如何改善冗长的每日例行会议？改良版的事先会议，让参加有效又快速！

1. 发想点子的规划型会议
2. 进行决策的评估型会议
3. 不断例行的汇报型会议

前两种的会议时间一定会长，但第三种“汇报型”会议 ，因为是最频繁的会议，如果没有好的方法，很容易成为公司团队中最消耗能量，最浪费时间的例行公事。

因此，这次来跟大家聊聊我们公司的「十五分钟汇报型会议」的进行方式。

还记得有一次再跟朋友聚餐，大家聊的正起劲时，我的手表突然震动起来，提醒我现在20:50了。恩，是个每日会议的时间了。

「抱歉，我们公司要开个每日汇报会议，晚点回来！」
-我跟朋友们说声，然后走到一旁拿着手机带起耳机

先打开手机，用Airtable查看今天公司同事的任务执行状况，对于大家撰写的任务，补上自己的看法或建议。

21:00分组语音拨来

每个人针对今天自己执行的任务， 用替换的方式陈述，“与他人相关的事情”，并回应其他人的文字留言（也与他人相关）。

一轮结束后，老板会依序问大家是否有任何要补充或临时动议？若没有今天的汇报会议就此结束，想留下来聊天的可以留着，其他人则去修改自己的任务纪录，让后续方便追踪，每日的汇报会议就此结束，会议时间大约是10 — 15分钟。

「哦嗨！我结束了」

「天阿，你们公司的参加也开太快，是怎么开的！」
— —结果朋友们反而对我们公司的会议好奇起来了。

该活动起源于1990年代兴起的敏捷开发（Agile Development）。召开会议一般用时五到十五分钟，有时候也称为的早晨点名或每日例会。

在会议上，每个团队成员需要回答三个问题：今天你完成了那些工作？明天你打算做什么？你的任务有遇到什么困难吗？

 密苏里大学商学院的研究指出，坐着参加虽然舒适，但也可能让短暂的流逝，拖慢会议效率，平均比站着开会多用上34％的时间；而且，坐着遇到所得到的决策质量，和站着参加相差无几。 

搭配Airtable作为会议记录

会议之前，我们会用文字描述今天自己做了一件事情，记录在Airtable上（一个极其智慧的试算表）：

Ｑ：「为什么要有文字纪录？」

首先是练习写出任务，以更改的方式陈述，并让其他成员能在会议前“先行阅读”，才不会会议当下一次第一次听到，还来不及反应与思考，只能猛点头，后来发现不对又要重开会议？（疯了不成，时间很宝贵的。）

另外，会议当下讲师的都是要「与他人有关」的事，这才是「会议」的本质，其他与他人无关的任务，请大家自行阅读即可。（如果其他同仁在你的任务卡内有回应，就表示这任务「与他人有关」，那么你在会议时就能回应一下）

会议当下切换查看：日历查看

一目了然今天，昨天，与这周发生了什么事情，让我们能了解任务与工作的进展与发展。另外明显改善了一篇文章更长的会议记录（Word或云端文件的会议纪录）之外，更重要的是，让我们以时间轴的方式，去了解任务的进展与变化。

我认为正确不是重点，如何让“汇报​​有效”，快速，让参与人员认为“跟我有关”，甚至能“有效追踪”才是汇报会议的重点。

  我们公司的汇报会议是「周间的21:00」 
 因为是我们有远距员工，就像我；第二是这时间大家通常已经把今天任务告一段落，再以汇报会议作为收尾，没做完的就明天继续，遇到困难也能在会议上寻求协助。 相对于早上参加 ，任务都还没执行，所以比起讨论昨天的任务，我们更关注去观察今天执行的任务。（语音会议完后，如果有空的人还能继续闲聊个，因为深夜适合谈心嘛！） 

1. 执行任务当下下就先撰写任务卡 （以免忘记写，会议前才在赶），会议前10分钟，上Airtable查看大家的任务，有问题或不懂的就留言。
2. 21:00：进入分组语音通话，记得没参与的人要关麦克风，给演讲的人良好的放置环境。每人依序回报，记得“讲与他人相关的事” ，只跟自己有关的事情，留给他人自行阅读，无须多讲。
3. 汇报完毕，主持人（通常是老板，或者也能轮替）依序询问是否有临时动议，没有的话就散会。 会后，修改自己的任务卡（如果有需要增添什么的话）

平均会议时间：10–15分钟

由于我们有部分员工是远距离，无法扩展面对面，所以让我重新思考“开展会议”的本质是什么？

我认为是「专注」。

所以我正确使用Airtable而不是用一般的云端文件工具（Google Doc，Dropbox Paper，别谈Word了…无法即时同步又有版本控制问题），运用它“卡片”与“日历 检视 ”特性，提升了事前阅读与会议纪录与追踪的效能，因此达到「达到」的效果-因为大家能在会议前先行阅读过，了解今日的任务状况，以及自己能提供什么协助。

专注，不光光只是「达成」这个动作，而用良好的流程，提升大家的速度感，事前准备与事后追踪效率。

在「快速竞争的时代」，该如何提升你与公司团队的职场工作成长？

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