每个公司都有不同的资产。 生产机械，汽车和计算机等物理设备和非物理设备（品牌，声誉和知识）。 根据我的经验，公司在管理实物公司方面非常擅长，因为它们要花钱，法律要求，每所商业管理学校都要求您这样做，并且有ERP系统可以帮助您。 公司还非常积极地将诸如品牌和声誉之类的资产作为其营销和销售活动的一部分，因为在没有互联网的时代很难开展业务。
但是，许多公司缺少的是对知识的良好管理。 这通常留给员工-他们将知识存储在计算机，文档文件夹中，而主要是在他们的大脑中存储。 他们开会时可以交换这些知识，但是这很昂贵，因为每当有人需要了解John拥有的知识时-他必须与John开会。 如果他不在家，他等待。 如果约翰离开公司-有人被雇用从头开始学习，那将是巨大的损失。
我们是一家以知识为基础的公司，因此我们需要像对待工厂来管理其机器一样对待知识。 我们需要以有效的方式不断记录，维护，修复和更新我们的知识。 这就是为什么我认为我们在知识管理方面比许多其他公司要好一些，并且我们的经验可能会帮助某人改善自己的知识。
您认为同一公司中的不同人甚至同一个人多次问一个问题？ 当然，这取决于问题，但是有很多问题日复一日地一次又一次地被问到。 每次都有人在寻找答案，有人在回答。 花时间，发生延迟，浪费资源。
对于我们正在使用的这个问题，有一个非常简单的解决方案-知识库。 你知道维基百科吗？ 当您需要了解猫如何发出嘶哑的声音以及为什么这样做时，该去的地方？ 或什么是EBITDA以及如何计算？ 知识库是相同的，只是针对公司内部的问题。 一旦提出问题，您只需要在知识库中写下答案，然后告诉要求它的人在那里寻找答案。 并告诉其他人先问一下那里，然后再问别人。 随着时间的流逝，它变得和向Google提出任何询问一样正常。 您可以采用任何方式构造内容，添加标签，标签，为业务或部门的不同部分创建多个知识库。 您可以创建自己的维基百科。
我们正在为此使用Atlassian Confluence。 这是一款出色的产品，可以快速搜索大量信息，轻松地创建新信息并在公司内部共享。 我们还为客户提供了独立的知识库，在其中我们可以捕获最常见问题的答案，为系统管理员和最终用户创建手册，并一直重复使用。 它始终是最新的，并且始终可用。
您的员工和客户是否提出问题？ 也许您也应该考虑Confluence之类的东西。
我们正在同时管理数十个项目和产品。 有许多会议在进行，并且创建了许多任务。 有多个人在多次迭代中达成一致的产品要求，所有这些都需要以某种方式进行跟踪。 我们也使用Confluence。 每个项目都可以拥有自己的Wiki空间，会议记录可以在股东之间存储和共享，可以分配任务并跟踪进度。 可以写下，更改项目需求，并且可以追溯和审核历史记录。 如果我们尝试为此使用电子邮件和文档，则会遇到很大的麻烦。
我相信每个公司都有内部和外部的项目。 与它们相关的有许多不同的非结构化信息-文档，会议记录，预算，任务，并且所有这些都在不断变化。 汇合可以创建一个单一的真理来源，使每个人都可以提高效率，并花费他们的智力资源来完成项目中实际需要完成的工作。 它甚至允许多个人同时在同一文档上进行协作。 是的-就像Google文档一样。
每个公司都有内部规则。 如何对待客户，如何对待同事，如何申请假期或任何其他政策和/或准则。 随着时间的流逝，政策会发生变化，即使您设法通过电子邮件发送一些信息或亲自培训您的员工，他们也需要一次又一次地访问此信息，并且它也会改变。 您不希望他们查找2010年发送的旧电子邮件来跟踪它。 Confluence允许创建一个文档空间，以在同一位置共享所有过程，使它们保持最新状态，并始终唾手可得。 更不用说对于新员工而言，阅读那里的所有指南并在尽可能短的时间内进行更新要容易得多。
谈论新员工…我们在加入新员工方面苦苦挣扎了很长时间，直到找到了一个非常简单的解决方案。 如果所有知识都掌握在Confluence中，为什么我们也不能在那里进行入职管理呢？ 我们创建了一个人力资源空间，在其中创建了入职任务列表，该列表将复制给每位新员工，以查看他们需要完成的任务，提供必要内容的链接并在他们标记完成的每项任务时将其标记为已完成，从而跟踪他们的进度它。 简单而美丽。 不再有“哦，我忘了告诉他”或是否发生这种情况-至少我们可以更新入职模板，并确保下一位员工不会再次发生这种情况。
每个部门都有其特定的知识。 营销有他们的小册子，品牌书籍和经批准的广告复制权，销售有他们的计划，策略和调用脚本，法律有他们的合同模板，人力资源有他们的培训计划和360度审查模板。 这些只是我们使用Confluence存储和共享的信息的一些示例。 每个部门都有自己的空间，可以在其中存储最有价值的信息，以适合他们的需求。 而且所有部门都在合作。 销售需要营销材料，营销需要法律建议等。 Confluence可以毫不费力地共享此信息，而不会浪费不必要的会议和时间。
当然需要一些会议。 但是，如果有以前已知的会议议程和之后的书面讨论要点，那么它们将更有效率，因此每个人都在同一页面上。 行动要点-如果在会议之后没有任何行动-很可能是浪费时间。 在Confluence中，您可以直接在会议记录中写下任务，甚至可以将JIRA任务用于较大的项目。
您当然可以相应地管理安全性-董事会会议笔记仅对董事会可用，而HR讨论仅对HR和运营或您有什么需要。
我希望我们的一些例子能激发您关于公司也拥有大量知识的想法。 今天存放在哪里？ 电脑，文件伪造者，大脑？ 它也可以正常工作，但是我们可以通过集中的知识库帮助您提高效率，使您的员工可以高效地进行协作。
