无论您在公司中的职位如何，参与顺利运行的项目对于取得积极成果至关重要。 如果以随意的方式组织任务，则流程可能会徒劳又缓慢。
拥有可以在多个项目上使用的系统，不仅可以节省时间，而且可以在每个项目之前阐明期望 。 好消息是，通过使用清单，模板和流程，这是一种简便的方法。
在本文中，我们将向您确切介绍如何使用清单，模板和流程，概述这三者的好处。 您还将学习如何将它们组合在一起以设计一个系统，该系统将帮助您的整个团队更有效地协作。
最终结果？ 一支生产力更高的员工队伍，他们不仅可以更好地了解项目布局，而且可以轻松沟通。
什么是清单？
清单就是它所说的内容–它是要成功完成任何任务要检查的项目的列表。 可以将其定义为应按一定顺序完成的任务列表，以确保不会遗忘任何内容。 它们可用于任何行业的任何任务。
清单在医疗保健行业得到广泛使用，并且有大量证据表明清单不仅可以改善团队合作和沟通，还可以挽救生命。 实际上，2008年的一项研究表明，仅在手术室中使用检查表即可将死亡人数减少47％ 。 将其转换为其他形式的业务，结果是相同的。
让我们看一个例子。 想象您的任务是通过不同的社交媒体渠道推广某种产品。 公司可能会采用某些方式来处理此问题，再加上不同的帐户，因此为了涵盖任务的所有方面， 您需要生成清单 。 它可能显示如下内容：
- 通过bit.ly.com缩短URL
- 用新网址编写简短的号召性用语
- 发布到Twitter
- 回应评论
- 撰写带有LinkedIn的简短文章，最后添加CTA和URL
- 在领英上发布文章
- 回应评论
- 在Quora.com中搜索相关问题
- 响应并直接指向URL
每个项目都有一个优先级顺序和一个截止日期，完成后，您只需将其选中即可。
下次在社交媒体上宣传时，您将遵循相同的清单 ，只需更改截止日期和URL。 如果您不在，或者其他人担任该角色（在出色工作之后得到晋升！），则清单仍然存在。
清单将重点放在手头的工作上，并确保不遗漏任何东西。 使用清单至少有七个好处，其中包括：
- 组织-清单提供逻辑结构
- 动机-能够观察到进步会激励您继续前进
- 生产力-当您打勾时，您会做更多的事情！
- 创造力-设计核对清单可帮助您的头脑开箱思考一些您可能没有想到的想法
- 委托-在检查清单时，您可能会发现某些任务更适合其他团队成员
- 拯救生命（想想急救系统）-遵循清单，确保没有遗忘-忘记做30次心脏压迫可能是生与死的区别
- 卓越-当一切都被遗忘时，工作质量就是最终结果。
何时使用清单
每当您参与重复性任务时，请使用清单。 它节省了时间和精力-毕竟，为什么要重新发明轮子？
清单可用于任何大小的任务 。 它们可以用于打包旅行等简单的事情，也可以用于更复杂的任务，例如技术系统要求。
尝试使清单尽可能简单 ，同时确保涵盖所有必要方面。 如果可能，请使用易于阅读的字体粘贴到一页。 避免在信封背面写东西（它们会迷路），而是考虑可以轻松访问的在线格式，并在必要时最好与其他团队成员共享。
您可以使用Evernote或Box笔记之类的东西来创建简单的清单并轻松共享。 另外，您可以通过为每个项目创建一个子任务，在自己喜欢的任务管理软件中创建清单。
什么是模板？
模板是一个示例文档，其中的标准详细信息已经以预格式化的方式完成。 然后，可以轻松修改此文档以适应不同的需求。 这可以手动完成，也可以通过自动化软件完成。 它使您可以在所有任务和项目中维护所有文档的相同品牌和布局。
例如，您可能需要向不同的公司或个人发送标准信件； 使用模板，您需要做的就是更改信件去向谁的细节。 或者，您可能需要针对不同事件填写风险评估； 使用模板，可以轻松地根据事件更改细节，而不是从头开始。
模板提供的是一致性 。 模板提供了一种在所有信件中保持相同外观的方法，有助于建立商业品牌。 它们不仅节省时间，而且使团队中的任何成员都可以担任一个角色并能够产生相同质量的文档。
使用模板的优点很多，包括：
- 公司信誉
- 公司可识别
- 整个公司文件的准确性
- 节省时间
- 通过增加复制难度来防止欺诈
- 轻松归类到管理系统
- 所有员工均可轻松访问
- 易于通过搜索引擎进行搜索和索引。
何时使用模板
当一个或多个人发现自己多次重新创建同一文档时，应创建并使用一个模板 。
您可以在需要显示类似信息的任何时间使用模板，从而节省了时间。 当您和您的团队可能多次创建相同的演示文稿或文档时，模板就变成了自己的模板，每次都进行较小的更改。 建议的其他原因包括：
