想象一下，如果每天收件箱完全空了，您会有什么感觉。 这听起来像一个不可能的梦想吗？ 不是！ 您可以并且应该每天都到达“收件箱零”。
收件箱零是Merlin Mann创造的一个术语，用于描述收件箱中没有任何内容需要您注意时的状态。
按照我的标准，“收件箱零”是一个收件箱，其中没有任何内容。 这并不意味着我已经删除了所有内容，尽管有时这会更容易！ 这意味着所有内容均已分类，组织，委托或删除。 理想情况下，收件箱中唯一的项目是我在两次电子邮件检查会话之间收到的未读消息。
我的目标是在每个工作日结束时或下午6点左右达到零收件箱。 我知道在周日晚上到达零号收件箱的其他人。 找到适合您的方法。 每天进入收件箱零需要比每周更多的投入。
您的收件箱太浪费时间了。 它不是必须的，但对于大多数人来说，是。 平均每个人每天收到约120封电子邮件，并在一天内反复检查他们的电子邮件。
美国工人估计每天花费6.3个小时检查他们的电子邮件。 即使您没有检查电子邮件的极端情况，您也可能在收件箱中浪费了宝贵的时间。 您可以利用这段时间来进一步发展业务，进行辅助项目或享受一些停机时间。
收件箱归零是一种出色的生产力工具，因为它需要您将精力集中在组织业务和个人生活上。 它还会阻止您将收件箱用作待办事项，并迫使您将系统放置到位。
您永远不要将收件箱用作待办事项列表。 那不是它的目的！ 将收件箱视为一种沟通工具，而不是项目管理工具。 您通过电子邮件发送消息或可交付成果，但您可以存储消息并在其他地方组织可交付成果或有关它的信息。 这可能是您喜欢的任何项目管理系统，例如Asana，Trello或我最喜欢的Wunderlist。
收件箱不应是您去查看需要执行的任务的地方。 该信息应记录在项目管理系统中。 在每天晚上或早晨开始工作之前，您应该检查项目管理工具并列出当日的任务列表。 工作日开始后，您应该先完成第一个任务，然后再检查电子邮件。 至少完成一项任务后，您可以进入电子邮件并记录自前一天最后一次检查电子邮件以来出现的紧急或新任务。
选择项目管理系统后，您将从收件箱中提取任务并将其记录在此处。 记录任务后，您可以提交电子邮件以使其脱离收件箱视图。 您可以使用多种方法来设置收件箱归档系统。
- 待定和完整的文件夹系统
您可以选择将任务归档到挂起的文件夹中并完成文件夹系统。 该系统由两个主要文件夹组成。 待处理文件夹中的项目位置需要得到响应。 放置在完整文件夹中的项目已完成。
- 客户名称和待定/完整文件夹系统
如果您有许多客户通过电子邮件将您发送到一个电子邮件地址，则此文件夹系统会很好用。 您可以使用每个客户端的名称设置文件夹，并在其子文件夹中设置待处理和完成的文件夹。 收到电子邮件后，您可以用客户的名字将其归档并等待处理。 向客户发送他们的答复或可交付成果后，请填写完成。
- 每周工作文件夹系统
设置收件箱的另一种方法是有一个名为“每周工作”的文件夹，您可以在其中保存该周收到的所有待处理项目。 完成工作后，您可以使用完整的文件夹或客户端名称下的文件。
文件夹系统（和标签）有数十种组合，可用于组织收件箱。 选择一个对您有意义的系统。
我个人使用待处理的文件夹和客户的名称来组织我的收件箱。 我需要完成的所有工作都在我的待处理文件夹中。 发送答复后，我会将电子邮件放入以客户名称命名的文件夹中。 唯一不同的是我正在使用品牌电子邮件帐户。
有些客户为其助手设置了品牌电子邮件帐户。 当我有一个执行此操作的客户端时，我将使用挂起的完整文件夹系统。 我还用“培训材料”，“费用”，“旅行”等标签标记电子邮件。但是，就像使用我的个人收件箱一样，我也不会将收件箱用作待办事项列表。 任何任务都会进入我的项目管理系统（当前为Wunderlist）或客户喜欢的项目管理系统。
过去，我的客户的电子邮件帐户通常有2000封未读的电子邮件！ 当收件箱是这样的时候，重要的电子邮件可能会丢失，不重要的电子邮件似乎比实际的更为紧急。
保持品牌电子邮件帐户井井有条，井井有条，可帮助您保持客户的正常运行。 您可以一目了然地看到哪些项目需要响应。 您节省了时间，因为您无需重新阅读电子邮件。 零号收件箱可以帮助您成为按时完成任务并且无需提醒已发送电子邮件的助手。 请记住，如果您杂乱无章，您将无法帮助其他人变得井井有条。
到达“收件箱归零”可能是一项艰巨的任务，但是一旦您掌握了练习，它将使您的生活变得更加轻松。 保持收件箱为零，使您清晰地专注于完成工作。 作为自由职业者，我们的时间是我们最宝贵的财富，“收件箱零”可以帮助您获得一些宝贵的资源。
该帖子最初出现在 Freelancing Mama上 。
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