 这是议程和准备好的评论派上用场的地方。
“除非您需要不同意，否则不要不同意，” Axtell说。 他建议会议领导人在议程主题旁边添加姓名，以便他们确保在适当的时候听到关键人物的意见。
沃德还建议她的客户在每个议程的末尾添加最后一个总结项目。 这样可以确保每个人都放弃可操作的项目，如果适用，还需要与之合作的人员。 “问问自己，您是否达到了今天的会议目标？ 它带来了共同的责任感，”沃德说。
最后，学会确定何时结束会议，这是一项获得的技能，但是必要的技能。 如果您已经完成了议程，那么就算是早一点，也可以随时退出。 “有一刻，当谈话达到顶峰时，小组停止产生新的价值。 现在，它正在回收相同的能量，您必须认识到该小组何时可以继续前进，” Axtell说。 “那是您结束会议的时间。”
会议结束后
任何人想要的最后一件事就是开会，以跟进上一次会议。 通过为第一次会议分配可行的项目和明确的职责分工来打破周期。 沃德建议将项目添加到Trello，Asana或Basecamp之类的共享任务板上，以使每个人都动起来，尤其是在您的团队偏远的情况下。 会议负责人还可以在会议之后立即向团队日历添加后续提醒或截止日期。
“让人们对他们所说的要做的事情负责，”艾伦说。 “不要召集另一个会议来讨论会议中做出的决定。 前进吧。”
艾伦和他的团队在研究中还发现，最有效的会议领导者会定期从与会者那里收集有关会议质量的反馈，这是一条经常被忽视或避免的改进之路。
“我发现，大多数人都对评估感到担忧。 我们不一定要知道我们的表现，因为一旦知道了，我们就必须要做一些事情。”他说。 但是“你必须问，然后必须做一些事情来使他们变得更好。”