- 遵循设定的标准
- 复制以前有效的公式并从以前的课程中学习
- 保持方法简单
- 提供指导
- 提供设定任务的信息而不会超载
- 与欣赏特定品牌的特定受众群体合作
当公司预先在线准备并存储模板时，使用模板很容易，从而允许所有团队在需要时使用“可填充”选项进行访问。
使用标准的文字处理软件创建模板，然后将其存储在任务管理程序中是非常简单的。 对于更复杂的模板，可以使用图形设计软件来达到类似的效果。
大多数办公软件程序，例如Microsoft或Open Office，都提供了一系列模板。 该软件程序提供了一些工具，还有一个在线搜索更多内容的选项。
如果您使用的是Google文档，则还可以使用其现成的模板。 如果您正在开发网站或使用WordPress，则同样适用； 您可以根据自己的需要选择许多主题和模板， 从而节省时间和投资 。
什么是过程？
流程是完成一个项目所需完成的所有任务的列表 。 通常将其定义为一系列链接任务，这些任务导致达成组织目标的最终结果。 为了正常工作， 它通常依赖清单和模板的系统流程 ，所有这些都结合在一起以创建完成的项目。
坚持上面的示例，推广社交媒体可能只是流程中的一项任务。 设想整个项目正在推广新产品并增加销售； 如果公司每次发布产品时都有一套确定的流程，那么项目的效率就会提高。
因此，一个简单的新产品促销过程可能是：
- 团队会议以分配任务
- 博客活动-启动前
- 准备发送电子邮件
- 通过社交媒体推广
- 计划广告活动
- 执行广告活动
- 监控结果
- 分析
过程的目的是为项目提供结构 。 如果您想知道为什么客户服务代表听起来如此排练，那可能是因为他们要遵循一个流程。 这就像导航地图或流程图一样，可以将您带向某个方向（希望这是成功的业务完成）。
制定流程具有许多业务优势，包括：
- 通过提供简单的解决方案，使团队参与进来并提高士气
- 提前发现小问题，有机会预防
- 一目了然地查看整个项目
- 摆脱不必要的步骤，从而节省时间
- 遵守审核
- 加快新员工的速度
- 分享最佳做法。
何时使用流程
您的公司应该在希望使用使“ 组织的工作流程更有效，更高效并且更能够适应不断变化的环境 ”的系统时使用业务流程。 如果项目内部存在交叉，它也是链接不同部门的有效方法。
有证据表明在护理中使用工作流会对工作模式，沟通方法和角色产生很大影响 。 其他领域的研究也已经完成，重点是如何将IT服务集成到中央流程中，从而改善沟通，从而对生产率产生深远影响。
为了实施这些实践，您的公司应该寻求设计一个有组织的系统，该系统将通过提高效率来帮助发展业务 。
好消息是，以后的所有类似项目都可以遵循您的流程，清单和模板。 因此，您最初从事的工作将在未来的许多年中继续获得回报，从而节省时间并提高生产率。
只要您有重复的项目而只需要很小的更改，就可以使用流程和工作流。 一旦您的流程就位，只需进行少量更改即可使其适应类似项目。
如何付诸实践
清单，模板和流程可以轻松地合并到工作流中， 从而提供有关如何完成任务和项目的逐步指导 。 他们还需要使项目中的每个人都可以访问它们，并且对于将来的任何项目都必须复制它们，以便于使用。
实现这一目标的最有效方法是使用所有利益相关者都可以使用的集中式系统 。 实施任务管理系统使您的团队可以使用清单，模板，流程等进行项目协作 。 当您设计并保存了所有文档后，便可以在多个项目和任务上对其进行访问和实施。
将一个特定项目的所有内容都放在一个地方，就可以轻松组织，监视，交流和存储所有相关信息。 有证据表明，事先计划项目对生产率有重大影响； 包括节省时间和提高整体性能。
缺点
尽管使用清单，模板和流程具有许多优点，但请注意，如果处理不当，它们有时会适得其反。 例如，如果这项工作需要创造力和自发性，则它们可能不是最佳的使用工具，因为它们依赖于事先的计划。
如果使用过度，它们也可能使工作过于重复，从而导致单调。 这可能导致动机下降，对信心水平产生连锁反应。
但是，积极方面胜过任何风险； 只要确保系统与项目匹配即可。
最后…
希望我们已经向您展示了如何建立一个有序的系统，包括清单，模板和流程，将如何提高您的业务运营效率。
不仅好处巨大，而且借助您可用的在线工具，它们也易于安装。 通过调整它们以满足您的需求，清单，模板和流程将节省您的时间，金钱和挫败感，从而使整个团队可以更聪明地工作。
