当在一个分散在全国各地的人群进行复杂的项目时，完成几乎最小的任务似乎几乎是不可能的。 谁没有看过臭名昭著的“现实生活中的电话会议”模仿视频，还没有看到他们自己的电话会议经历在眼前闪过？ 在整个CPPR进行的许多项目的成功中，跨整个远程团队进行有效沟通的能力至关重要。
我个人对技术很热爱，并且在寻找和测试可以使远程通信过程更流畅的工具的过程中蒸蒸日上。 我正在协调的当前项目在四个不同州的合作伙伴分布在七个组织中，这为进行某些测试提供了绝佳的机会。 在过去的几个月中，我的项目团队利用了一批工具（某些团队成员以前从未使用过这些工具）来帮助我们的远程合作伙伴团队发展势头，并使我们朝着最终目标迈进。 另一个好处是，我们已经确定的大多数工具都可以免费使用** 。 下面，我将向您介绍我们最成功的工具。
使用 Google Docs 撰写补助金
版本控制是我听到的短语，就像黑板上的钉子一样。 当您以团队形式写作时，尝试随时跟踪谁在文档中进行编辑，确保他们正在编辑正确的版本，然后确保将正确的版本传递给下一个编辑器。 。 。 是一项艰巨而繁琐的工作。 借助Google文档，每个合作伙伴组织的多个作者都可以同时打开文档，所有文档都可以一次添加到同一最终产品中。 毫无疑问，此过程为我们的团队节省了许多小时的编辑和添加时间。 这是一个很棒的视频，介绍了如何使用Google文档与自己的团队进行协作。
使用 缩放视频会议 进行常规通话
远程团队可能遇到的另一个麻烦是实时交流。 “我们什么时候应该说话？”“我们应该如何拨打电话？”“谁应该接听电话？”当我们开始从事该项目时，这些都是我们问自己的问题。 最终，我们决定每年需要召开几次面对面会议。 我们的第一次会议是为期三天的会议，在詹姆斯·麦迪逊大学校园内举行，7月，合作伙伴在堪萨斯大学访问了我们的团队，作为我们的第二次会议。
对于我们每两周一次的会议，我们决定尝试视频会议，因为我们可以在彼此见面时尽力而为。 视频电话将是我们的最佳选择，因为我们在全国范围内分布广泛，并且无法证明每年面对面会议的费用超过几次。 虽然我们尝试了几种不同的视频会议服务，但直到今年早些时候堪萨斯大学向所有员工提供访问权限后，我们才决定将Zoom用作以后使用的工具。 缩放功能提供了来自所有参与者的基于设备的视频和音频的功能，在某人无法使用计算机登录时提供的呼叫功能以及共享屏幕的功能-所有非常重要的功能使此工具可以很好地工作我们的需求。
为了准备进行这些常规通话，我们会提前使用Google文档共享一个议程，这样，在任何一周内我们所谈论的内容都不会令任何人感到惊讶。 这些议程中包括指向相关文件的链接，以便人们可以在通话之前对其进行查看，并在通话进行时轻松访问它们。 这也使我们知道，如果合适的利益相关者无法在该周的电话会议中加入我们，则何时需要将主题移至另一周。
其他通讯工具
松弛 。 除了通话之外，我们还开始使用Slack在预定的Zoom会议之间进行通信。 对于团队来说，Slack是一个相对较新的交流工具，您可以在其中进行有关任何主题的会话。 可以为主题设置单独的讨论渠道，人们可以只订阅与他们的工作相关的渠道。 可以为不需要全队讨论的主题设置专用频道。 除了频道功能之外，Slack还包括一项功能，该功能允许在团队成员之间发送私人的直接消息，从而提供了一种快速选择，可以立即联系某人，以获取他们的即时需求或请求，或者只是分享新闻。 Slack还具有将文件和图像添加到团队的频道的功能，可以通过搜索功能轻松地对其进行搜索。 鲜为人知的功能是一对一视频通话。 虽然此选项仅在该工具的免费版本一对一的情况下存在，但付费版本最多可提供15个人之间的呼叫。
特雷洛 对于项目管理和跟踪，我们使用Trello。 Trello采用了日本看板技术进行项目管理，并将其放入易于使用的基于Web的工具中。 团队使用董事会创建列表（例如，“待办事项”，“进行中”和“已完成”）。 在这些列表中，团队成员可以为每个需要完成的任务创建卡片。 可以为每张卡片（任务）分配截止日期，并将其分配给团队中的一个或多个个人。 清单，文件，照片，便笺和更新也可以附加到每张卡上。 卡完成后，可以将其存档，删除或移至“已完成”列表中以进行存档。 此过程有助于使团队保持任务状态，并了解每个人在项目中每个已分配任务的位置。
结论
两年前，进入我在公共伙伴关系与研究中心的工作对我来说是一次真正的信念飞跃。 在金融和保险领域工作了近十年，我没有撰写赠款的经验，甚至没有参与赠款撰写过程的经验。 使用这些工具使过渡更加顺畅。
我们在CPPR所做的工作改变了人们的生活，不仅改变了与我们一起工作的人员，而且也改变了我们的员工。
我们每天都在努力，以改变全国各地的家庭生活，并希望很快在全球范围内有所作为。 在可用资金有限的情况下，牢记使项目更具成本效益的机会总是很重要的。 使用免费的或成本相对较低的技术工具进行协作和交流可以减轻项目管理的巨大成本负担。 我今天在这里提到的工具不仅在我的项目成功中扮演了重要角色，而且在整个CPPR的项目中也起着重要作用。
对于某些人来说，将新技术纳入日常活动可能会很痛苦，但是与远程团队合作时，暂时的成长烦恼是值得的。 刻意选择要使用的工具非常重要。 一次引入太多新工具，或者没有可靠的用例，团队成员可能会不知所措或完全拒绝他们。 但是，当您的团队找到合适的平衡点时，完成任务的时间就更少了，混乱和延迟也少了，团队成员总是知道他们要负责什么和他们的截止日期是什么，并且沟通渠道保持开放。
将您的脚趾浸入当前可用的组织，通信和项目管理工具的海洋中可能会令人恐惧，并且过度使用绝对是一种风险，但不要让自己对尝试新事物感到害怕。 在CPPR，我们知道，我们只能通过冒险，探索创新思想并鼓励我们的合作伙伴和同事抓住机会找到合适的技术工具来引领社会变革。
此处提到的工具的介绍视频：
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特雷洛
** Zoom，Slack和Trello具有并非免费的高级版本。 这些版本具有我的项目不需要使用的其他功能，但可能会给其他人带来额外的好处。 每个工具的网站都清楚地披露了其高级产品的定价结构。
感谢Amanda Davis为 “运动创意” 做出的贡献 ！ 要了解有关Amanda和CPPR员工的更多信息，请访问我们的 网站 。
Amanda在俄亥俄州哥伦布的富兰克林大学获得了电子营销和工商管理学士学位，并在堪萨斯州劳伦斯的堪萨斯大学威廉·艾伦新闻学院获得了数字内容策略硕士学位。 她主要从事家庭支持专业人员发展研究所项目以及整个中心的沟通。 您可以在她的网站 AmandaNWoodward.com 上找到她关于旅行，饮食，摄影和其他兴趣的 文章， 并在Twitter上通过 @ Amanda66044 关注她 。
该帖子最初发布在 CPPR博客上 。 如果您想在 堪萨斯大学公共合作与研究中心 了解有关我们工作的更多信息 ， 请访问我们的网站 或 在Twitter上关注我们 。
